La Clinique des Nations-Unies implantée à N’Djamena avec des antennes à Abéché, Goré et à Iriba, par la décision de l’équipe UNCT du système , a pour objectif une meilleure prise en charge sur le plan médical pour une bonne santé , physique et mentale pour les staffs et leurs ayants droits . Le poste d’Assistante Administrative est nécessaire pour assurer les taches logistiques, financières, etc… de la Clinique et les antennes pour leur bon fonctionnement.
L’Assistant(e) Administratif (ve) sera responsable des liaisons entre la clinique et le service administratif du PNUD pour une bonne collaboration et l’atteinte des résultats et des buts fixés par les Nations-Unies en matière de soins et de prise en charge médicale.
Sous l’autorité du Directeur Pays Adjoint / Opérations et la supervision directe du Médecin des Nations Unies, l’Assistant Administratif assumera les fonctions suivantes:
- Suivi des achats et de l’acquisition des biens et services du Dispensaire;
- Responsable de la gestion logistique;
- Responsable de la gestion administrative du personnel;
- Appui administratif au Dispensaire.
Suivi des achats et de l’acquisition des biens et services du Dispensaire
- Sur la base de la planification annuelle pourvue, recherche des pro forma pour les besoins du Dispensaire, notamment en produits médicaux, équipements informatiques et consommables, matériel de bureau et produits de nettoyage, etc et des achats de ces biens en respectant les règles et procédures en matière d’achats, en collaboration avec les Services Généraux.
- Suivi des paiements des fournisseurs.
Responsable de la gestion logistique
- Suivi de l’entretien des équipements du Dispensaire (véhicules, groupe électrogène, matériel informatique, matériel de laboratoire);
- Suivi et gestion de l’approvisionnement en carburant du Dispensaire (groupe électrogène et véhicules);
- Vérification et enregistrement de la consommation quotidienne de carburant des véhicules et groupe électrogène.
Responsable de la gestion administrative du personnel
- Préparation des requêtes de paiement du personnel du Dispensaire (chauffeurs et nettoyeur…);
- Gestion des horaires de travail du/des chauffeurs du Dispensaire;
- Etablissement des fiches de présence du personnel du Dispensaire;
- Suivi auprès des Ressources Humaines des demandes de congé, de R&R, des F10 de retour des missions/R&R.
Appui administratif au Dispensaire
- En charge des rapports trimestriels à transmettre au Service Médical de New York;
- Mise à jour régulière de la liste reprenant la situation du staff, dépendants et ayants droits aux services du Dispensaire des Nations Unies;
- Contacts avec les visiteurs et le staff, arrangement des rendez-vous et réunions;
- Tenue à jour du registre de correspondance et la réception des appels téléphoniques;
- Tenue des registres des vaccinations;
- Contacts avec les services sanitaires (hôpitaux, pharmacies);
- Contacts avec les hôpitaux et cliniques des centres d’évacuation;
- Implication dans la planification des besoins sur les grippes pandémiques qui sévissent dans le monde (il s’agit de calcul des besoins selon le nombre de staffs et dépendants dans les différentes agences respectives;
- Chargé du suivi, de l’évaluation et la mise au point de la situation des stocks de chaque agence.
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur le bien-être en général de l’ensemble du personnel des Nations Unies au lieu d’affectation :
- Ils se rapportent à une bonne évolution et finalisation de toutes les tâches administratives des Cliniques
- A une aide précieuse à soulager les staffs médicaux et paramédicaux à se consacrer plus dans leur rôle en tant que soignant ;
- Les services rendus en matière de logistique apportent une transparence dans la gestion des biens de la Clinique des Nations Unies : médicaments, consommables, équipements, etc, ainsi qu’une régularisation dans les procédures à suivre.
- Ceci aurait un effet bénéfique indirect sur le plan vital et un impact sur la bonne santé physique et mentale du personnel des Nations Unies au lieu d’affectation ainsi qu’à un bon rendement et efficacité dans la performance des staffs et l’atteinte des objectifs par les agences.
Compétences Fonctionnelles:
Construction de partenariats:
- Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires;
- Prépare et fournit les rapports trimestriels à transmettre au service médical de New York.
Promotion des changements et du développement organisationnels:
- Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre;
- Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Compétences professionnelles/Expertises techniques:
- Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
- Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec son domaine et les applique de façon constante dans le travail;
- S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
- Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien;
- Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail;
- Possède une bonne connaissance des règlements relatifs à son domaine;
- Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier;
- Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;
- A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.
Orientation vers le Client:
- Apporte des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face aux situations complexes;
- S’efforce à pourvoir des services de qualité centrés sur le client;
- Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais;
- Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun;
- Répond rapidement aux besoins des clients.
Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats:
- Met en place et entretient les bases de données;
- Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs liés à sa fonction;
- Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des rapports.
- Compétences Générales:
- Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
- Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
- L’auto développement, la prise d’initiative;
- Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
- une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
- une bonne capacité interpersonnelle;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle.
Compétences Générales:
- Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
- Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
- L’auto développement, la prise d’initiative;
- Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
- une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
- une bonne capacité interpersonnelle;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle.
Education:
- Avoir un diplôme d’études secondaires;
- Un diplôme dans le domaine du secrétariat ou de l’administration ou autres disciplines similaires;
- Un diplôme universitaire (dans les domaines ci-dessus) serait un atout.
Expérience:
- Au moins 5 ans d’expérience en matière de secrétariat et d’administration;
- Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.);
- La maitrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, d’acquisition des biens et services serait un atout.
Langue(s)
- Connaissance parfaite du Français. Bonne connaissance de l’anglais.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Contract Duration: 1 an avec possibilité d'extension