ABIERTO A CANDIDATOS INTERNOS Y EXTERNOS
Título del puesto: Asistente Administrativo y Financiero
Lugar del puesto: Ciudad de Guatemala
Grado del puesto: UG – equivalente G4
Tipo de Contrato: Especial de Corta Duración sin Grado (UG) 6 meses con posibilidades de extensión
Clausura de la convocatoria: 18.Oct.2021
Código de referencia : SVN2021/012 GT
La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en cerciorarse de una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional sobre cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los problemas migratorios: y ofrecer asistencia humanitaria a los migrantes que lo necesitan, ya se trate de refugiados, de personas desplazadas o desarraigadas.
La OIM está comprometida en promover un ambiente diverso e inclusivo. Se alienta decididamente la candidatura de mujeres.
CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL:
El Programa Respuestas Integrales a la Migración Centroamericana, en coordinación con los gobiernos centrales y municipales, busca reducir la migración irregular de Centroamérica, contribuyendo a una migración regular, segura y ordenada, así como a fortalecer la capacidad de gerenciar, colectar y analizar información migratoria para apoyar acciones humanitarias y de protección a poblaciones en situación de vulnerabilidad en El Salvador, Guatemala y Honduras.
Bajo la supervisión directa del Administrador Financiero Contable y la supervisión general del RMO y Coordinador Nacional de Proyecto, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas principalmente al Programa Respuestas Integrales a la Migración Centroamericana.
RESPONSABILIDADES:
- Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
- Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Pagos (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
- Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén
respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por
OIM.
- Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.
- Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por el Proyecto, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
- Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
- Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
- Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.
- Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
- Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos conforme a la normativa de OIM.
- Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador Nacional de Proyecto.
EDUCACION Y EXPERIENCIA:
• Licenciatura en Contaduría, Administración de Empresas, Finanzas o carreras afines con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
• Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante
• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
• Experiencia trabajando en agencias del sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
• Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas.
• Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
• Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.
IDIOMAS:
Excelente manejo del español, tanto escrito como oral.
Buen manejo del inglés, tanto escrito como oral, será una ventaja
Idiomas Mayas (Sera considerado una ventaja )
COMPETENCIAS:
Values
• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Core Competencies – behavioural indicators level 1
• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.