OBJETIVO: Responsable de ejecutar las adquisiciones, gestionar el almacenamiento y la flota que se utiliza para el desarrollo de los programas donde se llevan a cabo las misiones en los distintos estados de Venezuela.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
General
- Garantizar que se lleva a cabo el mantenimiento programado/general en la base de Caracas;
- Asistir al Departamento Financiero en cualquier consulta pertinente sobre adquisiciones/servicios pertenecientes a las actividades operativas sobre el terreno.
- Proporcionar apoyo logístico a todos los programas de conformidad con los procedimientos logísticos estándar de IMC;
Gestión de Almacenes
- Respetar los procedimientos de gestión de existencias (registros, llenado, identificación).
- Garantizar la correcta identificación de todo el material de llegada/salida (cantidad, calidad y entrega).
- Seguir con especial atención la fecha de caducidad de los medicamentos y alimentos, y avisar al departamento correspondiente dos meses antes de la fecha de caducidad.
- Realizar el inventario mensual de las existencias y asegurarse de que las tarjetas de apilamiento están creadas, actualizadas y son precisas.
- Elaborar informes mensuales de inventario y existencias para el responsable de logística.
- Ayudar en el inventario de equipos y existencias cuando sea necesario.
- Supervisar los niveles de existencias.
- Establecer niveles mínimos de pedido y señalar cuándo es necesario reponer para minimizar las roturas de stock.
Gestión de Carga
- Preparar todos los documentos de carga y expedición (albarán de entrega, carta de porte, entre otros.) que vayan a transportarse a los programas.
- Garantizar la preparación y carga seguras de la carga en los vehículos de transporte.
Gestión de las Instalaciones
- Garantizar la correcta gestión de las instalaciones de las oficinas.
- Comunicarse y colaborar con el propietario y los conserjes para el mantenimiento de las instalaciones.
- Garantizar que todos los fallos técnicos relacionados con las instalaciones se controlen y notifiquen adecuadamente.
- Garantizar la oportuna presentación de la oficina y sus alrededores al nuevo personal (por ejemplo, mapa del aparcamiento, acceso con llave).
- Supervisar los gastos corrientes de las oficinas (es decir, verificar las facturas, el presupuesto).
- Analizar los niveles de consumo y establecer cantidades mínimas de pedido.
- Supervisar los niveles de existencias y realizar las compras oportunas para minimizar las roturas de stock.
- Verificar las facturas para garantizar la exactitud del manual de adquisiciones de IMC.
Procura/Compras
- Preparación del material de oficina y de las necesidades logísticas.
- Seguimiento de los documentos de adquisición de acuerdo con el manual de adquisiciones de IMC.
- Recoger las facturas y organizarlas para que se ajusten a los requisitos financieros.
- Trabajar en adquisiciones pequeñas y de alto valor que necesiten la aprobación de la sede central;
- Comprar artículos en el mercado local para las necesidades del Programa;
- Interactuar con todo el personal de IMC autorizado para emitir solicitudes de compra y compartir la STP de forma periódica, además de mantener reuniones individuales con los responsables del programa para evaluar la situación actual y elaborar un plan de acción para las próximas actividades relacionadas con las adquisiciones.
- Mantener actualizados los archivos y carpetas de SharePoint (OneDrive) y realizar copias de seguridad de toda la documentación de adquisiciones.
Gestión de la Flota
- Coordinar con los conductores los preparativos de viaje y las reservas necesarias;
- Organizar los desplazamientos diarios del personal y utilizarlos de forma rentable;
- Garantizar que todos los desplazamientos del personal se realicen sin problemas y que los conductores se utilicen adecuadamente.
Informes
- Recopilar y presentar los informes logísticos mensuales, trimestrales y sobre el terreno al Coordinador de Logística.
Cumplimiento y ética
- Promover y fomentar una cultura de cumplimiento y ética en todo el Cuerpo Médico Internacional.
- Contribuir a la creación de una imagen positiva y credibilidad general de la organización, en particular a través de la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización frente a los actores internos y externos.
- Realiza el trabajo con el más alto nivel de integridad, manteniendo una comprensión clara de los estándares de ética y cumplimiento de International Medical Corps y de los donantes, y adhiriéndose a ellos.
- Promover activamente los estándares PSEA (Prevención de la Explotación y el Abuso Sexual) dentro del Cuerpo Médico Internacional y entre los beneficiarios atendidos por el Cuerpo Médico Internacional.Adherirse al Código de Conducta, mantener siempre los principios humanitarios y respetar el derecho internacional humanitario.
Requisitos mínimos:
- Titulo de Licenciado con experiencia mínima de 2 años en el área de logística o adquisiciones.
- Deseable experiencia en el sector humanitario, gestión de logística en situaciones de emergencia, procedimientos específicos de donantes.
- Experiencia con programas informáticos de logística (Deseable).
- Capacidad de lectura, escritura, análisis e interpretación, técnica en inglés y español.
Tipo de contrato: Consultor inicialmente hasta marzo 31 2023 con posibilidad de extensión según desempeño y fondos.