Base Manager, Kabalo, Democratic Republic of Congo (DRC)**
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About the role: This is a 12 month, replacement role with unaccompanied terms based in Kabalo, Tanganyika province, DRC with a salary of Grade 3 (€39,128 - €43,476).
You will report to the Systems Coordinator in Kalemie and will line manage the storekeepers, cashiers, logistics officer and administration assistant in Kabalo, and work closely with the Emergency, Livelihoods, Secal and WASH Programme Managers (PMs), Logistics Coordinator, HR Manager and Systems Director (SD).
We would like you to start as soon as possible.
Your purpose: is to provide day-to-day support to the implementation of the programme by ensuring that the systems (logistics, administration, HR and finance) are functioning according to the needs of the programme and in line with Concern’s policies, procedures and standards. The Base Manager will be responsible for overall security management for Concern’s field operations in the Kabalo territory.
You will be responsible for:
Logistics, Finance and Administration for the Kabalo base:
- Ensuring adherence to Concern’s systems and procedures for logistics, administration, HR and finance functions, with support from the SC and the SD.
- Managing logistics functions (procurement, transport, storage, asset management) in Kabalo, ensuring all tasks are carried out in a timely manner and in line with Concern’s and donor procedures.
- Fleet management; overseeing and maintaining the programme transport management system, including vehicle movement planning and scheduling maintenance/repairs etc.
- Managing Concern’s assets in Kabalo ensuring all assets are recorded, tracked, marked and monitored using a full inventory and asset register, which is updated on a regular basis.
- Overseeing the efficient management of Concern warehouses and stores in Kabalo through regular spot checking and ensuring they are operating in accordance with Concern procedures.
- Overseeing the maintenance and running of Concern premises in Kabalo (office, residence and stores) ensuring that adequate supplies, staffing and support systems are in place. Special attention paid to generator management, maintenance, and fuel consumption.
- Supporting the Finance and Admin Officer in his finance/administration duties, ensuring regular cash counts and financial checks are conducted.
Human Resources management
- Providing management oversight to the programme’s Logistics and Finance/Administration staff.
- Recruiting (as necessary) and providing training to relevant staff on Concern’s systems and policies and ensure standards of transparency and accountability are in line with Concern policy and donor requirements.
- Ensure that the Performance Development Reviews of base staff is done in a timely and proper manner.
- Maintaining up to date staff lists and providing regular staffing reports to the Area Coordinator, SC and HR Department, advising on staffing needs.
Communications and IT systems support:
- In liaison with and support of the National IT officer, ensuring that computer and communication needs of the staff are regularly reviewed, budgeted for, and met, while ensuring that relevant operating protocols are adhered to.
- Ensure that all HF, VHF and other communications equipment are operational, used in line with communication policies and that requisite training is provided to staff on usage protocols.
- In conjunction with the National IT Officer and programme management staff, ensure the training of all relevant programme staff in the use and maintenance of communications and IT equipment.
Security and Representation
- As the Security Focal Point in Kabalo, in close liaison with line management and with the PMs, ensure the day-to-day application of the Concern DRC Security Management Plans (SMP) and Standard Operating Procedures (SOPs) through collaboration with the Security Focal Group.
- Ensure all staff and visitors are briefed on the SMP and SOPs and are fully aware of their duties and responsibilities related to security.
- Represent Concern with local authorities and/or the UN OCHA Security meetings and other members of the humanitarian community in Kabalo.
- Undertake analysis of security incidents and trends in the zone of intervention and surrounding areas, ensuring that line management is regularly briefed on the security situation and advise as necessary in relation to adaptation of work plans and movement plans.
- Ensure security information is up to date, relevant and communicated in a timely manner.
- Liaise with and develop relationships/contact list of other INGOs and external stakeholders to follow the evolution of security situation and regularly report feedback to management.
Specific CRM (Complaints Response Mechanism) responsibilities:
- Facilitate and coordinate the logistics of the management and extension of the Kabalo CRM and accountability initiatives and assist in annual staff training on Concern’s P4 and Code of Conduct and accountability commitments and initiatives.
- Assist PMs in the provision of information to Programmes Director for Annual Accountability Progress Report and ensuring that the accountability implementation plan is being carried out.
Other Duties:
- Provide input to country team budget development process particularly in relation to logistics, transport, stores, administration, communications, security and human resources and directly manage the Kabalo transport and admin budget.
- Ensure that logs, transport and admin reports are compiled and produced to a good standard on a regular basis as required.
- Implement the recommendations of the audit report
- Train staff on HR, Logs and admin procedures
Accountability
In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):
- Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
- Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
- Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.
Your skills and experience will include:
Essential:
- Primary degree in logistics, supply chain management or associated discipline
- At least 2 years’ Systems/Logistics experience, with management experience, of which at least one year working overseas with an NGO; Logistics/Procurement/Transport/fleet management experience; stores management experience
- Proven ability in report writing
- Excellent communication skills in French, both written and verbal
- Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and handle a diverse and heavy workload.
- Proven analytical, planning and time management skills
- Good team player, flexible and capable of working with a multinational country team
- Politically and culturally sensitive
- Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time
- Excellent computer skills, including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.
Desirable:
- MSc or A degree in development studies or relevant field
- 2 years’ experience in management role
- Outgoing personality with excellent training skills
- Ability to work under pressure to meet tight deadlines
- Experience of working/living in an insecure environment
- Experience or knowledge of international standards such as SPHERE and Core Humanitarian Standards
- Kiswahili or English would be an advantage
Responsable de base, Kabalo, République démocratique du Congo (RDC)
A propos du poste : Il s'agit d'un poste de remplacement de 12 mois à durée déterminée basé à Kabalo, province du Tanganyika, RDC, avec un salaire de grade 3 (€39,128 - €43,476).
Vous serez sous la responsabilité du Coordinateur des Systèmes à Kalemie et vous serez le supérieur hiérarchique des magasiniers, des caissiers, du responsable logistique et de l'assistant administratif à Kabalo. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les Responsables des programmes (PM) Urgence, Moyens d'existence, Secal et WASH, le Coordinateur logistique, le Responsable RH et le Directeur des Systèmes (SD).
Nous souhaiterions que vous puissiez commencer dès que possible.
Votre objectif : est de fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en s'assurant que les systèmes (logistique, administration, RH et finances) fonctionnent selon les besoins du programme et en accord avec les politiques, procédures et normes de Concern. Le Base Manager sera responsable de la gestion globale de la sécurité des opérations de Concern sur le terrain dans le territoire de Kabalo.
Vous serez responsable de :
De la logistique, des finances et de l'administration de la base de Kabalo :
- Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern pour les fonctions logistiques, administratives, RH et financières, avec le soutien du SC et du SD.
- Gérer les fonctions logistiques (approvisionnement, transport, stockage, gestion des actifs) à Kabalo, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées en temps voulu et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
- Gestion de la flotte ; supervision et entretien du système de gestion des transports du programme, y compris la planification des mouvements de véhicules et la programmation de l'entretien/des réparations, etc.
- Gérer les actifs de Concern à Kabalo en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et contrôlés à l'aide d'un inventaire complet et d'un registre des actifs, qui est mis à jour régulièrement.
- Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins de Concern à Kabalo en effectuant des contrôles réguliers et en s'assurant qu'ils fonctionnent conformément aux procédures de Concern.
- Superviser l'entretien et le fonctionnement des locaux de Concern à Kabalo (bureau, résidence et magasins) en s'assurant que les fournitures, le personnel et les systèmes de soutien adéquats sont en place. Une attention particulière est accordée à la gestion, à l'entretien et à la consommation de carburant du générateur.
- Soutenir le responsable financier et administratif dans ses tâches financières/administratives, en veillant à ce que des comptages de caisse et des contrôles financiers soient effectués régulièrement.
Gestion des ressources humaines
- Assurer la supervision de la gestion du personnel logistique et financier/administratif du programme.
- Recruter (si nécessaire) et former le personnel concerné aux systèmes et politiques de Concern et s'assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs.
- Veiller à ce que les évaluations de développement des performances du personnel de base soient effectuées en temps voulu et de manière appropriée.
- Tenir à jour les listes du personnel et fournir des rapports réguliers sur les effectifs au SC et au département des RH, en les conseillant sur les besoins en personnel.
Soutien aux communications et aux systèmes informatiques :
- En liaison avec le responsable national de l'informatique et avec son soutien, veiller à ce que les besoins du personnel en matière d'informatique et de communication soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d'exploitation pertinents soient respectés.
- S'assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément aux politiques de communication et que la formation requise est dispensée au personnel sur les protocoles d'utilisation.
- En collaboration avec le responsable national des technologies de l'information et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné par le programme à l'utilisation et à la maintenance des équipements de communication et des technologies de l'information.
Sécurité et représentation
- En tant que Point Focal Sécurité à Kabalo, en étroite liaison avec la hiérarchie et les PM, assurer l'application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern DRC en collaboration avec le Groupe Focal Sécurité.
- S'assurer que tout le personnel et les visiteurs sont informés sur le SMP et les SOPs et sont pleinement conscients de leurs devoirs et responsabilités en matière de sécurité.
- Représenter Concern auprès des autorités locales et/ou des réunions de sécurité de l'UN OCHA et des autres membres de la communauté humanitaire à Kabalo.
- Entreprendre une analyse des incidents et des tendances en matière de sécurité dans la zone d'intervention et les zones environnantes, en veillant à ce que les responsables hiérarchiques soient régulièrement informés de la situation en matière de sécurité et donner des conseils, le cas échéant, concernant l'adaptation des plans de travail et des plans de déplacement.
- S'assurer que les informations sur la sécurité sont à jour, pertinentes et communiquées en temps utile. Rédiger les rapports d’incidents sécuritaires.
- -ssurer la liaison avec les autres ONGI et les parties prenantes externes et développer des relations et une liste de contacts avec elles afin de suivre l'évolution de la situation en matière de sécurité et de faire régulièrement rapport à la direction.
Responsabilités spécifiques du CRM (mécanisme de réponse aux plaintes) :
- Faciliter et coordonner la logistique de la gestion et de l'extension du CRM de Kabalo et des initiatives de responsabilité et aider à la formation annuelle du personnel sur le P4 de Concern et le Code de conduite et les engagements et initiatives de responsabilité.
- Aider les PM à fournir des informations au Directeur(ice) des Programme pour le rapport annuel sur la responsabilité et s'assurer que le plan de mise en œuvre de la responsabilité est exécuté.
Autres tâches :
- Contribuer au processus d'élaboration du budget de l'équipe de pays, notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l'administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, et gérer directement le budget de transport et d'administration de Kabalo.
- S'assurer que les journaux, les rapports de transport et d'administration sont compilés et produits à un bon niveau sur une base régulière comme requis.
- Mettre en œuvre les recommandations du rapport d'audit
- Former le personnel aux procédures RH, logs et administratives.
La redevabilité
Conformément à l’engagement de Concern sous la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS) :
- promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
- travailler avec les collègues pour s'assurer que notre mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d'information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
- travailler avec les collègues pour s'assurer que les informations sur le CRM, le safeguarding et le comportement attendu du personnel de Concern sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés
Vos compétences et votre expérience seront les suivantes
Essentiel :
- Diplôme de base en logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans une discipline connexe.
- Au moins 2 ans d'expérience en systèmes/logistique, avec une expérience de gestion, dont au moins une année de travail à l'étranger avec une ONG ; expérience en logistique/achats/transports/gestion de flotte ; expérience en gestion de magasins.
- Capacité avérée à rédiger des rapports
- Excellentes compétences en communication en français, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capable d'établir des priorités et de gérer une charge de travail diverse et lourde.
- Compétences avérées en matière d'analyse, de planification et de gestion du temps
- Bon esprit d'équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale de pays.
- Sensibilité politique et culturelle
- Capacité et volonté de vivre dans des conditions sommaires pendant de longues périodes.
- Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word, PowerPoint et Excel.
Souhaitable :
- MSc ou diplôme A en études de développement ou dans un domaine pertinent
- 2 ans d'expérience dans un rôle de gestion
- Personnalité extravertie avec d'excellentes compétences en matière de formation
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
- Expérience de travail ou de vie dans un environnement peu sûr.
- Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et les normes humanitaires fondamentales.
- La connaissance du kiswahili ou de l'anglais serait un atout.