Back Auxiliar de Adm y Finanzas PS 107464  “Mejorando la eficiencia y calidad del Sector Educativo”

Contexto Organizacional  

El (la) Auxiliar de Administración y Finanzas trabaja bajo la dirección del Coordinador del Proyecto y en estrecha colaboración con los equipos de proyecto en MEDUCA, en la implementación de los objetivos y de las actividades del Proyecto para el cual labora.

Breve Descripción del Proyecto

Este proyecto está orientado a incrementar los niveles de aprendizajes y habilidades de los estudiantes panameños de escuelas oficiales, mediante la mejora de la calidad y eficiencia de la provisión de los servicios educativos. Los objetivos específicos son: (i) mejorar la eficiencia en la asignación de recursos y orientar las decisiones de política educativa a través de una transformación digital de los sistemas de información del MEDUCA; (ii) fortalecer el marco de desempeño de la calidad del sector educativo; (iii) implementar un apoyo pedagógico integral a las  escuelas, con un foco en las de más bajo desempeño y (iv) gestionar, administrar y monitorear el proceso de intervención de forma oportuna, eficaz, y eficiente.

Este proyecto se inserta, igualmente en la óptica del PNUD ya que la educación desempeña un papel clave en la consecución de los ODS, porque la educación y la formación contribuyen al desarrollo de capacidades en todos los sectores y porque la educación influye en el logro de otros resultados del desarrollo.

Funciones/Resultados Esperados

Las actividades específicas incluyen:

• Asistir al Coordinador en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
• Apoyo al proyecto en la confección de requisiciones, solicitudes de pago y demás documentación relacionada con el proyecto.
• Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la contratación de consultores y consultoras, adquisición de equipos y materiales.
• Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
• Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos.
• Recibir la correspondencia dirigida al proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debida tramitación
• Redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor.
• Asistir la al proyecto en la preparación de las actas/minutas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
• Apoyar en la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes entre otros).
• Apoyo logístico en las consultorías
• Apoyo en la realización de matrices de seguimiento de resultados
• Apoyo al proyecto en la realización de los pagos y archivo de los sus soportes documentales.
• Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores (vendor).
• Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/a consultor/a.
• Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto.
• Apoyar al proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con los reportes financieros que es utilizado en el PNUD cuando sea necesario.
• Apoyo en la preparación de POA y reportes
• Apoyo en el seguimiento de los requerimientos de calidad del proyecto y actualización de la información en las plataformas de PNUD en articulación con las personas responsables de proyecto y de programa.
• Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Plan de Iniciación y posteriormente del Proyecto.

Impacto de Resultados

La asistencia técnica del PNUD a las instituciones nacionales busca desarrollar una estrategia que, además de propiciar la inserción de la población al sector productivo, sirva como elemento integrador de nuevas alianzas entre el sector gubernamental y el sector empresarial con el doble propósito de ampliar las oportunidades de empleo para los jóvenes y adultos y elevar la productividad y competitividad de las empresas nacionales.  El objetivo general de la cooperación del Sistema de las Naciones Unidas es contribuir sustancialmente al Desarrollo Humano Sostenible mediante el pleno ejercicio de los derechos humanos. Este objetivo incluye la garantía de condiciones as de bienestar para toda la población y, por ende, un apoyo directo a la erradicación de la exclusión y de la pobreza, la creación de mejores condiciones de gobernabilidad y el estímulo al crecimiento económico.

Habilidades y Competencias Generales

Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el candidato cuente con experiencia en proyectos de desarrollo. Habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres del programa.

Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos culturales y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.

Competencias Corporativas:

• Integridad personal comprobada a partir de desplegar en la práctica los valores de honestidad, respeto y ética personal y profesional.
• Comprometerse y promover la visión, misión y metas estratégicas de la organización

• Poseer alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas políticos, interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.

• Capacidad demostrada en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores.

Poseer alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas políticos, interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.

Capacidad demostrada en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores.

Competencias Personales:

• Habilidad de comunicación
• Trabajo en equipo
• Planificación y organización
• Responsabilidad
• Creatividad
• Iniciativa
• Conocimiento tecnológico
• Compromiso con el Aprendizaje Colaborativo

Competencias Técnicas:

• Manejo de procedimientos administrativos y financieros para la ejecución de proyectos.
• Promover el manejo de conocimiento en su ambiente profesional y de administración.

Calificaciones y requisitos para la Contratación

Educación:

• Estudios en carreras de administración, finanzas, auditoría, derecho, ciencias sociales  u otros relacionados con el área de la gestión de proyectos, deseable Licenciatura en esas áreas.

Experiencia:

• Al menos cuatro (4) años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o Financiera.
• Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo

Idiomas requeridos:

• Excelente dominio del idioma español.  Escritura, Lectura y Conversación.

Important applicant information

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Contract Duration: Un (1) año renovable segun desempeño y duraciòn del proyecto