Back Asistente para Gestión documentaria y apoyo en el seguimiento de procesos, Lima, Peru

OVERVIEW

Parent Sector : Priority Africa and External Relations Sector (PAX)

Duty Station: Lima

Job Family: Education

Type of contract : Non Staff

Duration of contract : From 1 to 6 months

Recruitment open to : External candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 30/03/2021

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

ANTECEDENTES

La oficina de UNESCO Lima y Fundación Telefónica han establecido desde el año 2013 una alianza estratégica para brindar asistencia en el Sector Educación a través de la formación de docentes, para la formulación, implementación, evaluación y sistematización de proyectos educativos con uso de TIC. En este marco, se han desarrollado varias etapas de un gran proyecto que ha evolucionado en su alcance y objetivo cubriendo a las instituciones educativas de diversas regiones del país y, en consecuencia, directivos, docentes, estudiantes, madres y padres de familia.

Un logro importante alcanzado ha sido la conformación de una comunidad de aprendizaje a través de una plataforma virtual, en la cual múltiples proyectos formulados por equipos de docentes fueron compartidos y revisados, contribuyendo a colocar el tema de la innovación educativa en la cultura escolar. Este aprendizaje colectivo se fortaleció y amplió con la valiosa experiencia desarrollada por docentes de instituciones educativas unidocentes, multigrado y poli docente.

Esta alianza interinstitucional entre UNESCO Lima y Fundación Telefónica, ha generado una importante experticia sobre estos temas, una metodología integral probada, materiales desarrollados y un conjunto de buenas prácticas pedagógicas que han sido sistematizadas, publicadas y difundidas en la comunidad educativa. Durante el último año, en el marco de esta alianza estratégica, ambas organizaciones asumieron el desafío de consolidar la propuesta de formación docente en el uso de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), ofrecida por Fundación Telefónica y en la actualidad, se cuenta con una propuesta de formación docente validada.

Para la consecución de los objetivos de la organización y de los programas y proyectos de los sectores, se requiere un/a asistente para la gestión documentaria y apoyo a los procesos de adquisiciones y selección de la Oficina de UNESCO Lima.

OBJETIVO

OBJETIVO

El objetivo general del servicio es brindar apoyo en el seguimiento a los procesos de contratación y asegurar la conservación de los registros digitales y/o físicos de ser necesario durante la implementación de actividades de los proyectos de los sectores de la oficina.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Coordinar la operación del Centro de Documentación y Gestión del Conocimiento de acuerdo con las estrategias establecidas por la Organización, dando énfasis al acceso y diseminación de la información generada por la Representación, en forma virtual
• Actualización del Centro de Documentación y la organización del sistema de archivos de la oficina.
• Gestionar los flujos de materiales (publicaciones, informes, videos, material promocional, información técnica y administrativa en forma impresa o digital) de todo tipo en la Representación mediante la: actualización de las respectivas base de datos de la Oficina de Representación, determinación del tiempo que los documentos deben guardarse y conservación indefinida de los documentos más valiosos.
• Revisión, organización, clasificación, codificación y depuración de archivos.
• Elaboración del procedimiento para la sistematización y ordenamiento documentario, incluido el manejo de archivos pasivos.
• Planificar y ejecutar un programa de diseminación selectiva de información, con la siguiente cobertura: Consultores , contrapartes nacionales y personal en las regiones de intervención de los proyectos.
• Optimización del sistema de clasificación documental
• Elaboración del registro de información documentaria, de manera que facilite el uso de esta documentación en posteriores procesos.
• Garantizar la disponibilidad de expedientes digitales actualizados, para todos los casos en que se requieran.
• Apoyo en gestiones administrativas relacionadas a este proyecto y a otros proyectos del Sector Educación.
• Apoyo en el seguimiento a los procesos de convocatoria, selección, evaluación y contratación que requiera la oficina.
• Apoyo en el seguimiento de procesos a través de la plataforma SuccessFactors.
• Control digital de los archivos, registro y mantenimiento actualizado de los archivos digitales de los proyectos.
• Verificar la documentación de respaldo de los contratos, antes de su ingreso al DUO.
• Seguimiento y verificación de entrega de productos en fechas establecidas.
• Apoyo y seguimiento a la comunicación interna y externa de las actividades.
• Orientación de manera adecuada acerca de proceso y procedimientos de gestión, verificando que la documentación de los expedientes del programa, cumplan con las normas y procedimientos establecidos por la UNESCO.
• Realización de cualquier otra actividad, tarea o encargo que sean acordados, requeridos o asignados por la Coordinación del Sector Educación o por la Administración.

COMPETENCIES (Core / Managerial)

Accountability (C)

Communication (C)

Planning and organizing (C)

Teamwork (C)

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Nuestros valores organizacionales son: Compromiso con la organización, Integridad, Respeto por la diversidad y Profesionalismo. Para información más detallada por favor consulte el siguiente enlace: UNESCO Competency Framework.

REQUISITOS

Educación Estudios a nivel técnico superior en Administración, Informática o carreras afines.

Experiencia laboral

• Experiencia mínima de 7 años de soporte en la sistematización/gestor administrativo y recolección de información documental.
• Experiencia mínima de 5 años en procesos de selección/ licitación y contratación de empresas y personas y procesos logísticos o de adquisición.
• Experiencia mínima de 02 años en la gestión de archivos de investigación y Experiencia mínima de 02 años de manejo de base de datos
• Dominio del entorno Windows: Word, Excel y Power Point.
• Conocimientos prácticos de tecnologías de la información.
• Experiencia en Agencias de Naciones Unidas y /u Organismos Internacionales, serán considerados un plus.

Idiomas

• Español
• Inglés básico

PRODUCTOS

• Informe 1: Informe con detalle de las actividades realizadas en el mes.
• Informe 2: Informe con detalle de las actividades realizadas en el mes.
• Informe 3: Informe con detalle de las actividades realizadas en el mes.
• Informe 4: Informe con detalle de las actividades realizadas en el mes.
• Informe 5: Informe con detalle de las actividades realizadas en el mes.

DURACION

El contrato tendrá una duración de 5 meses, sujeto a disponibilidad presupuestal y evaluación de desempeño satisfactoria. La contratación no contempla expectativas de renovación o conversión a otro tipo de contrato ni incluye cobertura por servicios de atención médica.

EVALUACION

La selección de los candidatos se basa en los requisitos del anuncio de la vacante y puede incluir pruebas y/o evaluaciones, así como también una entrevista de evaluación de competencias.

La UNESCO utiliza tecnologías de la comunicación como video o teleconferencias, mensajes por correo electrónico, entre otros. Tome en cuenta que solamente los candidatos seleccionados serán contactados.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

Los/las profesionales interesados/as en participar en la convocatoria deberán: 1. Descargar y completar el Employment History Form aquí. 2. Adjuntar en un solo documento PDF: a) CV personal y b) History Form Solamente serán contactadas las personas que pasen la primera fase de evaluación.

Footer

La UNESCO aplica una política de tolerancia cero contra toda forma de acoso.

La UNESCO se compromete a promover la igualdad de género dentro de la organización, por lo tanto, se incentiva la participación de las mujeres en los procesos de selección. También se alienta a las personas con discapacidad a que presenten su solicitud.

La UNESCO no cobra cargo alguno en ninguna etapa del proceso de contratación.

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