Job Title: Admin Assistant /مساعد إداري
Department: HR and Admin Department / قسم الموارد البشرية والشؤون الإدارية
Location: Hatay Office / مكتب هاتاي
Job Purpose / الغرض من الوظيفة
To provide support in the various human resources and admin functions, and to manage the office’s day-to-day operations.
لتقديم الدعم في مختلف شؤون الموارد البشرية والإدارية ،وإدارة العمليات اليومية للمكتب.
Key Responsabilities /المسؤوليات الرئيسية:
- Help make payments, process incoming invoices, and verify receipts
- Develop and maintain a filing/archiving system
- Liaise with the HQ office in Istanbul for all legal and financial matters
- Make travel arrangements and provide general support to visitors
- Provide interpretation and translation when needed from Arabic to Turkish, and vice versa
- Ensure functionality of office equipment, and request new equipment and supplies as needed
- Provide the HQ office in Istanbul with monthly reports on the office activities, events, and meetings
- Help the office manager in organizing events and provide the HQ office in Istanbul with documentation materials
- Prepare, update, maintain and process a variety of forms, reports, records, schedules, lists and files
- Respect and apply all the PSEA principles, and show high commitment to report any SEA action
- المساعدة في سداد المدفوعات ومعالجة الفواتير الواردة والتحقق من الإيصالات
- تطوير وصيانة نظام الملفات / الأرشفة
- التواصل مع المكتب الرئيسي في اسطنبول لجميع الأمور القانونية والمالية
- عمل ترتيبات السفر وتقديم الدعم العام للزوار
- توفير الترجمة عند الحاجة من العربية إلى التركية والعكس
- ضمان عمل المعدات المكتبية، وطلب معدات ولوازم جديدة حسب الحاجة
- تزويد المكتب الرئيسي في اسطنبول بتقارير شهرية عن أنشطة المكتب والاجتماعات
- مساعدة مدير المكتب في تنظيم الفعاليات وتزويد مكتب المقر الرئيسي في اسطنبول بالمواد التوثيقية
- إعداد وتحديث وصيانة ومعالجة مجموعة متنوعة من النماذج والتقارير والسجلات والجداول والقوائم والملفات
- احترام وتطبيق جميع مبادئ الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي ، وإظهار التزام كبير بالإبلاغ عن أي إجراء من أعمال الاستغلال الجنسي
Note: the above-mentioned key responsibilities/accountabilities are illustrative ones. Another future responsibilities/accountability may be assigned to the job depending on the department organizational chart.
ملاحظة: المسؤوليات / المسؤوليات الرئيسية المذكورة أعلاه هي مسؤوليات توضيحية. قد يتم تعيين مسؤوليات / مساءلة مستقبلية أخرى للوظيفة اعتمادًا على المخطط التنظيمي للإدارة.
Qualification (Education/Work Experience) / المؤهلات (التعليم / الخبرة في العمل)
Essential:
- Bachelor’s degree in Business administration, or related fields / درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال ، أو المجالات ذات الصلة
- 1 year of experience in administrative services /خبرة سنة في مجال الخدمات الإدارية
- Advanced in Arabic and Turkish / متقدم في اللغتين العربية والتركية
Desirable:
- Master’s degree in Business administration, or related fields /درجة الماجستير في إدارة الأعمال ، أو المجالات ذات الصلة
- 2 years of experience in administrative services / خبرة سنتين في مجال الخدمات الإدارية
- Advanced level in Turkish, Arabic, and English / مستوى متقدم في اللغة التركية والعربية والإنجليزية
Core & Technical Competencies / الكفاءات الأساسية والفنية
Core Competencies:
- Communication - Teamwork / التواصل - العمل الجماعي
- Planning and Organizing - Accountability / التخطيط والتنظيم - المساءلة
- Creativity - Stakeholders Orientation / الإبداع - توجيه أصحاب المصلحة
- Commitment to Continuous Learning - Technological Awareness. / الالتزام بالتعلم المستمر - الوعي التكنولوجي
Supervisor/Managerial Competencies:
- Leadership - Building Trust / القيادة - بناء الثقة
- Vision - Managing Performance / الرؤية - إدارة الأداء
- Empowering Others - Judgment/Decision-making / مكين الآخرين - الحكم / اتخاذ القرار
Technical Competencies:
- Computer skills مهارات الحاسوب (Microsoft Word, Excel, Outlook)
- Time Management / إدارة الوقت