Vacancy Notice
Abierto a candidatos Internos y Externos
Título de la Posición: Human Resources Assistant
Lugar de Trabajo: Ciudad de Guatemala
Clasificación: General Service, G5
Tipo de contrato: One Year Fixed Term con posibilidades de extensión
Fecha estimada de inicio: Lo antes posible
Fecha de cierre: 5 de agosto de 2021
Código de referencia: VN2021/020 GT
Establecida en 1951, la OIM es una Organización Relacionada de las Naciones Unidas y, como agencia líder de las Naciones Unidas en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM se dedica a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Lo hace brindando servicios y asesoría a gobiernos y migrantes.
La OIM está comprometida con un entorno diverso e inclusivo. Los candidatos internos y externos son elegibles para postularse a esta vacante. A los efectos de la vacante, los candidatos internos se consideran candidatos primarios.
Contexto:
La OIM espera abordar las causas fundamentales de la migración irregular en Guatemala a través de un nuevo programa que se espera comience en agosto de 2021. El Programa adoptará un enfoque flexible y adaptativo para apoyar la estabilización y la resiliencia de la comunidad en áreas con altas tasas de migración irregular, prestando especial atención a las necesidades de mujeres, jóvenes y las poblaciones indígenas***.***
Funciones y Responsabilidades:
Asistir en la coordinación de los procesos de reclutamiento, lo que incluye, entre otros, orientación a los jefes de unidad sobre la preparación de los Términos de referencia, redacción y publicación de avisos de vacantes / avisos especiales de vacantes, selección y preselección de aplicaciones, redacción de protocolos de entrevistas, preparación y administración de pruebas, participación en los paneles de entrevistas asignados, redacción de formularios de evaluación de candidatos, realización de verificaciones de referencias, preparación de ofertas de trabajo, administración de buzones de correo de reclutamiento, etc.
Preparar y coordinar las actividades previas a la contratación, como la preparación de la documentación de Entry On Duty (EOD) y la recopilación de la documentación de soporte, la coordinación de los exámenes médicos de entrada EOD y el seguimiento con Insurance Unit (Manila) sobre la autorización médica, coordinar la inscripción en los planes de seguro MSP según corresponda, la coordinación y realización de las sesiones de inducción, la organización de las sesiones informativas de seguridad, etc.
Desempeñar el (los) rol (s) asignado (s) en PRISM HR prestando especial atención a la consistencia y precisión de los datos; ingresar y mantener datos basados en aprobaciones y documentación de respaldo; verificar la elegibilidad para los beneficios, monitorear y dar seguimiento a la situación contractual, e iniciar acciones rápidas y generar informes, extensiones de contrato, acciones de personal y otra documentación relacionada.
Desempeñar el rol de Timekeeper en PRISM; monitorear, mantener, actualizar y conciliar los balances de licencia en base a la documentación de respaldo; generar, editar y analizar informes relacionados con ausencias; responder a preguntas relacionadas con la administración de licencias; orientar al personal sobre el procedimiento de solicitud y aprobación en PRISM.
Llevar a cabo una amplia gama de acciones de recursos humanos, que incluyen, entre otras, la preparación de la documentación para la separación, clasificación, reclasificación, promoción, casos disciplinarios, etc. y coordinar con la Oficina Regional, los Centros Administrativos y la Gestión de Recursos Humanos en Ginebra. según sea apropiado.
Preparar todos los informes sobre asuntos de personal y presentarlos oportunamente a las partes interesadas; redactar y revisar correspondencia de rutina, cartas, certificaciones, etc .; abrir y actualizar archivos personales, crear y mantener una forma sistemática de archivar documentos de Recursos Humanos (copias impresas y electrónicas). Actualizar y mantener los sistemas de archivo electrónicos y físicos de la unidad, incluidos los archivos de personal con toda la documentación de respaldo, archivos de contratación, políticas, reglamentos, directrices y manuales de Recursos Humanos, controles internos, etc.
Ayudar a monitorear el cumplimiento del Sistema de Evaluación del Personal SES y dar seguimiento al personal y al supervisor según sea necesario; Facilitar el cumplimiento proporcionando orientación técnica sobre el uso del sistema.
Organizar eventos de Recursos Humanos, incluidas actividades de capacitación y desarrollo del personal, en coordinación con la Unidad de Desarrollo y Aprendizaje del Personal SDL y mantener registros actualizados.
Proporcionar información al personal sobre sus derechos y responsabilidades de acuerdo con los reglamentos, instrucciones y procedimientos de la OIM. Responder a las consultas estándar y remitir las más delicadas / complejas.
Identificar áreas de mejora y resaltarlas al supervisor; proporcionar insumos para nuevos procedimientos que complementen o adapten los existentes tomando en consideración las necesidades específicas de la oficina. Ayudar a analizar y resolver casos confidenciales mediante la recopilación de información de antecedentes, la preparación de resúmenes y el intercambio de las mejores prácticas.
Participar en los grupos de trabajo interinstitucionales relacionados con los recursos humanos que se le asignen.
Brindar orientación y capacitación al personal nuevo o subalterno de la unidad.
Realizar otras tareas que le sean asignadas.
Experiencia y Calificaciones requeridas
Educación
• Título universitario en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Psicología o similares con tres años de experiencia relevante o,
• Diploma de Bachillerato con cinco años de experiencia relevante
Experiencia
• Competencia en MS Office (debe estar bien familiarizado con MS Excel en particular).
• Experiencia utilizando SAP será una ventaja
• Se valorará la experiencia laboral previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones u organizaciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural.
Habilidades
• Atención al detalle, capacidad para organizar el trabajo de forma metódica;
• Discreto, detallista y orientado al cliente, paciente y dispuesto a aprender cosas nuevas;
Idiomas
· Español (Fluido hablado y escrito)
· Inglés Avanzado (hablado y escrito) será una ventaja
Competencias Requeridas
Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:
Valores
• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.
Competencias Centrales
• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.
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