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Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben im Event- und Customer Relationship Management Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000054086 Einsatzort: Bonn Einsatzzeitraum: 15.06.2023 - 31.03.2026 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 18.05.2023
Tätigkeitsbereich
Die „InsuResilience Global Partnership“ hat das Ziel, die Widerstandsfähigkeit der Entwicklungsländer zu stärken und das Leben und den Lebensunterhalt armer und vulnerabler Menschen vor Klimawandelfolgen und Katastrophen zu schützen. Zur Umsetzung dieser aus über 125 Akteuren bestehenden Multi-Akteurs-Partnerschaft leistet das Sekretariat nicht nur strategische und organisatorische Unterstützung, sondern fördert auch aktiv die Verknüpfung relevanter Akteure und unterstützt den Kapazitätsaufbau und die Wissensgenerierung, insbesondere für Entscheidungsträger in Entwicklungsländern. Es berät die Geber, u.a. auch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung bei der Entwicklung von Programmen und entsprechenden Instrumenten. In einem hoch dynamischen politischen Umfeld unterstützt das Sekretariat u.a. auch die Weiterentwicklung der Globalen Partnerschaft zum Globalen Schutzschirm gegen Klimarisiken, einem Leuchtturm-Projekt der G7, das auf der Klimakonferenz in Ägypten lanciert wurde.
Ihre Aufgaben
Organisation von z.T. hochrangigen/internationalen internen und externen Besprechungen und Unterstützung bei Veranstaltungen (virtuell oder vor Ort) inklusive Termin- und Einladungsmanagement, Travel Management, Budgetplanung und Abrechnung Terminkoordination und Reiseplanung für die Projektleitung sowie Pflege der internen und externen Kontaktdaten des Sekretariats Beschaffung und Verwaltung von Sachgütern wie z.B. IT-Ausstattung und Büromaterial sowie Pflege des Bestandsverzeichnisses des Projektes in OnSiteAsset Pflege und Betreuung der sachgerechten Dokumentation und Ablage im Projekt (Dokumentenmanagementsystem) sowie Ansprechpartner*in für die Bestandsliste im Rahmen der internen Kontrolle des Projektes Unterstützung bei Pflege und Ausbau der weltweiten Mitglieder*innen-Datenbank (CivicCRM) der InsuResilience Global Partnership in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam Unterstützung bei der Neuaufnahme weiterer Mitglieder*innen inkl. deren Betreuung, von z.T. sehr hochrangiger Repräsentant*innen von Ländern und internationalen Organisationen Focal Point für Datenschutz des Vorhabens; Unterstützung beim Onboarding neuer internationaler Mitarbeiter*innen
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Mehrjährige, positionsrelevante Erfahrungen im Office-Management erste Erfahrungen in der Sachbearbeitung (u.a. Abrechnung) bzw. bei der Organisation von Veranstaltungen (strukturiertes Einlademanagement mit Betreuung hochrangiger internationaler Gäste) sind von Vorteil Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Dienstleistungsorientierung sowie Motivation, die Projektleitung und das Team proaktiv zu unterstützen Freude an der Nutzung digitaler Medien, leichter Umgang mit Excel und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken von Vorteil Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit: Interesse an projektbezogenen Fragestellungen sowie an lösungsorientiertem, systematischem Arbeiten mit vielen Schnittstellen Hohes Maß an Engagement und Flexibilität in einem stark wachsenden, internationalen Team (verschiedene Standorte) und in Zusammenarbeit mit internationalen Partner*innen Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office, SAP, ESPRIT) Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
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