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Office Manager*in des Vorstands Stellenanzeige merkenStellenanzeige teilen
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
Job-ID: V000057789 Einsatzort: Eschborn, Bonn Startdatum: 01.04.2024 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 04.03.2024
Tätigkeitsbereich
Als Office Manager*in des Vorstands arbeiten Sie an einem der vielseitigsten Arbeitsplätze des Unternehmens. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie dazu bei, bestmögliche Arbeitsbedingungen für den Vorstand zu schaffen. Sie erhalten Einblick in das gesamte Aufgabenspektrum und die unterschiedlichen Organisationseinheiten der GIZ.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Organisation des Vorstandsbüros in enger Zusammenarbeit mit der Management-Assistenz sowie der persönlichen Referentin Interne/externe Korrespondenz inkl. Überarbeitung und Formatierung von Briefen sowie elektronische Ablage Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen u.a. Raumreservierung, Bewirtung, Vorbereitung der technischen Betreuung von Video- und Telefonkonferenzen sowie Geschäftsreise-Management inkl. Visabeschaffung, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Unterstützung der Referentin bei Terminvorbereitungen (Erstellen von Termin-/Reiseunterlagen, Portfolioerstellung, elektronische Ablage) Übernahme von Rechnungsprüfungen und Freigaben via Rechnung Online sowie Bestellung von Werbemitteln, Büromaterial und IT-Ausstattung über das Supplier Relations Management-System Digitale Kontaktdatenverwaltung (CRM) Vertretung der Management-Assistentin bei Abwesenheit Proaktive Vernetzung mit den anderen Vorstandsbüros und Sekretariaten
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Büromanagement Sehr gute Kenntnisse in der Standardsoftware für Bürokommunikation (Microsoft365, insbesondere Word, PowerPoint, Excel) Interesse an und Kenntnisse der Themen virtuelle Besprechungsformate und neue Medien; Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert Rasche Auffassungsgabe, dienstleistungs- und ergebnisorientierte selbstständige Arbeitsweise auch unter Zeitdruck ebenso wie eine gute Prioritätensetzung, Flexibilität, Diskretion und ein hohes Maß an Loyalität Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick und exzellentes Auftreten in der Zusammenarbeit mit Partnern auf unterschiedlichsten Ebenen Professioneller Umgang mit hochrangigen Besuchern*innen Hohe Kontaktfähigkeit, die angemessen und mit Fingerspitzengefühl eingesetzt wird sowie eine gute Teamfähigkeit und soziale sowie interkulturelle Kompetenz Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse (mündlich/schriftlich).
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
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