Le Poste:
Le poste d’Assistant Administratif et Financier est localisé à Lomé et est sous la supervision générale du Représentant Résident de UNFPA et la supervision directe du Chargé des Opérations.
Il/elle répond aux besoins du bureau de pays du Togo en matière de passation de marchés et de contrats. Il/elle assume toutes les fonctions de passation de marchés du CO et fournit un soutien administratif, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects du travail, les procédures protocolaires, le flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.
Comment vous pouvez faire la différence:
Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et pleine conviction.
L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à fournir l'excellence dans les résultats des programmes.
Contexte :
L'UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l'orientation stratégique actuelle de l'UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats traduisent nos engagements stratégiques sur l'accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d'action jusqu'en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus des Nations Unies à « mieux construire », tout en s'attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, récupérer les gains perdus et réaliser nos objectifs.
Responsabilités:
L’assistant Administratif et financier contribue efficacement à la gestion des services d'achat et approvisionnement. Il/elle assure pleinement responsables, fonctionnant sans heurts et bien gérés, qui facilitent la mise en œuvre et l'exécution des programmes.
Il/elle est responsable de:
Gestion des achats du bureau Préparer un plan d'achat consolidé sur la base d'un examen de tous les plans de travail annuels et superviser les achats, en veillant à ce que le portefeuille complet d'achats du bureau de pays de l'UNFPA soit le plus économique et le plus rapide possible. Faire le suivi régulier, à travers un tableau régulièrement mis à jour, des commandes internationales et locales jusqu’à la réception par les bénéficiaires Planifier et organiser avec les fournisseurs locaux et internationaux et le transitaire, le transport du matériel acheté dans le cadre du plan d’achat de UNFPA (véhicules, des produits de SR, équipements médicaux, consommables, petits équipements etc., admissions temporaires des équipements commandés des équipements commandés Elaborer les documents de demande de sollicitations formelles (RFQ, RFP…) et envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs et prestataires compétents Assurer la liaison avec l'équipe du Management et les autres collègues du bureau de pays, en coordination (si nécessaire) avec les départements gouvernementaux et les ONG concernés, pour définir des spécifications précises et convenir des modalités d'achat pour la mise en œuvre la plus efficace et efficiente des activités du programme. Soutenir le personnel du bureau de pays en matière de prévisions, de planification des achats et de gestion logistique dans leur domaine de travail. Examiner les demandes de passation de marchés et lancer les processus de passation de marchés de manière transparente et rentable, dans le respect des règles et procédures pertinentes. Etablir les procès-verbaux de sélection des prestataires dans le cadre des RFQ et RFP Coordonner la logistique de l’organisation des grands ateliers et séminaires du bureau Maintenir de bonnes relations de travail avec le siège (PSB) et le CRC local pour la validation des processus d'approvisionnement, le cas échéant. Assurer la fourniture et l'entretien des services et des fournitures, en suivant les processus et en tenant à jour l'inventaire et les registres. Fournir des mises à jour régulières sur les délais d'approvisionnement et assurer une communication régulière avec les différentes parties prenantes (collègues de l'UNFPA, fournisseurs, PE si nécessaire). Développer et maintenir une base de données de fournisseurs potentiels et réguliers. Maintenir des tableaux de suivi des achats et des rapports sur l'état d'avancement des achats, comme demandé Participer au groupe de travail sur l'approvisionnement de l'OMT/BOS et rendre compte à l’OM. Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les autres membres du groupe de travail. Assurer la coordination avec la branche des services d'achats et les services de gestion des installations de l'UNFPA, l'UNOPS et d'autres organismes d'achats de l'ONU pour la livraison et la réception en temps voulu des biens et des services, la libération, l'acceptation et la livraison de ceux-ci au point de destination en temps voulu avec une attention particulière à l'assurance qualité. Gestion sur l'amélioration de la chaîne d'approvisionnement. Maintenir des registres, une documentation et un classement à jour et complets de tous les processus d'approvisionnement. Compilation de l’ensemble des documents requis pour les cas de passation de marchés qui sont soumis à l'examen du comité des contrats, des actifs et des marchés (CAP) Aider à la préparation du budget des voyages et de la logistique, fournir des informations pour l'audit Veiller à ce que les évaluations des prestataires de services soient effectuées de manière correcte et en temps voulu, et que les actions de suivi associées soient mises en œuvre. Soutenir l'équipe pays dans tout processus de gestion des stocks mis en place.This vacancy is archived.