Grado: G5

Fecha de publicación: 13 de marzo de 2024
Fecha de cierre (medianoche hora local): 26 de marzo de 2024

Número de la vacante: BUENOSAIRES/RB/GS/024/2024

Job ID: 11752

Departamento: OR–América Latina y el Caribe

Unidad: OP-Buenos Aires

Lugar de destino: Buenos Aires

Tipo de contrato: Corta duración

El proceso de reclutamiento para los puestos GS está sujeto a las normas de contratación local y el artículo 4.3 del Estatuto del Personal de la OIT. La OIT sólo puede ofrecer un contrato a las personas nacionales o con residencia y permiso de trabajo en Argentina.

Pueden participar:

  • Los candidatos internos de la OIT, con arreglo a lo dispuesto en los párrafos 31 y 32 del anexo I del Estatuto del Personal.
  • Candidatos externos.

    La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

    *Condiciones de empleo para los candidatos externos: Conforme a la práctica vigente en la OIT, el candidato externo será normalmente contratado en el primer escalón de dicho grado.

    Marco orgánico

    El puesto está adscrito a la unidad de trabajo de la Dirección en la Oficina de País de la OIT para la Argentina.

    Objetivo principal

    Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios están relacionados con la prestación de apoyo administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder más adecuado en las áreas asignadas.

    El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la dirección. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.

    Relaciones de trabajo

    A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento.

    A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.

    Funciones y responsabilidades fundamentales

    En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas:

    1. Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en función de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo.
    2. Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales.
    3. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas.
    4. Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la información se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Desempeñar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos trámites con las autoridades correspondientes cuando proceda.
    5. Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
    6. Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparación, traducción, publicación y divulgación puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas.
    7. Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.
    8. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
    9. Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
    10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

      sección opcional (solo si necesario)

      Cuando se trate del puesto de Asistente del Director/a, además de varias de las tareas antes mencionadas, el/la titular del puesto también tendrá los cometidos siguientes:

      1. Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al/a la Director/a a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal concernido.
      2. Actualizar y mantener la agenda del/ de la Director/a. Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de información. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico en los plazos debidos.
      3. Examinar la correspondencia y las peticiones recibidas, incluidas las de índole confidencial y delicada, y proporcionar información de referencia para anticiparse a las necesidades del/de la Director/a, asegurándose de que las cuestiones importantes se señalan de inmediato a su atención. Preparar y/o examinar la correspondencia para la firma del Director/a, velando por el cumplimiento de la normativa aplicable.
      4. Asegurar el seguimiento eficaz y oportuno de las peticiones de información, instrucciones y otras acciones procedentes de la Oficina del/de la Director/a, contactando al personal interesado cuando corresponda.
      5. Mantener contactos con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros del cuerpo diplomático, y mantener al día las listas de contactos correspondientes.
      6. En su calidad de punto focal del sistema de gestión de talentos en la Oficina, apoyar al/a la Director/a con medidas para mejorar el cumplimiento de los distintos módulos del sistema, llevando un control de la situación relativa al cumplimiento por parte del personal en la Oficina y haciendo un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda. Proporcionar orientaciones y apoyo de primer nivel, remitiendo las cuestiones más complejas al siguiente nivel, generar informes al respecto y darles seguimiento cuando corresponda.

        -

        Requisitos mínimos

        Formación

        Estudios secundarios completos.

        Experiencia

        Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.

        Idiomas

        Excelente dominio del español y muy buen dominio del inglés oral y escrito.

        Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

        Conocimiento general de las áreas de apoyo de oficina y operacional.
        Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
        Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

        Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

        Eficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos.
        Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples.
        Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
        Aptitudes de redacción.
        Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
        Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
        Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
        Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

        Proceso de reclutamiento

        Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

        Peligro fraude

        La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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