Date de Début : Dès que Possible
Durée de la mission : 6 mois
Localisation : Asnières-sur-Seine
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.
Première Urgence Internationale recrute, pour la branche Service Généraux / Informatique du service Logistique , un·e Stagiaire Logistique Services Généraux et Informatique à Asnières-sur-Seine.
Sous la supervision du Chargé de l’Environnement de Travail et de l’Informatique, le Stagiaire SGI (Services Généraux et Informatique) participera aux activités suivantes :
RESPONSABILITÉS CLÉS DU POSTE
Gestion et Suivi de l’activité en lien avec les fournisseurs et prestataires :
- Participe à la mise à jour la base de données des fournisseurs et en cherche de nouveaux si besoin ;
- Contribue au respect des règles de passation de marché et rédige les demandes de cotations, participe à la négociation négocie les prix avec les fournisseurs et prestataires ;
- Rédaction des bons de commande, suivi des interventions des fournisseurs et prestataires sur site ;
- Participe à la réception des commandes (consommables et équipements), vérification du matériel en qualité et quantité, traitement des factures et archivage de dossiers.
Suivi administratif des dossiers, demandes et besoins du siège :
- Participe au suivi d’une manière effective et tient à jour l’état des stocks, les inventaires mobiliers et liste d’équipements durables du siège ;
- Contribue à la mise à jour sur une base régulière les outils de suivi et tableau de bord relatifs aux activités SG ;
- Contribue au bon fonctionnement, à l’utilisation du système de traitement de demandes ;
- Sur la base du système de gestion des demandes, alerte et contribue à prioriser et planifier les interventions et en informe les intéressés ;
- Participe à la coordination de la gestion des archives de la structure en interne (service gestion) et externe (prestataire).
Gestion du bâtiment et de ses services :
- Après validation de son responsable, met en œuvre et suit d’une manière concrète les achats et travaux consécutifs aux demandes / besoins internes ;
- Met en application les décisions relatives à l’organisation, l’aménagement, le déménagement et la gestion des espaces du siège ;
- Effectue les interventions générales et IT (réseau, courriels, logiciels) nécessaires au bon fonctionnement des services mis à la disposition des utilisateurs du siège ;
- Participe au maintien des postes de travail (informatique, communications) selon les standards et modes définis ;
- Accompagne au quotidien, sensibilise les utilisateurs et nouveaux arrivants à l’utilisation des outils / services mis à disposition ;
- Appuie le chargé des Services Généraux dans la mise en place de nouveaux outils / solutions relatives aux technologies de l’information et des communications numériques ;
- Compile les informations, données issues des audits sur l’activité SG / ITC et les questionnaires de satisfaction utilisateurs.
Support quotidien aux utilisateurs siège et terrain
- Contribue à l’accompagnement des occupants quant à l’utilisation des équipements, matériels mis à disposition.
- Participe au diagnostic des pannes et des dysfonctionnements liés aux matériels et logiciels et contribue à leurs réparations dans les meilleurs délais.
- Contribue à la transmission et à la transmission de la documentation technique de référence aux utilisateurs et contribue au respect des procédures d’exploitations internes
- Appuie à l’administration des serveurs de messageries des missions, veille à leurs renouvellements si nécessaire (gestion et suivi d’abonnements).
- Contribue activement à l’administration et à la mise en place / déploiement de la politique de messagerie de l’association au siège comme sur le terrain.
- Sensibilise à l’utilisation du système de traitement des demandes les utilisateurs du siège.
Stratégie et capitalisation :
- Participe à la réflexion et à la rédaction des documents de capitalisation pour le siège en ce qui concerne l’accueil des nouveaux arrivants et leur intégration au sein de la structure, les outils et services mis à disposition des occupants.
INTERFACES
- Avec le /la Chargé(e) de l’environnement de travail et de l’informatique sur ses activités au quotidien et la réalisation du plan d’action de la branche SG / IT
- Avec tous les utilisateurs du siège.
- Avec les équipes logistiques et IT terrain sur les aspects messageries, solutions informatiques.
FORMATION ET EXPERIENCES
Formation
- De formation Bac +2 services généraux / formation supérieure en logistique
Expérience
- Expérience de travail en équipe appréciée, expérience en milieu associatif appréciée
Aptitudes transversales
- Fort intérêt pour la logistique et / ou une de ses composantes (informatique, environnement de travail)
- Motivation pour travailler dans une structure humanitaire.
- Appétence pour le support utilisateur
- Organisation et rigueur
- Bon relationnel et pédagogie
- Réactivité, adaptabilité, sens des priorités
- Bonnes connaissances du pack office
- Disponibilité, autonomie, proactivité, envie d’apprendre, curiosité, réactivité dans l’urgence
CONDITIONS PROPOSÉES
- Statut : Stage conventionné de 6 mois
- Date de prise de poste : Dès que possible
- Gratification : 3,90€/heure
- Avantages : 1 RTT par mois, prise en charge à hauteur de 60% des Tickets Restaurant et 50% du titre de transport
Merci de consulter la fiche de poste sur notre site pour tous les détails nécessaires.