Back Project Officer/Agent(e) de projet

-Job Description and Candidate Profile

Baastel is looking for two Project Officers for permanent positions based either in Canada (Gatineau) or Belgium (Brussels). The selected candidates will join the Corporate Development team which is responsible for developing proposals and responding to calls for tenders, as well as administrative management of consulting mandates. Ideal candidates will be able to manage several tasks simultaneously, with great attention to detail, in order to develop and maintain strong relationships with our partners and clients, and to win major contracts.

Please note that this position does not require international travel and that candidates will be required to hold a valid work permit in Canada or Belgium prior to being offered employment.

Responsibilities

Key responsibilities include:

Corporate Development

· Identification of opportunities for business around the world;

· Preparation of proposals in response to calls for proposals launched by potential clients;

· Recruitment of consultants and organization of consultancy teams;

· Budget preparation;

· Business development including building partnerships and markets;

· Analysis of results achieved and review of lessons learned and strategies.

Project Management

· Coordinate and monitor consultancy projects to ensure adherence to clients’ timelines and requirements;

· Act as focal point between clients and consultants for all administrative, contractual and budget issues;

· Support team leaders for the organization of field work and related logistics;

· Manage contractual processes with clients and consultants;

· Carry out budgetary control and coordinate invoicing processes in collaboration with the accounting division;

Information Management

· Update project databases and CVs;

· Ensure website updates;

· Ensure appropriate project information availability.

Required Skills:

· Master’s degree in management/administration or international development, or related field, with at least 3 years of relevant experience;

· Interest for and good understanding of international development;

· Excellent oral and written communication skills in English.

· Strong understanding of written and spoken French. Knowledge of Spanish is an asset;

· Good knowledge of office software; interest in social media (LinkedIn, website) an asset

Required Qualities:

· Prioritization and multitasking, works well under pressure;

· Good analysis and synthesis skills;

· Attention to detail and to quality;

· Ability to develop business relationships and foster collaboration;

· Ability with numbers and budgets;

· Excellent mediation, negotiation and problem-solving capabilities;

· Organization and ability to meet deadlines;

· Team spirit, leadership, energy and enthusiasm.

Description et profil du rôle d’agent(e) de projet

Baastel est à la recherche de deux agents de projet pour des emplois permanents basés soit au Canada (Gatineau) ou en Belgique (Bruxelles). Les candidats sélectionnés se joindront à l’équipe du Développement des affaires qui est responsable du développement des propositions et réponses à des appels d’offres, de la gestion administrative des mandats de consultation et du développement d’opportunités d’affaires. Les candidats idéaux pourront gérer plusieurs tâches simultanément, avec un grand souci du détail, afin de développer et maintenir des relations solides avec nos partenaires et clients, et de remporter des marchés d’exportation de services d’envergure.

Veuillez noter que ce poste ne comprend pas de missions sur le terrain et que les candidats devront détenir préalablement un permis de travail valide au Canada ou en Belgique.

Énumération et description des tâches

Les fonctions clés prévues pour le poste sont les suivantes :

Développement des affaires

· Préparation de propositions (offres de services) en réponse à des appels d’offres internationaux lancés par des clients potentiels ;

· Recrutement et sélection d’experts, formation d’équipes de projets ;

· Préparation de budgets prévisionnels ;

· Développement des affaires et recherche de nouveaux marchés et partenaires à l’international;

· Analyse des résultats obtenus et revue des leçons apprises et meilleures stratégies.

Gestion contractuelle

· Coordonner la planification et la mise en œuvre des projets de consultation ;

· Faire le suivi administratif des projets en fonction des échéances et exigences particulières des clients ;

· Agir comme point de contact entre les clients et consultants pour toute question administrative, contractuelle et budgétaire ;

· Appuyer les chefs d’équipes pour la logistique des missions et le bon déroulement des projets ;

· Gérer le processus contractuel avec les clients et consultants ;

· Effectuer le contrôle budgétaire et coordonner le processus de facturation avec la comptabilité.

Gestion de l’information

· Participation à l'entretien de la base de données (CVs, projets, etc.) ;

· Mise à jour des médias sociaux et du site web ;

· S’assurer de la bonne disponibilité des informations de projet.

Compétences requises :

· Master en gestion/administration/commerce international ou un domaine équivalent, avec une expérience pertinente d’au moins 3 ans ;

· Intérêt pour et bonne compréhension des enjeux du développement international ;

· Excellentes compétences en anglais et en français, la maîtrise de l’espagnol est un atout

· Bonne connaissance des outils informatiques (MS Office) ;

Qualités requises :

· Capacité d’établir des priorités, de gérer plusieurs tâches simultanément ;

· Bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;

· Souci du détail et de la qualité ;

· Capacité à développer des relations commerciales et susciter la collaboration ;

· Facilité avec le développement et le suivi budgétaire;

· Organisation et respect des échéances, capacité à travailler sous pression ;

· Esprit d’équipe et d’initiative, énergie et motivation.