Junior Procurement Specialist,
Colombia Transforma Program,
Ocaña, Colombia
Company Profile:
MSI, a Tetra Tech Company, is a US-based international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of institutional development, public sector management, governance and anti-corruption, and monitoring and evaluation (M&E). MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.
Project Summary:
The Colombia Transforma Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.
**Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.
Position Summary:
The Junior Procurement Specialist (JPS) is part of the procurement team of Colombia Transforma. The position will be based in Ocaña, Norte de Santander, under the supervision of the procurement specialist (PS). The JPS supports the PS in requesting quotes for purchases, completing the selection matrix, legal documents of suppliers, physical and electronic archiving, coordination of material deliveries to beneficiaries of the program, coordination of logistics under activities, preparation of documents for requests for advances and payments, in coordination with the PS. Oral and written communication skills are required, as well as software and file management experience, knowledge of procurement processes, and recruitment. The position is a fixed-term labor contract for one year.
Responsibilities:
Provide administrative support for logistics and procurement activities as requested by the program team or the PS and Procurement Manager (PM)
Support the Program Team (EP), in obtaining quotations during the structuring phase of the budgets for the Activities
Prepare and launch the Request for Proposals, receive the proposals and fill out the selection matrix
Document all the processes of request of quotation and to archive all the documents that support it, in electronic means in the folder of each Activity
Organize, scan and archive information related to purchases on Transforma server and administrative activities as needed
Conduct Verification in Lists (ATVs), suppliers and subcontractors
Coordinate with the GS, PS and GA Purchasing requests (ARM's)
Help maintain an up-to-date list of suppliers and subcontractors
Effectively serve as liaison between the Program Team (EP) the PS and the finance area team to provide the documentation needed to issue the payments related to the activities
Support the tracking of procurement processes to advance in accordance with the implementation plan of each activity
Attend field meetings and other meetings and provide note-taking support as requested
Support in the verification and delivery of materials and equipment to the beneficiaries under agreements in kind
Support coordination of activities that require logistics (events, workshops, transportation, food, lodging)
Assist with special projects and tasks in support of PS, EP and other members of the procurement team, as needed
Any other duty that the PS or PM may determine
Maintain absolute discretion and professionalism regarding all confidential matters related to the performance of their duties
Develop and maintain cordial, open professional relationships with other members of the field program team
Arrange travel at local or national level as required
Track the status of all executed and running processes
Qualifications:
Administration professional or current undergraduate studying business administration or other related discipline
Minimum of two years of experience working with procurements and / or administrative processes is required
Skills in using Excel and Word
Ability to keep in execution and control several processes and / or simultaneous activities
Experience working in remote and complex areas
Communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence
Disposition to follow instructions and procedures
Preferred English language skills, but not mandatory
Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com with Reasonable Accommodations in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.
Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.
MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.
Especialista Junior de Compras,
Programa Colombia Transforma,
Ocaña, Colombia
Perfil de la compañía:
MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI ha implementado proyectos en 90 países, como Jordania, Kenia, Indonesia, Siria, Pakistán, Afganistán, Ucrania, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.
Resumen del Proyecto:
El Programa Colombia Transforma tiene como objetivo promover la obligación inicial de implementación de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rápida y flexible para lograr ganancias rápidas; poner en marcha la implementación de la paz en la geografía de seguridad nacional más crítica de acuerdo con la priorización realizada por GOC; y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a tres niveles de gobierno.
**Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo.
Objeto del Contrato:
El cargo Especialista Jr. De Compras (JPS) por su abreviatura en inglés es parte del equipo de gestión de adquisiciones de Colombia Transforma. La posición está basada en Ocaña, Norte de Santander, bajo la supervisión del Especialista en Adquisiciones (PS, por su abreviatura en inglés). El JPS apoya al PS, en la solicitud de cotizaciones para compras, matriz de selección, documentos legales de proveedores, archivo físico y electrónico, coordinación de entregas de materiales a beneficiarios del programa, coordinación de logística bajo actividades, elaboración de documentos para solicitudes de anticipos y pagos, en coordinación con los especialistas de adquisiciones (PS). Se requieren cualidades de comunicación orales y escritas, así como un manejo de software y archivos, conocimientos de procesos de compras y contratación. Contrato laboral a término fijo inicialmente por un año.
Responsabilidades:
Brindar apoyo administrativo para actividades logísticas y de adquisiciones, según lo solicitado por el equipo del programa o por los PS y el Gerente Adquisiciones (PM por sus siglas en inglés)
Apoyar al Equipo Programático (EP), en la obtención de cotizaciones durante la fase de estructuración de los presupuestos para las Actividades
Preparar y lanzar las Solicitud de cotizaciones, recibir las propuestas y diligenciar la matriz de selección
Documentar todos los procesos de solicitudes de cotización y archivar todos los documentos que lo soportan, en medios electrónicos en la carpeta de cada Actividad
Organizar, escanear y archivar la información relacionada con las compras en el servidor Transforma y las actividades administrativas según sea necesario
Realizar la verificación en listas (ATV por sus siglas en inglés), de los proveedores y subcontratistas
Coordinar con el GS, PS y GA las solicitudes de Compras (ARM´s por sus siglas en inglés)
Ayudar a mantener una lista actualizada de los proveedores y subcontratistas
Servir de manera efectiva como enlace entre el Equipo Programático (EP) el PS y el equipo del área de finanzas para proporcionar la documentación necesaria para emitir los pagos relacionados con las actividades
Apoyar el rastreo de los procesos de compras para que avancen de acuerdo con el plan implementación de cada actividad
Asistir a reuniones de campo y demás reuniones y prestar apoyo en la toma de notas según se solicite
Apoyar en la verificación y entrega de materiales y equipos a los beneficiarios bajo convenios en especie
Apoyar en la coordinación de actividades que requiera logística (eventos, talleres, transporte, alimentación, hospedaje)
Ayudar con proyectos especiales y tareas en apoyo del PS, el EP y otros miembros del equipo de compras, según sea necesario
Cualquier otro deber que podrá determinar el PS o PM
Mantener absoluta discreción y profesionalismo respecto de todos los asuntos confidenciales, relacionados con el desempeño de sus funciones
Desarrollar y mantener relaciones cordiales, abiertas profesionales con los otros miembros del equipo del programa de campo
Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido
Hacer seguimiento del estado de todos los procesos ejecutados y en ejecución
Competencias:
Profesional o estudiante en administración u otra disciplina relacionada
Mínimo de años de experiencia trabajando con procesos de compras y / o administrativos es requerido
Habilidades en el manejo de Excel y Word
Capacidad para mantener en ejecución y controlar varios procesos y / o actividades simultáneas
Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas
Se requieren habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, y c) adaptación al cambio e inteligencia emocional
Disposición a seguir instrucciones y procedimientos
Habilidades en el idioma inglés preferido, pero no obligatorio
Adaptaciones para personal discapacitado: MSI se dedica a contratar una fuerza laboral inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de selección, envíe un correo electrónico a MSI.Dept.HRRecruiting@tetratechinc.onmicrosoft.com con "Adaptaciones razonables" en el título. Nuestro equipo de reclutamiento espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables para los candidatos en estado de discapacidad.
Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista.
PI124082016
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