Renforcement du Système de suivi et évaluation de
Médecins du Monde Canada en Haïti
I. Contexte

i. Origine de la demande
Médecins du Monde Canada (MdM Canada) est présent en Haïti depuis 1996. En tant qu’organisation non-gouvernementale ayant pour mission de promouvoir et rendre effectif tant l’accès aux soins de santé que la reconnaissance des droits à la santé pour toutes et tous, elle y œuvre en appui aux autorités sanitaires (communales, départementales, nationales) et aux acteurs de la société civile, dans les secteurs de l’accès aux soins de santé primaire, l’accès aux soins de santé sexuelle et reproductive et de santé maternelle et infantile, du renforcement des capacités locales, et de la réponse aux urgences humanitaires, incluant la pandémie de COVID-19.
MdM Canada a reçu récemment un financement supplémentaire orientée sur la lutte contre la COVID-19 qui s’adressera principalement au Département des Nippes et à Cité Soleil (Ouest). MdM Canada souhaite renforcer son système de suivi et évaluation (S&E) afin qu’il
puisse bien intégrer les indicateurs de ce nouveau projet et que ce système s’harmonise bien avec les autres besoins en S&E de MdM Canada en Haïti. Ce renforcement permettra de mieux contrôler les projets, de prendre des décisions éclairées et d’améliorer la reddition
de compte auprès des bénéficiaires, des institutions, des autorités locales et de bailleurs de fonds.

ii. Brève présentation des projets

MdM Canada met actuellement en œuvre 5 projets en Haïti et pourrait voir son portfolio augmenter en lien avec la lutte contre la COVID-19.
• Projet COVID-19 – OFDA/USAID: MdM Canada vient de signer un accord, à travers son chapitre américain MdM USA et en partenariat avec MdM Suisse, pour réaliser des activités de lutte contre la COVID-19 dans les départements des Nippes, et de l’Ouest (Cité Soleil). Son partenaire MdM Suisse sera dans le département de l’Ouest (Martissant, Grand Goave). MdM Canada agit en coordonnateur sur le terrain.

Ce projet débute le 20 juillet 2020 et se termine le 19 janvier 2021.
• Projet SMNE: Mis en œuvre dans trois départements du pays (le Nord-Ouest, l’Artibonite et l’Ouest), ensemble avec MdM Espagne (pour l’Artibonite), le Projet Santé djanm pou manman ak timoun ou Projet SMNE vise ultimement à contribuer à la réduction de la mortalité maternelle et infantile, en améliorant la prestation des services de santé
essentiels ainsi que leur utilisation, et en augmentant le taux de consommation d’aliments nutritifs et de suppléments alimentaires par les mères, les femmes enceintes, les nouveau-nés et les enfants de moins de cinq ans. Ce projet est financé par Affaires mondiales Canada (AMC), et est mis en œuvre en partenariat avec MdM Espagne et les
Directions Départementales Sanitaires (DDS). En juillet 2020, une extension (12 mois) a été signée avec AMC afin d’étendre le projet en y incluant un volet de réponse à la COVID-19.

• FORSNUT: Le projet « RenFORcement du Système de Santé et des acteurs du NordOuest face à la malNUTrition » (FORSNUT), est mené conjointement par Initiative Développement (ID), chef de file, en partenariat avec MdM Canada, dans les 10 communes du Nord-Ouest. Ce projet (bénéficiant de financements de l’Union Européenne - UE) couvre la période 2019 à début 2022. Il vise à contribuer à la réduction
du taux de prévalence de la malnutrition globale des enfants de moins de 5 ans et des femmes en âge de procréer dans le département du Nord-Ouest. Plus spécifiquement, il a pour objectif de renforcer la résilience du système de santé et des acteurs du NordOuest face à la malnutrition. La dimension d’accompagnement des acteurs est
importante : il s’inscrit dans les dynamiques locales, et fait la promotion du rapprochement et de la collaboration entre les acteurs, et leurs responsabilités. Il se déroule tant au niveau local, que départemental et central.
• Projet SSR : Le projet Santé sexuelle et reproductive est financé par la Coopération belge et se termine en août 2020. Il se déroule dans les départements des Nippes et du Nord-Ouest.
• Projet SSR/PQDI : Ce projet est financé par le Programme québécois de Développement international du Ministère québécois des Relations Internationales. Il se déroule dans le département des Nippes et prend fin en août 2020.

II. Objectifs et public visé

i. Objectifs
L’objectif général de la consultation est de systématiser le suivi et l’évaluation de la mission pour permettre à l’équipe un meilleur suivi des activités liées au dernier financement COVID-19 et que ce suivi s’intègre et renforce l’ensemble du suivi des autres projets. Cela devrait
permettre également de comparer les projets entre eux et de mettre en place des systèmes d’alerte.

Plus spécifiquement, les objectifs visés sont de:
a) Réaliser un diagnostic S&E complet du système de suivi et d’évaluation actuellement utilisé par MdM Canada en Haïti;
b) Développer un outil S&E ou améliorer le système existant permettant de systématiser le suivi et l’évaluation de MdM Canada en Haiti et d’avoir un outil facilement utilisable par tous sur base du diagnostic S&E et des recommandations émises;
c) Former les équipes sur l’utilisation de cet outil S&E.

ii. Public visé
Le produit de cette consultation sera uniquement destiné aux équipes de MdM Canada en Haïti et au siège.

III. Approche méthodologique

Cette consultation aboutira à:
a) Un rapport de diagnostic S&E (incluant un sommaire exécutif) qui inclura des recommandations adaptées au contexte du pays et de la façon de travailler de MdM Canada et alignées sur l’intégration des indicateurs COVID-19 et ceux des projets en cours et à venir.
b) Un cahier des charges permettant de décrire l’outil S&E qui sera développé ou amélioré, qui permettra de comparer les projets entre eux et par institution, de faciliter pour tous l’utilisation des données et leur analyse et qui intègrera des alertes automatisées pour prévenir en cas de données « atypiques »
c) Une formation sur l’utilisation de l’outil S&E et un guide d’utilisation.
La consultance se fera en deux phases:

Le diagnostic S&E
Le développement du nouvel outil S&E (ou la révision de l’outil S&E selon le diagnostic) Pour ce faire le.la consultant.e devra proposer un document de démarrage qui détaillera la méthodologie, et un plan de travail ainsi qu’un calendrier pour avis et validation par le Comité pilotage de la consultation avant le démarrage du diagnostic S&E.
Le développement de la méthodologie s’appuiera sur les présents termes de référence, sur les documents clés présentés ci-dessous qui seront partagés avec la consultante ou le consultant retenu.

iii. Documents clés
Le.la consultant.e devra prendre connaissance d’un certain nombre de documents, dont au minimum :
a) Les documents de proposition des projets,
b) Les plans de suivi/évaluation des projets,
c) Les cadres logiques ou modèles logique des projets et cadres de mesure de rendement
des projets,
d) Les rapports d’évaluation des projets
e) Le Monitool
f) Les bases de données actuellement utilisées.
iv. Personnes / Institutions clés
En Haïti: Coordinateur Général; Coordinateur Technique (en recrutement); Cheffe de projet FOSNUT; Coordinateur Ouest; Chargé de MEAL Sièges MdM Canada: Gestionnaire des projets internationaux

IV. Productions attendues

Phase 1:
i. Document de démarrage
Le document de démarrage de la consultation sera développé par le.la consultant.e et sera soumis au Comité de pilotage en amont de la phase terrain (diagnostic S&E) pour commentaires et validation. Ce document présentera une proposition de méthodologie détaillée et un plan de travail, un calendrier prévisionnel précis de la phase terrain et le
budget nécessaire en termes de frais d’activités pour la mise en place du Système de S&E.

ii. Réalisation du diagnostic et Résultats préliminaires/recommandations
Le.la consultant.e réalisera le diagnostic S&E selon la méthodologie établie dans son document de démarrage. À la fin du diagnostic S&E, le.la consultant.e préparera une présentation des points forts, points faibles du système actuel et les recommandations qui se dégagent avant l’étape de modification et d’amélioration du Système S&E actuel. Ce rapport devra également détailler la proposition d’outil S&E proposé, les phases de développement de cet outil incluant les phases de test. Elle sera discutée lors d’une rencontre/discussion avec le Comité pilotage.

Phase 2:
iii. Développement et remise de l’outil S&E
Le.la consultant.e procédera au développement de l’outil S&E. Une version provisoire de l’outil S&E sera remise au Coordinateur Général en Haïti. Le Comité de pilotage disposera d’un mois à partir de sa réception pour émettre des commentaires et avis.
La version finale de l’outil S&E devra intégrer les commentaires / remarques / discussions / échanges / recommandations issus de l’utilisation de la version provisoire.

iv. Formation
Le.la consultant se rendra sur place au bureau de MdMC pour former les équipes sur l’utilisation de l’outil S&E et ce, tout en respectant les règles de protection nécessaires liées à la COVID-19. Il.elle produira également un guide d’utilisation qui sera remis au Comité de Pilotage.

V. Organisation de la mission de consultation

i. Chronogramme envisagé
La mission de consultation devrait avoir lieu entre août et octobre 2020, d’une durée maximale de 40 jours. La phase de terrain inclura un travail sur Port-au-Prince et potentiellement et si nécessaire, des déplacements dans les zones d’intervention du projet.

Phase 1:

Phase de préparation (revue des documents, briefings, rapport préliminaire, rencontre avec comité pilotage) : septembre 2020
Phase d’analyse (diagnostic S&E) : septembre 2020
Rapport d’analyse et proposition d’outil S&E : octobre 2020

Phase 2:
Phase de développement (outil S&E version préliminaire puis finale) : octobre 2020

Phase de formation (formation des équipes) : octobre 2020
Le chronogramme provisoire est susceptible d’être modifié à tout moment en fonction de l’évolution du contexte, notamment de la sécurité.
ii. Pilotage et reportage / Points d’étape
Le Comité de pilotage est chargé de recruter le.la consultant.e, d’encadrer la mission de consultation, de commenter et valider les productions délivrées en français, de contribuer à la formation continue des équipes sur l’outil S&E et de contribuer activement à l’utilisation de
l’outil S&E développé.
Une rencontre (en personne et/ou vidéoconférence) sera organisée par le Comité de pilotage avec le.la consultant.e après réception du diagnostic S&E. Lors de cette rencontre, seront déterminées les modalités du développement de l’outil S&E et de la formation des
équipes à son utilisation (cahier des charges).

iii. Organisation logistique et administrative
a. Équipement
Le.la consultant.e ou le consultant devra fournir le matériel nécessaire à la réalisation de la consultation (ordinateurs, enregistreurs, etc.). Il.elle aura accès à un espace de travail et de rencontres pour les entrevues, présentations des résultats et formation aux bureaux de MdM Canada. Un projecteur sera fourni par MdM Canada pour la présentation du diagnostic et de l’outil S&E.
b. Moyens de communication
Le.la consultant.e pourra bénéficier de la connexion Internet dans les bureaux de MdM Canada. Les coûts de téléphone ou tout frais de communication associée devront être présentés dans le budget fourni en réponse à cette offre.
c. Déplacements / Hébergement
Un véhicule avec chauffeur sera mis à disposition du.de la consultant.e pour les déplacements dans le cadre de la mission de consultation.
L’hébergement lors des déplacements (au besoin) est à la charge du.de la consultant.e et devra être prévu dans son budget. MdM Canada validera en amont la localisation de l’hébergement en Haïti afin de s’assurer qu’elle remplit les conditions de sécurité. Les déplacements internationaux éventuels, vers/en partance de Haïti restent la responsabilité du.de la consultant.e en termes de réservation, et les coûts devront être ventilés dans le budget fourni par le.la consultant.e.
d. Formalités administratives
L’ensemble des formalités administratives sont à la charge du.de la consultant.e. MdM Canada pourra produire tous les documents nécessaires à ces démarches sur demande.
e. Sécurité
Le.la consultant.e devra suivre les règles de sécurité de MdM Canada en Haïti lors de la phase terrain. Un briefing sécurité complet sera fait avant le démarrage de la phase terrain.

VI. Budget

L’enveloppe budgétaire totale (pour les deux phases) disponible est de 22 600 CAN. Le.la consultant.e doit soumettre un budget détaillé suivant le modèle fourni en annexe 1 en indiquant les sous-totaux pour chaque phase.
La phase 2 de la consultation est conditionnelle à l’obtention d’un financement supplémentaire. La consultation pourrait se limiter à la phase 1 en cas de non-obtention de ce financement.

VII. Compétences requises pour mener la mission Il est requis du.de la consultant.e:

• Une maîtrise et une expérience démontrée d’au moins 4 ans en matière d’évaluation de projet de santé et de leurs méthodologies;
• Une solide expérience en diagnostic S&E et en développement d’outil S&E;
• Une expérience professionnelle en Haïti, un atout;
• Une bonne connaissance des systèmes de santé en Haïti;
• Bonnes capacités organisationnelles y compris la capacité à fournir les livrables dans les délais impartis;
• Bon jugement, leadership, autonomie;
• Un esprit d’analyse et de synthèse
• Une maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, une maîtrise du créole haïtien parlé est un atout important.

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