Le Bureau du Coordonnateur Résident en Haiti procède au recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) basé(e) à Port au Prince. Sous la direction directe et la supervision de la Cheffe du Bureau du Coordonnateur Résident des Nations unies, et en coordination avec l’Assistante Exécutive du Coordinateur Résident, l’Assistant(e) Administratif(ve) donne l’appui au Bureau du Coordonnateur résident dans les domaines suivants
- l’organisation des réunions inter-agences ;
- la gestion des processus d’achat et du budget ;
- la gestion des questions des ressources humaines ;
- la gestion du matériel du bureau ;
- la communication officielle ;
- la maintenance des procédures de protocole.
L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies, en particulière avec le PNUD, et avec la mission (BINUH) et les autorités nationales afin d’assurer un flux d'informations efficace et un suivi adéquat.
- Assurer le secrétariat du Bureau du Coordonnateur résident ;
- Maintenir à jour des listes des groupes inter-agences ;
- Préparer des réunions inter-agences (invitations, etc.) ;
- Effectuer des tâches administratives telles que l'introduction de demandes de marchés publics, etc. via le portail de services IRIS.
- Fournir des mises à jour du budget du RCO, y compris sur les contributions et les dépenses entrantes ;
- Traiter les demandes de remboursement des autres dépenses et de la petite caisse ;
- Assurer la liaison avec le PNUD ou les agences fournissant des services opérationnels au RCO - sur les contrats de fournisseurs/ subventions, les achats, les paiements, etc.
- Préparer et maintenir à jour une liste du matériel du bureau ;
- Préparer et faire le suivi des notes verbales ;
- Préparer les voyages, la documentation (préparer les autorisations de voyage, visas) pour le nouveau personnel arrivant ;
- Effectuer les demandes de paiement des R&R du personnel international à travers Iris et assurer le suivi du paiement. ;
- Assumer d'autres tâches selon les instructions de la Cheffe du Bureau de Coordonnateur résident et/ou du Coordonnateur Résident des Nations Unies
- Fait preuve d’intégrité et agit conformément aux valeurs et à l’éthique des Nations Unies
- Fait preuve de leadership, guide son travail avec efficacité, se concentre sur l'impact et le résultat pour le client
- Fait preuve de jugement politique et diplomatique, d’impartialité et de discrétion et répond positivement aux opinions critiques
- Fait preuve de créativité et d'innovation
- Sait travailler de façon indépendante, pragmatique, sous forte pression et gérer les frustrations du travail
- Démontre d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite
- Etablit des rapports solides avec les clients et les acteurs externes
- Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité face aux différences entre individus (sexe, âge, religion, etc.)
- Démontre sa capacité à travailler en équipe.
- Fait preuve de planification et d’organisation dans son travail.
Compétences opérationnelles et Techniques :
- Solide capacité d’analyse et de synthèse des situations et habilités à trouver des solutions
- Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats
- Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
- Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués
- Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire
- Capacité à planifier, prioriser et à organiser les tâches
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels courants et autres applications informatiques, connaissance du système IRIS (un atout)
- Bonne connaissance des règles et règlements
- Connaissance des notions de genre
Formation :
Etudes secondaires avec un diplôme en secrétariat, administration, gestion, comptabilité ou tout autre domaine équivalent
Expérience :
- Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle spécifique dans le domaine du secrétariat et de l’administration ou du Programme ;
- Expérience de rédaction en rédaction de courriels officiels, et suivi du protocole souhaitable ;
- Expérience en planification d’agenda complexe souhaitable ;
- Expérience en rédaction de compte rendu, maintien de registres, inventaires, base de données ;
- Expérience en organisation de visites officielles et rencontres de haut niveau ;
- Connaissance en procurement ;
- Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données ;
Langue : Français - Anglais, souhaitable
A compétences égales, les candidatures féminines seront favorisées.
Important applicant information
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Workforce diversity
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