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Job type: Full-time, 35 hours/week (5 days/week)
Location: Montreal - hybrid
Salary: $45,000 - $60,000
Duration: Permanent contract with start date of April 7, 2026
Bilingualism: French and English, Spanish an asset
Summary of duties:
Under the supervision of the Executive Director, the Administrative Coordinator manages HI Canada's internal operations. This cross-functional role supports the Executive Director and is responsible for coordinating the organization's administrativ , financial, logistical, and HR activities. This role is important for establishing and maintaining relationships with suppliers, partners, and donors. The position requires strong organizational and multisectoral coordination skills, as well as an excellent sense of prioritization within a humanitarian organization and a dynamic team.
Main responsibilities:
1. Assistant to the Executive Director
\u2022 Organize internal and external meetings: logistics, agenda, documentation, minutes;
\u2022 Participate in annual planning, the organization of strategic events, and special projects;
\u2022 Prepare, proofread, and format various documents (presentations, reports, correspondence). \u2022 Follow up on management decisions, deadlines, deliverables, and priorities.
2. Support governance and the Board of Directors
\u2022 Plan board of directors, committee, and annual general meeting meetings;
\u2022 Prepare notices of meetings, agendas, board files, and required strategic documents;
\u2022 Follow up on board decisions and deadlines and update the director registry, governance calendars, and organizational policies.
3. Administration and finance
\u2022 Contribute to budget monitoring, including operating budget management;
\u2022 Collaborate with accounting, manage service providers (contracts, payments, invoices), and coordinate with banking institutions (bank reconciliations);
\u2022 Support for audits, calls for tenders, and regulatory compliance;
\u2022 Coordination of IT service providers, management of equipment and user accounts.
4. Human resources and payroll
\u2022 Recruitment support (posting, emails, logistics);
\u2022 Coordinating the integration of new employees and administrative follow-up;
\u2022 Management of payroll service providers (leave, benefits, and tax returns);
\u2022 Preparation of contracts, background checks, and enforcement of HR policies
Fran\u00e7ais :
Type d\u2019emploi : Temps plein 35h / semaine (5 jours / semaine)
Emplacement : Montr\u00e9al - hybride
Salaire : 45 000$ - 60 000$
Dur\u00e9e : Contrat permanent avec date d\u2019entr\u00e9e en fonction le 7 avril 2026
Bilinguisme : fran\u00e7ais et anglais, espagnol un atout
R\u00e9sum\u00e9 des fonctions :
Sous la supervision de la Directrice g\u00e9n\u00e9rale, le ou la coordonnateur\u00b7trice administrati\u00b7ve assure la gestion des op\u00e9rations internes de HI Canada. Ce r\u00f4le transversal appuie la Directrice g\u00e9n\u00e9rale, et est responsable de la coordination administrative, financi\u00e8re, logistique et des RH de l'organisation. Ce r\u00f4le est important pour l\u2019\u00e9tablissement et le maintien des relations avec les fournisseurs, partenaires et donateurs. Le poste exige une forte capacit\u00e9 d\u2019organisation, de coordination multisectorielle, ainsi qu\u2019un excellent sens des priorit\u00e9s dans une organisation humanitaire et au sein d\u2019une \u00e9quipe dynamique.
Principales responsabilit\u00e9s :
1. Adjoint.e \u00e0 la Directrice g\u00e9n\u00e9rale
\u2022 Organiser les r\u00e9unions internes et externes : logistique, ordre du jour, documentation, comptes rendus;
\u2022 Participer \u00e0 la planification annuelle, \u00e0 l\u2019organisation d\u2019\u00e9v\u00e9nements strat\u00e9giques et aux projets sp\u00e9ciaux;
\u2022 Pr\u00e9parer, corriger et mettre en forme divers documents (pr\u00e9sentations, rapports, correspondances);
\u2022 Assurer le suivi des d\u00e9cisions, \u00e9ch\u00e9ances, livrables et priorit\u00e9s de la direction.
2. Soutien \u00e0 la gouvernance et au conseil d\u2019administration
\u2022 Planifier les r\u00e9unions du conseil d\u2019administration, des comit\u00e9s et de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle;
\u2022 Pr\u00e9parer les avis de convocation, ordres du jour, dossiers du CA et documents strat\u00e9giques requis;
\u2022 Assurer le suivi des d\u00e9cisions et \u00e9ch\u00e9ances du conseil et mettre \u00e0 jour le registre des administrateurs, les calendriers de gouvernance et les politiques organisationnelles.
3. Administration et finances
\u2022 Contribuer au suivi budg\u00e9taire, notamment la gestion du budget du fonctionnement;
\u2022 Collaborer avec la comptabilit\u00e9, g\u00e9rer les prestataires (contrats, paiements, factures) et coordonner avec les institutions bancaires (conciliations bancaires);
\u2022 Appui aux audits, appels d\u2019offres et conformit\u00e9 r\u00e9glementaire;
\u2022 Coordination des prestataires TI, la gestion des \u00e9quipements et des comptes utilisateurs.
4. Ressources humaines et paie
\u2022 Soutien au recrutement (affichage, courriels, logistique);
\u2022 Coordonner l\u2019int\u00e9gration de nouveaux employ\u00e9s et suivi administratif \u2022 Gestion des prestataires pour le traitement de la paie (cong\u00e9s, avantages sociaux et d\u00e9clarations fiscales);
\u2022 Pr\u00e9paration des contrats, v\u00e9rifications d\u2019ant\u00e9c\u00e9dents et application des politiques RH.
Requirements
Required profile:
Education: Bachelor's degree or equivalent experience (administration, finance, communications, HR, payroll, logistics).
Experience: Administrative coordination, HR/finance management, fundraising, and event planning Technical skills: Payroll, fluency in French and English (written/spoken), Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), collaborative tools (OneDrive), CRM, and databases.
Assets: Experience in the humanitarian, international cooperation, or philanthropic sector.
Fran\u00e7ais :
Profil recherch\u00e9 :
Formation : Baccalaur\u00e9at ou exp\u00e9rience \u00e9quivalente (administration, finances, communications, RH, paie, logistique).
Exp\u00e9rience : Coordination administrative, gestion RH / finance, collecte de fonds et organisation d\u2019\u00e9v\u00e9nements.
Comp\u00e9tences Techniques : Paie, ma\u00eetrise du fran\u00e7ais et de l\u2019anglais (\u00e9crit/oral), Suite Office (Word, Excel, PowerPoint), outils collaboratifs (OneDrive), CRM et bases de donn\u00e9es.
Atouts : Exp\u00e9rience dans le milieu humanitaire, coop\u00e9ration internationale, ou philanthropique.
Benefits
TO APPLY
All applications and requests for information will be treated with the strictest confidentiality. Please send your resume and cover letter by March 8, 2026, to the following email address: jobs@canada.hi.org
We value diversity and encourage women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and people with disabilities to apply.
We thank you for your interest in the position, but only those selected for an interview will be contacted.
FOR MORE INFORMATION
Humanity & Inclusion Canada: https://hi-canada.org/
Humanity & Inclusion (Federation): https://hi.org
Fran\u00e7ais :
POUR POSTULER
Toutes les candidatures et demandes d\u2019information seront trait\u00e9es dans la plus stricte confidentialit\u00e9. Veuillez envoyer votre curriculum vitae et une lettre d\u2019int\u00e9r\u00eat avant le 8 mars 2026 \u00e0 l\u2019adresse \u00e9lectronique suivante : jobs@canada.hi.org
Consid\u00e9rant la diversit\u00e9 comme une v\u00e9ritable richesse, nous invitons les femmes, les personnes autochtones, les minorit\u00e9s visibles, les minorit\u00e9s ethniques et les personnes en situation de handicap \u00e0 soumettre leur candidature.
Nous vous remercions de votre int\u00e9r\u00eat pour le poste, mais seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contact\u00e9s.
POUR PLUS D\u2019INFORMATIONS
Humanit\u00e9 & Inclusion Canada : https://hi-canada.org/
Humanit\u00e9 & Inclusion (F\u00e9d\u00e9ration) : https://hi.org