El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es la agencia líder de las Naciones Unidas que trabaja en 170 países y territorios para erradicar la pobreza, reducir las desigualdades y fomentar la resiliencia. Además, es la agencia que encabeza los esfuerzos para la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). El PNUD México, a través de la Unidad de Gobernanza efectiva y Democracia, realiza actividades enfocadas al combate de la corrupción, el fortalecimiento de la toma de decisiones participativas e inclusivas, la promoción de la integridad en el quehacer público y privado y la adopción de controles para la reducción de riesgos de corrupción. Esto, desde un enfoque institucional, preventivo, de corresponsabilidad y asociado al concepto de desarrollo humano.
Actualmente, la Unidad tiene dentro de su cartera proyectos enfocados a fortalecer la integridad y reducir los riesgos de corrupción en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) y apoyar a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) a implementar los aspectos democráticos de la reforma laboral del 2019.
En 2018, el Infonavit inició un proceso de fortalecimiento a su Código de Ética y a su marco de compras, fundamentado en un diagnóstico interno que considera el carácter único del instituto dentro de la Administración Pública Federal. Este nuevo Código refuerza las obligaciones del Instituto en materia de derechos humanos, combate a prácticas de discriminación, hostigamiento, acoso, corrupción, regulación del contacto con externos, y establecimiento de un programa de alertadores internos (programa de beneficio). Con base en este nuevo Código de Ética, el objetivo del proyecto es fortalecer la integridad, ética, igualdad e inclusión y reducir la incidencia de corrupción, a través del apoyo a la implementación de las normativas institucionales del Infonavit. Se espera que con el apoyo del PNUD a sus contrapartes en el Infonavit para traducir su Código de Ética en estrategias y acciones concretas, el Instituto se posicionará como un referente de ética e integridad institucional en el sector, fortaleciendo el cumplimiento de su mandato de apoyar al cumplimiento del derecho a una vivienda digna.
La reforma laboral publicada en mayo de 2019 hace un fuerte énfasis en la democracia sindical y en el acceso a la justicia laboral, abriendo nuevos espacios de participación e inclusión. La consolidación de este tipo de espacios es una prioridad para el PNUD, en línea con las metas del ODS 16 que llaman a garantizar la adopción en todos los niveles de decisiones inclusivas, participativas y representativas y el acceso a la justicia para todos. El objetivo general del proyecto es fortalecer las capacidades de los actores participantes en los nuevos procesos democráticos creados por la reforma laboral, en cercana coordinación con la STPS y actores de la cooperación internacional. El resultado esperado es que la democracia sindical se consolide como un espacio de participación sustantiva e inclusiva, que sume a la cultura democrática del país.
El/La administrador/a del proyecto estará bajo la supervisión directa de la Coordinación de los proyectos a los que está adscrito/a y trabajará en estrecha colaboración con la Unidad de Gobernanza efectiva y Democracia. El/La administrador/a del proyecto deberá mantener una comunicación permanente y asertiva con otras personas integrantes del PNUD, el Infonavit, la STPS y otros socios de los proyectos, a fin de asegurar su implementación exitosa.
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Bajo la supervisión de la Coordinación de los proyectos, organizar, planear, supervisar, controlar y mantener las funciones administrativas y financieras de los proyectos con la finalidad de obtener una operación oportuna, eficiente, transparente y orientada a resultados.
2
Implementar mecanismos administrativos y financieros para asegurar el manejo imparcial y acertado de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD.
3
Bajo la guía del Área Administrativa del PNUD, llevar el control de los recursos asignados para asegurar que todo lo presupuestado cumpla con los lineamientos establecidos dentro de los documentos de proyecto.
4
Predisponer y mantener al día y en orden un archivo físico y electrónico con toda la documentación e información relativa a los proyectos, incluyendo la financiera y presupuestal, que cumpla con los estándares de calidad y oportunidad, con particular énfasis en la que pueda ser requerida para auditorías.
5
Dar seguimiento y apoyar en la generación de los informes administrativos, técnicos, financieros y presupuestales de los proyectos del área requeridos por los donantes y por el PNUD.
6
Apoyar en la redacción de términos de referencia, evaluación y selección de propuestas de consultoría, dar seguimiento a la elaboración de contratos, cumplimiento del calendario de trabajo y realización de pagos.
7
Apoyar con información estratégica a la Coordinación de los proyectos para la definición de objetivos y necesidades para la implementación del proyecto, brindar apoyo en la elaboración de documentos sustantivos tales como reportes y notas conceptuales y de comunicación.
8
Asistir en la organización de eventos, contratación de proveedores, solicitudes de vuelos, elaboración de autorizaciones, solicitudes de viáticos, security clearance, informes de misión, reclamos de viáticos y otros temas logísticos que requieran los proyectos
9
Establecer una estrecha vinculación entre el PNUD, el Infonavit, la STPS, el BID y las organizaciones vinculadas a los proyectos para su debido seguimiento y apoyar en el diseño e implementación de estrategias para comunicar los avances del proyecto.
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Participar en las actividades de capacitación impartidas por el PNUD a las que sea convocado/a y acreditar las evaluaciones y cursos a los que haya lugar para garantizar el dominio de los temas y normativas en la implementación del programa.
1
Elaborar, registrar y actualizar expedientes
2
Control y seguimiento de pagos
3
Supervisar de hoja de firmas autorizadas para trámites financieros
4
Apoyar en la integración de los informes mensuales, trimestrales, anuales y de cierre del proyecto
5
Elaborar y entregar oportunamente las revisiones al presupuesto sobre la base en los planes de trabajo, de contrataciones y de adquisiciones
6
Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención
7
Definir y elaborar contratos, enmiendas y finiquitos de los/las consultores/as que participan en los proyectos, así como acuerdos establecidos con OSC
8
Apoyar en la organización y logística de eventos
9
Llevar el control de las adquisiciones de compra de equipo, insumos y papelería
10
Llevar control sobre gastos de viajes
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Llevar un control de los recursos por cada donante/financiador que lo requiera, según los requisitos acordados con el mismo
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Llevar el control de los recursos asignados de una manera imparcial, oportuna y transparente
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Conciliar los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez de los proyectos
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Preparar, elaborar y entregar oportunamente los informes financieros al PNUD, asegurándose de que los gastos están contemplados dentro del Plan Anual de Trabajo y del de Adquisiciones, respetando los conceptos y montos autorizados en el presupuesto debidamente respaldados, documentados, transparentes y que cumplan con las normas y procedimientos vigentes de PNUD
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Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa como solicitudes de pago, recibos de honorarios/facturas, carta de aceptación de pago, entregables del proyecto – en particular (pero no limitadamente a) los documentos requeridos por el PNUD
16
Tramitar y controlar los suministros necesarios al equipo para el buen funcionamiento del programa
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Coordinar con los/las auditores/as asignados los procesos y lineamientos a seguir para proporcionales toda la información requerida
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Brindar apoyo en la organización de actividades, información, eventos y logística general dentro del marco de los proyectos
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Apoyo en actividades administrativas varias que apoyen la ejecución del área
20
Dar seguimiento a los comprobantes contables de los gastos de oficina, talleres y viáticos
21
Elaborar solicitudes de pago y reembolsos de gastos a través del sistema contable
22
Atender las solicitudes de contratación para eventos, talleres y reuniones
23
Mantener contacto con proveedores y comprar material de oficina
24
Elaborar términos de referencia para la contratación de consultoría para los proyectos
Competencias esenciales
Nivel Requerido
Liderazgo
2 – Identifica oportunidades y retos y recomienda alternativas.
Innovación
2 – Capacidad de análisis y recomendaciones.
Gestión de personal
2 – Encuentra oportunidades para aprender y compartir conocimiento.
Comunicación
2 – Escucha activa para el desarrollo de una voz profesional.
Enfoque en resultados
3 – Capacidad de adaptación e implementación para el logro de resultados.
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