Back Admini Finance Ass, Malabo, Equatorial Guinea

  • Added Date: Monday, 18 January 2021
  • Deadline Date: Sunday, 18 April 2021
 

Job ID: 34753

Practice Area - Job Family: Crisis Prevention and Recovery - MANAGEMENT

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 25/01/2021

Duty Station: Malabo, Equatorial Guinea

Education & Work Experience: C-HS Graduate or Equivalent - 3 year(s) experience

Languages: Spanish

English, French

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 12 Months

Background

Según el Instituto Nacional de Estadística de Guinea Ecuatorial (INEGE), debido al COVID-19, el crecimiento del PIB real del país caería de 5,8% este año. Además, según la evaluación macroeconómica de la ONU sobre los impactos del COVID-19 en el país, el impacto económico de la pandemia ha afectado negativamente al sector privado, particularmente a las MIPYMES. Finalmente, una evaluación remota del PNUD sobre el Business Continuity y la Tecnología e información hizo recomendaciones críticas sobre la Estrategia Digital Nacional, el desarrollo del Business Continuity Plan (BCP) y la conectividad general en el país.

Con base en lo anterior, considerando que el Marco socioeconómico de la ONU propone “la Salud primero” como uno de los cinco pilares de la respuesta de la ONU a los países, y en el marco de la respuesta de la ONU en Guinea Ecuatorial coordinada por la Oficina del Coordinador Residente, se ha elaborado una propuesta de proyecto enfocarse en:

  • Respuesta del sistema de salud a través de la implementación de un Sistema de Información de Gestión Logística (e-LMIS) digitalizado, impulsando por la utilización de robots anti epidémicos inteligentes reprogramables y tecnologías móviles;
  • Sistemas de Business Continuity y E-governance, priorizando la digitalización de procesos cruciales en el sector público a través del PNUD-SIGOB (soluciones digitales de gobernanza diseñadas por el PNUD en América Latina) con el objetivo de ayudar a construir las capacidades necesarias (para una gestión y despliegue efectivos en el sector público, y un acceso y uso inclusivos entre los ciudadanos); y
  • Innovación y emprendimiento en tecnología, utilizando los robots como punto de entrada y el Centro Juvenil recientemente establecido por el PNUD, a través del desarrollo de capacidad de los jóvenes y mujeres en emprendimiento y la facilitación de su acceso al crédito.

La propuesta presupuestada a tres millones de dólares estadounidenses ha sido aprobada por la sede del PNUD con una contribución de un millón quinientos mil dólares estadounidenses de la parte del PNUD a través de los fondos RFF (Rapid Financing Facility). El proyecto será implementado bajo el régimen de Implementación Directa. A este respecto se reclute un/a Asistente Administrativo-Financiero (AAF). El/la AAF reporta directamente al/la Gerente de Proyecto (GP).

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del/la Gerente del Proyecto, el/la AAF asumirá las tareas y responsabilidades que se sieguen:

Asistencia administrativa y financiera del Proyecto:
  • Garantizar la administración general y los servicios financieros del proyecto, tales como él procesamiento de pagos, readquisiciones, órdenes de compra, registros de proyectos, etc. mediante el software corporativo ATLAS, del PNUD;
  • Asegurar el seguimiento de los pagos efectuados a su debido tiempo por la oficina local del PNUD;
  • Recibir, ordenar y distribuir el correo al agregar la información necesaria sobre el fondo;
  • Preparar correspondencia de rutina y memorandos a la firma por el responsable del proyecto;
  • Ayudar en la organización logística para reuniones, formación y talleres;
  • Preparar agendas y organizar las visitas de campo, reuniones y encuentros de naturaleza interna y externa relacionada con las actividades del proyecto y escribir las actas de reuniones;
  • Recolectar, registrar y mantener toda la información sobre las actividades del proyecto;
  • Apoyar la preparación de planes de trabajo y procesos de planificación financiera y operativa del proyecto;
  • Ayudar en el proceso de abastecimiento y reclutamiento;
  • Contribuir al desarrollo y aplicación de los informes de progreso;
  • Asegurar el tratamiento de textos, redacción de cartas/mensajes/informes rutinarios, envíos por correo;
  • Organizar los viajes e itinerarios para viajes relacionados con el proyecto;
  • Ayudar a organizar talleres/programas de seminarios/formación y envíos de correo;
  • Asegurar la recepción y concertación de citas y calendario de reuniones;
  • Realizará fotocopias, encuadernaciones y presentaciones;
  • Organizar y mantener actualizado el fichero físico del proyecto;
  • Responsabilizar del mantenimiento de todos los equipos de oficina y del inventario de mantenimiento/registros de suministros y su uso;
  • Ejercer cualquiera otra función asignada por el Gerente del Proyecto o los funcionarios correspondientes.
Asesoramiento y Consejo:
  • Colectar e identificar fuentes de información (documentos, proyectos y programas, estudios, etc.) en las áreas o temas incluidos en el proyecto, con énfasis en la información específica del país;
  • Preparar a petición de notas técnicas sobre los temas incluidos en el proyecto bajo su responsabilidad, lo que permite una mejor toma de decisiones por la gerencia del PNUD;
  • Identificar buenas prácticas y lecciones aprendidas que podrían contribuir a la mejora de la gestión de los proyectos y programas del PNUD.
Partenariado estratégico, promoción y sensibilización: Contribuir a la creación de alianzas estratégicas con otros socios involucrados en las áreas de enfoque del proyecto; Promover la creación de sinergias y la complementariedad de las intervenciones de los distintos socios en las áreas cubiertas por el proyecto; Apoyar la promoción y sensibilización en el campo y los temas del proyecto de su carga.

Competencies

Competencias funcionales:

Construyendo Alianzas Estratégicas

Nivel 1.1: Mantenimiento de información y bases de datos.

  • Analiza información general y selecciona materiales para apoyar las iniciativas de creación de asociaciones.

Promoción del aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos

Nivel 1.1: Investigación y análisis básicos.

  • Investiga las mejores prácticas y plantea formas nuevas y más efectivas de hacer las cosas.

Conocimiento laboral / Experiencia técnica

Nivel 1.1: Conocimiento fundamental de procesos, métodos y procedimientos.

  • Comprende los principales procesos y métodos de trabajo relacionados con el puesto
  • Posee conocimientos básicos de políticas y procedimientos organizacionales relacionados con el puesto y los aplica consistentemente en tareas de trabajo
  • Demuestra un buen conocimiento de la tecnología de la información y la aplica en tareas de trabajo.

Promoción del cambio y desarrollo organizacional

Nivel 1.1: Presentación de información sobre mejores prácticas en cambio organizacional

  • Demuestra habilidad para identificar problemas y propone soluciones

Diseño e Implementación de Sistemas de Gestión

Nivel 1.1: recopilación de datos e implementación de sistemas de gestión

  • Utiliza información / bases de datos / otros sistemas de gestión

Orientación al cliente

Nivel 1.1: Mantiene relaciones efectivas con los clientes.

  • Informes a clientes internos y externos de manera oportuna y adecuada
  • Organiza y prioriza el horario de trabajo para satisfacer las necesidades y plazos de los clientes
  • Responde a las necesidades del cliente con prontitud

Promoción de la rendición de cuentas y la gestión basada en resultados

Nivel 1.1: Recopilación y difusión de información.

  • Reúne y difunde información sobre las mejores prácticas en responsabilidad y sistemas de gestión basados ​​en resultados

Competencias centrales:

  • Demostrar / salvaguardar la ética y la integridad
  • Demostrar conocimiento corporativo y buen juicio
  • Autodesarrollo, toma de iniciativas
  • Actuar como un jugador de equipo y facilitar el trabajo en equipo
  • Facilitar y fomentar la comunicación abierta en el equipo, comunicándose efectivamente
  • Crear sinergias a través del autocontrol
  • Manejo de conflictos
  • Aprender y compartir conocimientos y fomentar el aprendizaje de los demás. Promover el aprendizaje y la gestión / intercambio de conocimientos es responsabilidad de cada miembro del personal.
  • Toma de decisiones informada y transparente

Required Skills and Experience

Educación: El titular debe tener por lo menos una formación preuniversitaria (certificado o diploma) en cualquier disciplina de una institución de formación reconocida. Una titulación en secretariado sería un valor añadido.

Experiencia:

  • Tener al menos 3 años de experiencia de trabajo pertinente con el sector privado, proyectos de ayuda o desarrollo internacionales o de organizaciones similares;
  • Los conocimientos informáticos sobre MS Office (Word, Excel y PowerPoint) y otros softwares comunes son un prerrequisito;
  • Conocimientos básicos sobre contratación, soportes de logística es un requisito básico.
  • El conocimiento de los procedimientos administrativos para la implementación de proyectos del PNUD será una aventaja.

Requisitos Lingüísticos

Se requiere un español fluido;

Conocimiento del inglés o francés será una ventaja.

Disclaimer

Informacion adicional

Todas las publicaciones en las categorías SC están sujetas a contratación local.

Información del solicitante sobre los Roster del PNUD

Nota: el PNUD se reserva el derecho de seleccionar uno o más candidatos de este anuncio de vacante. También podemos retener las solicitudes y considerar a los candidatos que se postulan a este puesto para otros cargos similares con el PNUD en el mismo nivel de grado y con una descripción similar del trabajo, experiencia y requisitos educativos.

Diversidad en el trabajo

El PNUD está comprometido a lograr la diversidad dentro de su fuerza laboral y alienta a todos los solicitantes calificados, independientemente de su género, nacionalidad, discapacidades, orientación sexual, cultura, antecedentes religiosos y étnicos a postularse. Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

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