Posição: Assistente de Transporte e Logístico
DETALHES DA POSIÇÃO:
Localização
Cidade de Nampula
Sobre a FHI 360:
A FHI 360 é uma organização americana não governamental de desenvolvimento humano, que se dedica à melhoria da vida das pessoas de forma duradoura, através de soluções integradas e locais. A nossa equipa inclui especialistas em saúde, educação, nutrição, meio ambiente, desenvolvimento económico, sociedade civil, igualdade de género, comunicação, pesquisa e tecnologia - criando uma combinação única de capacidades para enfrentar os desafios atuais do desenvolvimento interrelacionado. Neste momento estamos em busca de um candidato qualificado para a posição de: Assistente de Transporte e Logística
Descrição:
A FHI 360 está à procura de um candidato para a posição de Assistente de Transporte e Logística, para um projecto implementado na província de Nampula, focado na melhoria da qualidade dos resultados de saúde materno-infantil e que trabalha com parceiros do Governo para institucionalizar uma cultura de melhoria de qualidade. A Principal responsabilidade do Assistente de Transporte e Logística é de coordenar e gerir a frota de veículos de escritórios da FHI 360 Nampula e pela manutenção e conservação dos equipamentos. O Assistente de Transporte e Logística supervisiona a equipa de motoristas. Deve gerir e monitorar o sistema de registo de activos fixos. Compilar e analisar dados para agilizar as actividades de logística.
Maiores Responsabilidades:
Gestão e manutenção de veículos
- Trabalha com o Oficial de Administração para projectar uma função de transporte com pessoal adequado e equipado para apoiar as operações, tendo em conta as políticas de uso de veículos da FHI 360.
- Assegura a implementação e seguimento das políticas e procedimentos padrão do veículo da FHI360, com atenção especial às questões de segurança e protecção.
- Coordena a frota de veículos, pedidos e gerenciamento de estoque de todas as peças e consumíveis relacionados aos veículos, incluindo combustíveis.
- Manter os documentos atualizados: seguros, registos de veículos, relatórios de inspecção, etc.
- Garantir suprimento suficiente de combustíveis e óleos.
- Gerir solicitações de combustíveis, cartões de combustível e estoques de peças sobressalentes
- Supervisionar os motoristas.
- Preparar o plano diário, semanal e mensal de saídas e uso dos veículos e a alocação de motoristas.
- Garantir a manutenção e reparação de rotina correta e oportuna de veículos, geradores e equipamento.
- Certificar-se de que todos os veículos tenham a documentação necessária a bordo e que todos os documentos sejam mantidos actualizados (incluindo seguro).
- Inspeccionar e registar as condições dos veículos, mantendo um arquivo de listas de verificação semanais e garantindo que os livros de registo dos veículos sejam preenchidos com precisão.
- Realizar treinamento regular para todos os motoristas em habilidades básicas de mecânica de veículos, inspeção diária de veículos, exercícios de direção segura, direção defensiva, etc.
- Elaborar relatórios semanais e mensais de transporte e discutir com o Director de Operações.
- Preparar processos de recarregamento de combustíveis para as viaturas
- Certificar-se de que todos os veículos estejam seguros quando não estiverem em uso.
- Outras tarefas que lhe sejam atribuídas.
Gestão Logística
- Acompanhar de perto os despachantes em relação ao embarque e entrega de mercadorias, equipamentos e materiais.
- Apoiar oficial de Compra a buscar cotações.
- Receber os produtos adquiridos e monitore a qualidade / quantidade.
- Preparar guias de transporte e documentos relacionados com transporte de mercadorias.
- Comunicar e atualizar as pessoas interessadas sobre as remessas / status de compras.
- Gerenciar as operações logísticas do dia-a-dia.
- Gerenciar solicitações de locação de veículos, de acordo com as necessidades dos diferentes projectos.
- Fazer a ligação com o oficial de administração para gerenciar e manter as listas de estoques e registros de ativos e descarte de ativos (dispositivos móveis, laptops, telefones fixos ... etc).
- Preparar e fornecer relatórios de activos / estoques para as pessoas interessadas em uma base mensal ou sempre que necessário.
- Preparar e fornecer um relatório de logística ao Director de Operações e Finanças.
Documentação
- Certificar-se de que os veículos tenham a documentação adequada e monitore os diários de bordo dos veículos mensalmente.
- Enviar o relatório mensal detalhado da actividade dos veículos.
- Desenvolver e manter um sistema de arquivo com todos os documentos relativos a logística, veículos e equipamentos e atualizá-los constantemente.
- Certificar-se de que as listas de embalagem / guias de remessa estejam devidamente preenchidas.
- Certificar-se de que a documentação de exportação / importação e as aprovações sejam obtidas das autoridades.
- Manter registos e gerenciar todos os detalhes relacionados aos ativos fixos do programa.
- Lidar com quaisquer outras funções que possam ser atribuídas.
Qualificações
- Bacharelato em Administração e Gestão de Negócio ou qualquer área relacionada.
- Experiência Mínima de 1 na área de transportes, logística, gestão de stock.
- Deve ter carta de condução válida com pelo menos 5 anos de condução (profissional).
- Conhecimento dos regulamentos da USAID poderá ser uma vantagem.
- Conhecimentos de gestão de frota e motoristas.
- Conhecimento de informática (MS Office) com alto grau de proficiência e produtividade.
- Capacidade de lidar e trabalhar sob pressão
- Conhecimentos na língua Inglesa.
- Fortes habilidades administrativas, incluindo atenção aos detalhes.
- Excelentes habilidades organizacionais e de gestão de tempo.
- Conhecimento de normas e práticas de Procurement.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
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