*(Veuillez faire défiler pour voir la description de poste en français.)*

*About the role:* This is a 24 month, replacement role with accompanied (partner only) terms based in Bujumbura, Burundi with a salary of Grade 5 (€47,694 - €52,993).

You will report to the CD and will line manage all systems staff and work closely with programme staff.

We would like you to start as soon as possible.

Concern Worldwide is one of the biggest humanitarian organisations operating in Burundi, where it has been present since 1997. Its operations have grown substantially in the last three years to meet growing challenges in the domains of food security, health, nutrition, WASH and refugee reintegration. The Systems Director, a member of the Senior Management Team (SMT), is pivotal in insuring the high quality delivery of our humanitarian and development programmes in Burundi, in charge of the systems team and responsible for logistics, procurement, HR, IT and security. The Systems Director is also responsible for overseeing systems for Rwanda at a distance by liaising with the Rwanda based systems team. Concern has been operating in Rwanda since 1994, and our work has and continues to shape and inform government policy.

We are looking for a proactive, passionate, experienced systems expert to help consolidate and grow the Concern programme in Burundi and Rwanda further.

*Your purpose:* You are a member of the Senior Management Team and will lead the effective and efficient delivery of Concern’s programmes by managing the support systems required whilst following Concern Worldwide and donor policies and standards.

*You will be responsible for:*

*Systems management*

* Reviewing procedures in all locations with periodic monitoring and support visits;

* Carrying out logistics, admin and security assessments for all new programmes and establishing systems for new locations and interventions;

* Managing information systems to monitor and report on the effectiveness and efficiency of Admin, HR, IT, transport and logistics/ procurement;

* Supervising the Systems Team, including logistics, procurement, HR and ICT specialists based in Bujumbura as well as Base Managers based in the field.

* Ensuring each systems team member has a clear work plan and is held accountable.

* Monitoring and reviewing team performance; giving corrective feedback where required and taking decisive action in the case of poor performance.

*Budget management*

* Identifying and implementing potential savings and making recommendations to SMT;

* Preparing administration, transport, and staff budgets and track related expenditure. Proactive identification of issues for discussion with budget holders and SMT;

* Costing systems requirements for funding applications;

Identifying all donor-specific system requirements to ensure compliance

*Office management*

· Line managing the administrative staff and capacity support of similar staff in other locations;

· Ensuring adequate supplies, staffing and support systems are in place for all Concern’s premises;

* Ensuring all contracts, including leases for premises are actively managed;

* Ensuring all issues related to government authorisations are managed proactively;

* Ensure all offices and international staff residences meet security, health and safety standards.

*People management*

* Ensuring Concern is fully compliant with national employment legislation and requirements and global HR policies and procedures;

* Ensuring the national staff handbooks for both countries are revised and updated regularly in accordance with the Concern schedule and understood by all staff;

* Ensuring staff are trained on the protection of participants, the code of conduct, and safeguarding and ensure mechanisms to report and reduce potential for abuse are functioning effectively;

* Overseeing grievance and disciplinary procedures;

* Leading salary and benefit review processes and ensuring results are analysed and shared with SMT and other staff as appropriate;

* Managing the Health Insurance provision for National Staff;

* Promoting gender equality in the office and organisation;

* Plan and oversee timely recruitments, inductions, contract renewals and exit procedures in collaboration with SMT and hiring managers;

* Ensuring an effective performance development review (PDR) system is in place and ongoing training is provided to line managers and staff;

* Identifying and addressing strategic training needs for all staff;

* Overseeing the administrative and logistics arrangements for incoming international staff and visitors.

*Transport management*

* Ensuring cost effective maintenance of the Concern Worldwide fleet of vehicles;

* Ensuring accurate and timely transport reports and make any recommendations to SMT;

* Assessing the transport requirements of the country programme on a regular basis and ensuring appropriate solutions are implemented;

* Ensuring the Transport and Fleet Management Policy is revised and updated regularly and that all offices adhere to it.

*Procurement and asset management*

* Ensuring efficient procurement of goods and services in a transparent and accountable manner, ensuring value for money for the organisation and justifiable use of donor funds;
* Preparing and overseeing an annual procurement plan for each programme;
* Establishing and maintaining a Pre-Qualified Suppliers list;
* Training, supporting and checking on personnel involved in procurement;
* Leading on tendering, contracting and international procurement;

* Revising all external contracts to ensure consistency, clarity and to minimise liability for Concern.

* Ensuring a clear, well-documented paper trail in systems files;

* Developing a multi-year plan for asset replacement (fleet and IT);

* Ensuring the Asset Register is updated and managed correctly;

* Ensuring all stores and assets are managed and accounted for in line with Concern and donor policies.

*Information Technology*

* Ensuring the IT infrastructure, devices, and services adequately support the need in all offices;
* Coordinate for work to be done by the Regional IT Officer as appropriate;
* Ensuring Concern’s IT policy and procedures are understood and adhered to by all staff;
* Ensuring provision of effective support systems, enabling the smooth operation of IT systems and management of information (including the servers);
* Developing IT capacity of all staff in using common software packages.

*Security Management*

* Acting as Security Focal Point for Concern Worldwide Burundi and Rwanda and liaise with Security Focal Points from each field office as well as the global security advisor;
* Supporting Security Focal Groups in each location and ensure they have the knowledge and information to operate successfully;
* Reviewing and updating of the Concern Worldwide Security Management Plans for both countries regularly in accordance with the Concern schedule and adhered to by all staff;
* Advise CD and SFPs on handling on security incidents and make recommendations on additional rules to be implemented;
* Ensuring all new staff and visitors receive thorough security briefings and sign the briefing forms.

*Your skills and experience will include:*

*Essential*

* Relevant graduate qualification;

* Five years’ experience in a systems/operations position with an international NGO, with two years at a senior level;

* Specialist knowledge and experience in at least two of the following areas: logistics, procurement, HR. Proven experience in resource planning & budget management; and/or tendering & contract management; and/or management of diverse and multi-operational teams;

* Ability to manage heavy workload, work under pressure and to strict deadlines;

* Excellent communication and interpersonal skills and an ability to motivate others;

* Computer literate and good knowledge of Word and Excel;

* Fluent in both French and English (spoken and written);

* A reliable ‘can-do’ attitude;

* Empathy with Concern’s mission, vision and goals, and our target group.

*Desirable:*

* Previous work in a similar context;

* Working with major international donors and grants compliance requirements;

* Have some sense of humour

### Directeur Systèmes

*Détails du poste:* Il s’agit d’un poste pour une durée de 24 mois. C’est un poste remplacement, avec un statut accompagné (partenaire seulement) basé sur lieu avec un salaire niveau 5 (44,095 € - 48,995 € annuels).

Vous travaillerez sous la supervision du Directeur Pays, vous serez le responsable hiérarchique de l’ensemble du personnel systèmes du pays et vous travaillerez en étroite collaboration avec le personnel programmes.

*Votre objectif:* Vous serez membre de l'équipe de coordination et dirigerez la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien nécessaires à l’implémentation, tout en respectant les politiques et les normes de Concern Worldwide et des bailleurs.

*Vos responsabilités:*

*Gestion des systèmes*

* Examiner les procédures sur toutes les bases en effectuant des visites de contrôle et de suivi régulières
* Réaliser des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et mettre en place des systèmes pour les nouvelles zones et interventions
* Gérer les systèmes d’information pour faire le suivi de l’efficacité et de l’efficience de l’administration, des ressources humaines, de l’informatique, des transports et de la logistique
* Rédiger l’ensemble des contrats externes pour assurer la cohérence, la clarté et minimiser le risque de responsabilité de Concern.

*Gestion budgétaire*

* Identifier et mettre en œuvre des actions permettant de faire des économies et faire des recommandations à l'équipe de coordination pays
* Elaborer des budgets d’administration et de transport et suivre les dépenses correspondantes. Identifier de manière proactive des thèmes à aborder avec les responsables budgétaires et l'équipe de coordination pays
* Définir les coûts liés aux besoins en matière de systèmes dans le cadre de demandes de financement
* identifier toutes les exigences système spécifiques à chaque bailleur de fonds pour assurer la conformité

*Gestion du bureau*

* Etre le responsable hiérarchique du gestionnaire du bureau et appuyer le renforcement de capacités du personnel en charge de la gestion des bureaux sur les bases
* Veiller à ce que des fournitures, des ressources humaines et des systèmes de soutien adéquats soient en place pour tous les bureaux de Concern
* S'assurer que les baux des locaux sont gérés activement et les contrats évalués
* S'assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive
* S'assurer que tous les bureaux et les résidences du personnel international répondent aux normes de sécurité, de santé et de sureté

*Gestion des ressources humaines*

* S'assurer que Concern se conforme pleinement à la législation et aux exigences nationales en matière d'emploi, ainsi qu'aux politiques et procédures générales en matière de ressources humaines
* S'assurer que le personnel est formé sur la P4 (Politique de Protection des Participants aux Programmes) et que les mécanismes de signalement et de réduction des abus potentiels fonctionnent efficacement
* Superviser les procédures de réclamation et les procédures disciplinaires
* Gestion de la prestation de soins de santé pour le personnel international
* Superviser les arrangements logistiques pour les visiteurs
* Diriger les processus de révision de salaires et d’avantages et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec l'équipe de coordination pays et d'autres membres du personnel, le cas échéant
* Gestion de l’assurance maladie pour le personnel national
* Être le responsable hiérarchique du gestionnaire des ressources humaines
* Promouvoir un équilibre entre les sexes au niveau des effectifs
* Fixer des objectifs avec l'équipe de coordination pays pour le recrutement et veiller à ce qu'ils soient atteints
* Veiller à ce qu’un système efficace d’évaluation de performances et développement soit en place et une formation continue soit dispensée aux responsables hiérarchiques et au personnel
* Identifier les besoins stratégiques en matière de formation
* S'assurer les membres de l'équipe systèmes comprennent ce que l'on attend d'eux
* Suivre et analyser la performance de l'équipe, proposer des mesures correctives si nécessaire et prendre des décisions en cas de faibles performances

*Gestion du transport*

* Assurer un entretien rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide
* Garantir la production de rapports de transport précis et en temps voulu et faire des recommandations à l'équipe de coordination pays

* Évaluer régulièrement les besoins du programme pays en matière de transport et veiller à la mise en œuvre de solutions pertinentes

* S'assurer que tous les bureaux respectent la politique de gestion du transport et de la flotte

*Gestion de l’approvisionnement et des actifs*

* Gérer le(s) responsable(s) de la logistique et des achats
* Garantir l’approvisionnement efficace de biens et services de manière transparente et responsable, en optimisant les ressources et en utilisant de manière judicieuse les fonds des bailleurs
* Préparer et superviser un plan d’achats annuel pour chaque programme
* Elaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs présélectionnés
* Former, appuyer et superviser le personnel impliqué dans les achats
* Diriger les appels d’offres, contrats et achats internationaux
* Veiller à ce que des traces écrites complètes soient conservées de manière claire dans les fichiers systèmes
* Développer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et IT)
* Gérer le registre des immobilisations

* S'assurer que tous les entrepôts et les actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des bailleurs de fonds

*Technologies de l’information*

* Gérer le responsable informatique et faire en sorte que le travail soit effectué par le responsable informatique régional
* S'assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont bien comprises et respectées par l’ensemble du personnel
* Assurer la fourniture de systèmes de support efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs)
* Développer les capacités informatiques, les compétences et la confiance du personnel pour l’utilisation de logiciels bureautiques communs

*Gestion de la sécurité*

* Agir en tant que Point Focal de Sécurité (PFS) de Concern Worldwide et assurer la liaison avec les Points Focaux Sécurité de chaque bureau sur le terrain
* Soutenir les Groupes Focaux de Sécurité présents sur chaque base et s'assurer qu'ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour fonctionner correctement
* Réviser et mettre à jour le Plan de Gestion de la Sécurité de Concern Worldwide
* S'assurer que tous les nouveaux employés et visiteurs reçoivent des briefings approfondis sur la sécurité

*Vos compétences et expérience incluent:*

* Diplôme d'études pertinent
* Cinq années d’expérience dans un poste systèmes/opérations avec une ONG internationale, et deux années d’expérience dans à un niveau supérieur
* Connaissances spécialisées et expérience dans au moins deux des domaines suivants : logistique, achats, ressources humaines. Expérience avérée dans la planification des ressources et la gestion budgétaire et/ou la gestion des appels d'offres et des contrats et/ou la gestion d'équipes diverses et multi-opérationnelles ;
* Capacité à gérer une charge de travail importante, à travailler sous pression et à respecter des délais stricts ;
* Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ainsi que la capacité de motiver d’autres personnes
* Maîtrise de l'informatique et bonne connaissance de Word et Excel ;
* Maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit) ;
* Une attitude fiable et positive ;
* S’identifier avec la mission, la vision et les objectifs de Concern et faire preuve d’empathie vis-à-vis de notre groupe cible

*Autres compétences souhaitées:*

* Travaux antérieurs dans un contexte similaire ;
* Travail avec les principaux donateurs internationaux et exigences en matière de conformité des subventions ;
* Avoir un certain sens de l'humour

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