Título del puesto: Asistente de Compras
Lugar del puesto: Ciudad de Guatemala
Grado del puesto: UG – equivalente G5
Tipo de Contrato: Contrato Especial de Corta Duración sin Grado (UG) 6 meses con posibilidades de extensión
Clausura de la convocatoria: 18.Oct.2021
Código de referencia: SVN2020/013 GT
La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en cerciorarse de una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional sobre cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los problemas migratorios: y ofrecer asistencia humanitaria a los migrantes que lo necesitan, ya se trate de refugiados, de personas desplazadas o desarraigadas.*La OIM está comprometida en promover un ambiente diverso e inclusivo. Se alienta decididamente la candidatura de mujeres.*
CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL:
El Programa Respuestas Integrales a la Migración Centroamericana, en coordinación con los gobiernos centrales y municipales, busca reducir la migración irregular de Centroamérica, contribuyendo a una migración regular, segura y ordenada, así como a fortalecer la capacidad de gerenciar, colectar y analizar información migratoria para apoyar acciones humanitarias y de protección a poblaciones en situación de vulnerabilidad en El Salvador, Guatemala y Honduras.
Bajo la supervisión directa del Administrador Financiero Contable y la supervisión general del RMO y Coordinador Nacional de Proyecto, la persona Asistente de Compras será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas principalmente al Programa Respuestas Integrales a la Migración Centroamericana.
RESPONSABILIDADES:
• Realizar las actividades de adquisiciones y brindar apoyo de primera línea, orientación técnica y capacitación en el país con respecto a las políticas, normas y reglamentos de la OIM relacionados con las adquisiciones y la cadena de suministro, además de velar por el cumplimiento de las normas de los donantes sobre origen y nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.
• Asistir en la gestión del ciclo de adquisiciones, incluida la definición de necesidades, la planificación de adquisiciones, la investigación de mercado, la emisión de ofertas, la evaluación de ofertas y la evaluación del desempeño del proveedor de acuerdo con las normas de adquisiciones de la OIM y en coordinación con la Unidad Global de Adquisiciones y Suministros, según sea necesario.
• Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo. Así como coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
• Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada en el mercado, el cual será analizado y firmado por el Oficial de Programa para tomar la decisión de compra.
• Analizar las solicitudes de adquisición e iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.
• Preparar informes de adquisiciones y logística con una estimación de entregas de grandes compras y presentarlas al programa sobre el estado de los procesos.
• Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes incluyendo el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de documentos de entrega y pago a los proveedores, manteniendo informado al personal relevante del proyecto y las finanzas sobre el estado de la entrega.
• Servir de enlace con las diferentes unidades y oficinas con respecto a las solicitudes y requisitos de adquisiciones y servicios, a fin de alimentar la planificación de adquisiciones y consolidar las necesidades generales de adquisiciones de la Oficina de País.
• Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
• Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
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• Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas; verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones de Órdenes de Compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.
• Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.
• Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
• Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
• Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores para establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos comúnmente requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su presentación al Departamento Legal.
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
• Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el jefe de la Unidad de Compras, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador(a) Nacional de Proyecto.
EDUCACION Y EXPERIENCIA:
• Título Universitario en Administración de Empresas o carreras afines será una ventaja, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relacionadas, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relacionadas.
• Título de escuela secundaria completo de una institución académica acreditada, con cinco años de experiencia profesional relevante.
• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
• Experiencia general mínima de tres años en procesos administrativos en cargos relacionados con las áreas de compras y logística.
• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.
• Experiencia trabajando en alguna Agencia sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.
IDIOMAS:
Excelente manejo del español, tanto escrito como oral.
Inglés (Sera considerado una ventaja)
Idiomas Mayas (Sera considerado una ventaja)
COMPETENCIES:
Required Competencies
Values
• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Core Competencies – behavioural indicators level 1
• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner; is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
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