Back Senior Management Office( SMO) Assistant

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Qualifications

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unités d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l'organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles(ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALES

1. Superviser et contrôler la circulation de l'information au niveau du bureau du Représentant, examiner, trier, analyser et identifier les domaines nécessitant une action de la part du WR ;
2. Veiller au suivi efficace et en temps opportun des demandes d'information, briefings et autres actions, émanant du bureau du WR, et assurer la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant ;
3. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chaque requête, y compris les réorienter le cas échéant ;

   2.   Fournir les informations de base pour les rendez-vous officiels et/ou des membres du personnel ;

   3.   Gérer le programme et le calendrier du WR par la planification des réunions et/ou leur reprogrammation en raison d'une perturbation ou d'évènements imprévus, réorienter les visiteurs et les personnes qui appellent en cas de besoin ;

   4.   Diffuser les informations sur les procédures administratives auprès du personnel des Services généraux au sein de l'équipe/du département et aider le personnel à respecter les procédures administratives de l'OMS.

    

   CORRESPONDANCE :

   1. Initier les projets de correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou conformément aux instructions ; finaliser les correspondances/les rapports pour signature/approbation

      2.   Vérifier que le courrier sortant est présenté conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la Langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;

      3.   Analyser les correspondances et les demandes reçues à la lumière de la documentation de base, des Instructions, des politiques et des précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles en prévision des besoins du fonctionnaire responsable, ou les réorienter le cas échéant ; identifier et mettre en évidence le documents entrants et joindre des informations contextuelles et identifier les domaines nécessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points spécifiques ;

      4.   Veiller à ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques et aux procédures de l'OMS, et les réviser et les corriger si nécessaire avant leur soumission pour approbation et/ou signature à l'autorité compétente ;

      📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

      ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      5.   Utiliser des outils de suivi approprié, suivre et veiller à ce que les échéances et les délais soient respectés, et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps opportun.

       

      GESTION DE L'INFORMATION :

      1. En étroite collaboration avec les autres membres du personnel d'appui, créer et/ou maintenir les systèmes de classement ; revue permanente du système de classement afin que l'information soit actualisée et utilisée de façon efficace et efficiente ;

         2.   Obtenir les documents et les renseignements à l'interne et à partir de sources externes, si nécessaire effectuer des recherches d'informations (bibliothèque, internet) selon les besoins ;

         3.   Coordonner la compilation des documents techniques demandés auprès du personnel professionnel et fournis par celui-ci, afin de s'assurer qu'ils sont compilés, présentés et regroupés de façon logique pour faciliter le travail du Représentant.

          

         ADMINISTRATION DES REUNIONS :

         1. Organiser, coordonner et conduire la préparation administrative des réunions, des séminaires, des ateliers, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des devis et des demandes de voyage ; assister à la préparation des documents ; distribuer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

            2.   Programmer les réunions d'équipe/de service, en fonction du calendrier et des besoins ; dresser le procès-verbal et faire le suivi des points nécessitant des actions afin d'assurer une réponse rapide aux demandes de l'OMS et la préparation du compte rendu. Rechercher les informations et des documents de base pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc. auxquels doivent prendre part le personnel professionnel de l'équipe, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropriés.

             

            VOYAGES

            1. Préparer les demandes d'autorisation pour les voyages officiels de l'OMS en utilisant GSM/Oracle, Effectuer les réservations de vol et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter des autres questions connexes, sur demande ou de sa propre initiative.

                

               AUTRES TACHES

               1. S'acquitter de toutes autres taches connexes selon les besoins ou les instructions y compris fournir un appui dans d'autres domaines d'activité.

                   

                  REQUIRED QUALIFICATIONS

                  Education