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Responsable logistique & Administration Helen Keller International - RDC

Intitulé du poste : Responsable logistique & Administration

Lieu de travail : Kinshasa

Superviseur : Directeur des Programmes

Responsabilités : Sous la supervision Directeur des Programmes, le/la Responsable Administration et Ressources Humaines, est le/la Coordonnateur/trice de toutes les opérations administratives de HKI en République Démocratique du Congo notamment la gestion des Ressources Humaines, des contrats de bail, de prestations de service et des questions fiscales. Il/elle veillera à l’application des règlements internes et des législations nationales. Il/elle conseillera et soutiendra les différents coordonnateurs de projets afin d’assurer la bonne marche des projets.

Étendue des fonctions

Les responsabilités principales consistent à :

1)- Gestion des Ressources Humaines :

· Assurer un mode de gestion des Ressources Humaines qui permette de maintenir motivation et satisfaction du personnel dans le travail tout en visant l’excellence.

· Développer la politique du personnel et sa mise à jour, chaque fois que nécessaire pour garantir un haut niveau de performance et de compétences pour une meilleure compétitivité de l’organisation.

· Participer à l’élaboration du budget annuel et au suivi de son exécution pour la partie relative à la Gestion des Ressources Humaines.

· Gérer le paiement des salaires et charges salariales et de toutes correspondances y relatives.

· Participer au processus de recrutement du personnel et assurer la gestion des procédures de recrutement et de contractualisation.

· Assurer la gestion optimale des contrats du personnel, des prestataires de services et des fournisseurs.

· Assurer le respect des procédures de gestion administrative et du personnel et renforcer les compétences des équipes de terrain et des partenaires ou prestataires de mise en œuvre conformément aux standards et principes de la bonne gouvernance.

· Gérer le personnel d’appui de la Direction de Programme pour un service optimum.

· Collaborer avec les auditeurs lors de l’audit financier annuel externe et prendre les actions nécessaires suite aux éventuels commentaires et recommandations de l’audit et faire le suivi des mesures éventuelles.

· Planifier et gérer les congés des employés, ainsi que les absences.

· Veiller à la régularité des évaluations de l’ensemble du personnel et à l’application des mesures préconisées.

· Se tenir informé des évolutions de la législation dans son domaine de compétence et proposer les ajustements nécessaires.

Dialoguer avec les délégués du personnel

2)- Gestion de l’Administration :

· Coordonner avec l’agent d’approvisionnement le processus d’approvisionnement de HKI en assurant la compétition, la transparence, l’équité, l’efficacité et veiller au respect des procédures).

· Participer avec l’agent d’approvisionnement la mise en place d’une base de données de fournisseurs correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique)

· Suivre avec l’agent d’approvisionnement la bonne élaboration des contrats de prestation, des contrats-cadres et des contrats d’achat.

· Veiller sur la documentation bien soutenue du processus d’achat,

· Suivre l’élaboration des bons de commande aux prestataires,

· Veiller au respect des procédures de l’organisation

· Participer aux réunions SMT et appuie dans la prise de décision ;

· Préparer les courriers pour les promotions internes ;

· Coordonner la rédaction des correspondances administratives et leur archivage ;

1) Gestion fiscale :

• S’assurer que HKI- RDC est en conformité avec les lois et règlements fiscaux du pays ;

• S’assurer que les déclarations fiscales et sociales aux administrations concernées sont faites ;

• Suivre l’évolution des textes fiscaux et règlementaires pour une mise à jour de l’organisation ;

Autres :

• Exécuter toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

QUALIFICATIONS

• Minimum License (BAC+3) dans le domaine d’Administration, gestion des Ressources Humaines, Gestion, du droit ou tout autre domaine approprié ;

• Quatre (4) ans d’expérience significative dans l’Administration et Ressources Humaines de préférence avec une ONG Internationale, à un poste de supervision ;

• Compétences rationnelles et une aptitude excellente en communication à l’interne et à l’extérieur de l’organisation ;

• Compétences en informatique MS Office ;

• Expérience significative dans la coordination, communication et suivi de dossiers administratifs et légaux avec les autorités ;

• Bien connaitre et être familial avec l’Administration Camerounaise à tous les niveaux ;

• Maitrise parfaite du Français et de l’anglais aussi bien l’oral que l’écrit.