POSITION TITLE: Operations/Office Assistant / Assistant Bureau/Opérations LOCATION: Dakar, Senegal STATUS: Full time, Regular / Temps plein, régulier REPORTS TO: Operations Director (OD) / Directeur des Opérations (DO) POSITION SUMMARY: Winrock International is recruiting applicants for the position of Office Assistant for Entrepreneurship & Investment project funded by USAID. The key responsibilities are supporting all staff in administrative and logistic activities. This could include cleaning, filing, making logistical arrangements for the meetings, supporting the Operations team in maintaining the project inventory, organizing office schedules and the schedule for the driver, and other tasks as assigned. RÉSUMÉ DU POSTE : Winrock International recrute un candidat pour le poste d'Assistant de bureau/Opérations pour le projet Entrepreneuriat & Investissement financé par l’USAID. Les principales responsabilités sont de soutenir tout le personnel dans les activités administratives et logistiques. Cela peut inclure le nettoyage, le classement, l'organisation logistique des réunions, le soutien à l'équipe des opérations dans le maintien et la mise à jour de l'inventaire du projet, l'organisation des horaires du bureau et du chauffeur, ainsi que d'autres tâches qui lui seront confiées This is a local/national position and is not eligible for international allowances. Il s'agit d'un poste local/national qui ne donne pas droit à des indemnités internationales. ESSENTIAL RESPONSIBILITIES: Reception duties, including greeting clients and visitors, responding to telephone inquiries, etc. Coordinate logistics and other arrangements for meetings (on or off-site), including organizing office schedules, travel reservations, and schedule for the driver; Supporting the Operations team with administrative functions, e.g. maintaining the project inventory, data entry, scanning/filing of documentation, and other duties – as assigned; Support filling and documentation processes, including vehicle leases, travel authorizations; Monitor and manage supply inventory (office/cleaning supplies, etc.), support procurements and deliveries; Maintain, organize, and clean office common areas (daily sweeping, mopping floors, dusting countertops, ceilings and furniture and sanitizing bathrooms, kitchens or other public areas); Other duties as assigned. RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES: Fonctions de réception, notamment accueillir les partenaires et les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, etc. Coordonner la logistique et les autres arrangements pour les réunions (sur site ou hors site), y compris l'organisation des horaires de bureau, les réservations de voyage et le planning pour le véhicule du projet ; Soutenir l'équipe des opérations dans ses fonctions administratives, par exemple en tenant à jour l'inventaire du projet, en saisissant des données, en scannant et en classant la documentation, et autres tâches - selon les besoins ; Soutenir les processus de remplissage et de documentation de la logistique, y compris les locations de véhicules, les autorisations de voyage ; Surveiller et gérer l'inventaire des fournitures (fournitures de bureau/nettoyage, etc.), soutenir les achats et les livraisons ; Entretenir, organiser et nettoyer les espaces communs des bureaux (balayer, laver les planchers, épousseter les comptoirs, les plafonds et les meubles, et désinfecter les toilettes, les cuisines et les autres espaces publiques) ; Toutes autres tâches selon les besoins. QUALIFICATIONS At least a secondary school diploma or associate’s degree. Three years of relevant experience in an office assistant/clerk/administration role Experience working with donor-funded projects is an advantage Demonstrated and proven record working in a multidisciplinary team Ability to be flexible, responsive, and confident in interfacing with various internal and external individuals to accomplish tasks Strong organizational skills, as well as excellent interpersonal skills Fluency in French Computer literacy, specifically in Microsoft Word and Excel, is required Ability to work independently with minimal supervision Ability to follow health and safety standard QUALIFICATIONS Au moins un diplôme d'études secondaires ou un diplôme similaire Trois ans d'expérience pertinente dans un rôle d'assistant de bureau/Opération. Une expérience de travail avec des projets financés par des donateurs comme l’USAID est un avantage. Expérience avérée et démontrée du travail au sein d'une équipe multidisciplinaire. Capacité à faire preuve de souplesse, de réactivité et d'assurance dans les contacts avec diverses personnes internes et externes pour accomplir des tâches. Solides compétences organisationnelles, ainsi que d'excellentes compétences interpersonnelles. Maîtrise du français Connaissance de l'informatique, en particulier de Microsoft Word et Excel, est requise. Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision Capacité à respecter les normes de santé et de sécurité Applications should be submitted by June 20, 2022. Les candidatures doivent être soumises avant le 20 juin 2022. -- Winrock is an equal opportunity employer. We are committed to providing equal employment opportunity for all people and value diversity and inclusiveness. Winrock recruits, employs, trains, promotes and compensates regardless of race, color, religion, sex, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, national origin, ancestry, citizenship, age, physical or mental disability, medical condition, family care status, or any other basis protected by law. Winrock International est un employeur offrant l'égalité des chances. Nous nous engageons à fournir une égalité des chances en matière d'emploi pour toutes les personnes et valorisons la diversité et l'inclusion. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour l'emploi sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, du genre, de l'identité de genre, de l'expression de genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale, de l'ascendance, de la citoyenneté, de l'âge, du handicap physique ou mental, de la condition médicale, de la situation familiale ou de toute autre base protégée par la loi. At Winrock we have a clear mission: Empower the disadvantaged, increase economic opportunity and sustain natural resources through unwavering dedication to accountability, equity, innovation, integrity and transformation. Winrock knows that its success comes from the hard work and steadfast dedication of its diverse workforce. Winrock remains committed to maintaining diversity, inclusion and equity across the entire organization
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