Este puesto garantizará que las políticas y los procedimientos de la cadena de suministro de la organización respondan al contexto. También se impartirá formación al personal/consultores y a los socios locales de ejecución con el fin de facilitar e implementar los procesos de la cadena de suministro.
El Oficial de la Cadena de Suministro depende del Gerente de Campo de Táchira/Apure (FM) y Zulia/Lara respectivamente, y es responsable de gestionar las solicitudes de compra del IRC, verificar las ofertas y hacer el seguimiento de las entregas relacionadas con la oficina, así como de formar y mejorar la capacidad de los socios en sus procesos de la cadena de suministro relacionados con las operaciones diarias, y en la mejora de las políticas y procedimientos de los socios y la adopción de las mejores prácticas.
Todas las funciones que apoyan el programa del IRC en Venezuela requerirán el más alto nivel de discreción, con especial atención al protocolo de seguridad, para proteger al personal, a las organizaciones asociadas y a los beneficiarios.
TERMINOS DE REFERENCIA:
En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el IRC y sus organizaciones asociadas dentro de Venezuela. El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones del IRC y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo.
Se proporcionará formación, apoyo y acompañamiento a los socios del IRC para garantizar una mayor capacidad para llevar a cabo estas actividades por sí mismos.
Visitas periódicas, según sea necesario, a los socios para proporcionar apoyo y formación en los aspectos de la cadena de suministro y la administración.
Seguimiento y control de las adquisiciones.
Proporcionar asistencia técnica adicional al equipo del programa y a todas las organizaciones asociadas dentro de Venezuela según sea necesario para mantener un alto nivel de responsabilidad en las adquisiciones.
Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del IRC.
Recoger ofertas de posibles proveedores para todas las operaciones y requisitos del programa.
Facilitar los aspectos de adquisición de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.
Trabajar con todo el personal/consultores del IRC para garantizar una introducción y adopción sin problemas de los sistemas de adquisición; ayudar a los equipos a comprender sus funciones y responsabilidades en cuanto a la interacción con Adquisiciones a lo largo de todos los procesos de compra.
Recibir, verificar y analizar las ofertas; procesar el análisis de las ofertas y las comparaciones de precios de acuerdo con las normas del IRC.
Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del IRC; actualizar a los solicitantes sobre el estado de su PR.
Gestionar y actualizar la base de datos de proveedores y una lista de precios para todas las categorías.
Asesorar en los estudios de mercado y en la evaluación de los proveedores.
Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.
Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.
Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.
Inclusión de todos los documentos de adquisición necesarios en los expedientes de solicitud de exención (solicitudes de compra, estudios de mercado (3), ATC, etc.)
Los procesos de adquisición de principio a fin se realizan a través de la herramienta BvA.
Cualquier desviación del proceso de adquisición del IRC se identifica, se documenta y se comunica oportunamente, siguiendo el mecanismo establecido para un seguimiento adecuado.
Seguimiento a la gestión de los activos y gestionar los informes de inventario de fin de proyecto.
Capacidad para desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.
Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.
ENTREGABLES:
Informes sobre la capacidad y las mejoras de la cadena de suministro para cada socio.
Plan de formación para apoyar a los socios en Cadena de Suministros.
Documentación actualizada para cada proceso de adquisición.
Actualización de la lista de inventario/activos cada mes
Informes regulares al Gerente de Campo para presentar el avance en las reuniones del ESMT.**
RELACIONES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Este puesto depende del Gerente de Campo.
Este puesto también trabajará en estrecha colaboración con el DDP Venezuela, el DDO VCR, el Coordinador SC VCR y Supply Chain Manager Venezuela
REQUERIMIENTOS DE LA POSICIÓN:
Licenciado en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.
2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.
Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.
Conocimiento intermedio de inglés oral y escrito.
Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.
Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
Tiene una capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.
Te apasiona el trabajo de las ONG y tienes un pensamiento positivo con una actitud de "poder hacer y trabajar en equipo".
Es confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y con limitaciones de tiempo.
Estarás disponible para viajar al terreno de forma independiente cuando se te solicite.
ENTORNO:
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