COOPI recherche un Chef de Mission en Haïti
COOPI est présent en Haïti depuis le tremblement de terre du 2010, en portant secours aux communautés touchées par la catastrophe, intervenant en suite dans les crises successives occasionnées par l'épidémie de choléra, les ouragans Sandy et Matthew.
Nos activités dans le pays ont été développées dans le contexte urbain de l’agglomération de Port-Au-Prince, en particulier dans les communautés de Tabarre, Cité Soleil, Port au Prince et Gressier.
Secteurs d’activités : Environnement et réduction des risques des catastrophes, la Sécurité alimentaire et la Nutrition, le WASH et la Promotion de la culture.
Principaux bailleurs des fonds : ECHO, OFDA/USAID, DEVCO/EuropeAid, WFP/PMA et Fondations privées.
Responsable hiérarchique : Coordinateur Régional Amérique Latine et les Caraïbes (LAC) - COOPI
Sous sa responsabilité : équipe des expatriés et ressurces humaines locaux.
Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.
Responsabilités générales
Le Chef de Mission :
- est responsable de l’activité de COOPI au pays ;
- participe à la définition de la stratégie pays et des priorités d’intervention ;
- est responsable de la gestion du siège à Haiti sous tous les aspects : personnel, logistique, budget et respect des procédures ;
- représente COOPI dans les relations avec les Bailleurs, les Institutions, les ONG, les agences gouvernementales locales et internationales ;
- assure la bonne mise en œuvre des projets et le respect des procédures établies par COOPI et par les bailleurs ;
- collabore à la définition de la stratégie pays et à l’identification des priorités d’intervention ;
- est responsable de la gestion des expatriés et du staff national, de leur sécurité, et du résultat de tous les projets, y compris la gestion financière et la logistique ;
- assure la couverture des couts généraux de la mission.
Responsabilités spécifiques
Gestion stratégique
- collabore avec le Coordinator Regional et le bureau planification et programmation (IQUP) dans l’**élaboration et mise à jour** de la stratégie pays ;
- assure l’actualisation périodique dès document de stratégie de la mission COOPI au pays, et sa pertinence par rapport aux stratégies des bailleurs, en accord avec la stratégie générale de l’organisation ;
- gère le budget de la mission COOPI au pays ;
- supervise et vérifie le déroulement des projets, assure la gestion et l’archivage de la documentation officielle de chaque projet aussi que sa transmission périodique au siège ;
- assure la mise à jour des procédures de gestion de COOPI au pays : règlement et annexes, grilles salariales du personnel National en accord aux lois locales, plans de sécurité, code de conduite, plan d’achat, etc. ;
- analyse les informations concernant les bailleurs et préparer des profils bailleurs ;
- recherche et transmet au siège les appels à proposition nationaux et internationaux ;
- contribue à l’**identification** des opportunités d’**intervention et** de partenariats, et élabore des fiches synthétiques de projet et d’évaluation des risques pour soumission au siège ;
- assurer la qualité technique et la cohérence et viabilité budgétaire des nouvelles propositions de projet et des avenants des projets en cours.
Relations institutionnelles
- maintient, développe et promeut les relations avec les différents bailleurs et institutions présents en HAITI et les ONG internationales et locales ;
- représente l’organisation à tous niveaux vis-à-vis des bailleurs, partenaires et autorités ;
- supervise les procédures pour l’obtention/renouvellement de la reconnaissance juridique de l’organisation par les autorités compétentes ;
- supervise les procédures pour l’obtention des facilitations/exonérations fiscales vis-à-vis des bailleurs et autorités ;
- participe aux réunions des clusters à niveau national et de la coordination humanitaire ;
- participe aux réunions de présentation des stratégies/des appels à proposition des bailleurs ;
- de manière générale, veille à véhiculer une image positive et professionnelle de la fondation ;
- veille en particulier au respect du mandat, de l’éthique, des valeurs de l’organisation.
Identification de nouveaux bailleurs
- promeut des activités visant l’identification des nouveaux bailleurs dans le pays, dans le respect des procédures COOPI et avec le support du siège.
Programmation et gestion des projets
- dans le cadre de la stratégie pays, il/elle coordonne l’élaboration, écriture et envoi des documents nécessaires à la présentation de nouveaux projets ;
- assure l’envoi de tout document demandé par le siège pour la présentation de nouvelles propositions de projets ;
- assure la rédaction et l’**envoi** des rapports narratifs et financiers des projets, et la préparation des documents de suivi demandés par le siège de Milan ;
- assure la qualité des projets en cours et la bonne gestion des budgets, en collaboration avec le Coordonnateur Administratif, les Chefs de projet et les points focaux sectoriels ;
- assure que les activités de suivi et évaluation soient correctement planifiées et mises en œuvre en HAITI ;
- valide et transmet les rapports techniques et financiers au siège et aux bailleurs, en respectant les procédures et les échéances prévues par les contrats ;
- assure le respect des procédures COOPI et des bailleurs en matière de gestion des projets ;
- assure la consolidation du capital de connaissances à travers le flux d’informations, le partage des connaissances et le développement des capacités des ressources humaines.
Logistique et sécurité
- est responsable du suivi de la fonction logistique dans le pays, dans le respect des procédures ;
- est responsable de la correcte application des procédures sécuritaires dans le pays ;
- assure l’actualisation, la diffusion interne et l’application des plans de sécurité ;
- est le point focal pour la collecte des informations sécuritaires avec le support du responsable logistique ;
- gère directement les opérations d’**évacuation**.
Gestion économique-financière
- avec le support de l’administrateur pays, il/elle est responsable de la préparation du budget annuel pays et de ses révisions au cours de l’année ;
- assure la supervision de la gestion économique-financière des projets et de la Coordination ;
- supervise la planification financière et économique du pays.
Gestion RH
- participe au processus de recrutement du staff expat en appui au Coordinateur Régional et au service recrutement siège ;
- est responsable de la gestion du personnel local et de la sécurité de tout le staff COOPI en HAITI ;
- planifie les besoins en staff international et national et leur couverture budgétaire sur la totalité de la mission ;
- prépare les Termes de Références du personnel expatrié, actualise les fiches de budget relatives,
- assure la formation sur place et le débriefing au niveau locale des expatriés ;
- assure la mise en place des plans de formation du personnel national ;
- supervise l’**organisation du travail** dans le respect des rôles prévus par l’organigramme ;
- supervise l’élaboration et le respect des plans de travail de chaque RH ;
- autorise les plans de congé ;
- assure le processus d’évaluation au niveau local à partir de l’identification des objectifs ;
- récolte e analyse les besoins en formation du staff expatrié et national ;
- assure l’**évaluation** ou évalue directement le personnel expatrié.
Visibilité et communication
- coordonne les activités de visibilité et communication de COOPI en HAITI, dans le respect des lignes directrices du bureau communication et fundraising (UCF)
Supervision des procédures
- assure l’**élaboration et mise à jour** du règlement pays en conformité avec les procédures internes COOPI ;
- assure le respect des procédures et obligations contractuelles des bailleurs aussi bien que des procédures COOPI.
Profil du Candidat
Formation - Expériences spécifiques
- Formation universitaire/postuniversitaire et/ou de l'expérience démontrée dans la Coopération Internationale, l'aide humanitaire, le développement et l’environnement, les sciences sociales ou similaires ;
- Au moins 5 ans d’expérience dans les interventions humanitaires et dans la gestion de projets ;
- Maitrise des procédures des principaux bailleurs : Commission Européenne, ECHO, USAID (OFDA), PAM, FAO etc. ;
- Expérience de coordination interinstitutionnel et inter-agences (diplomatie) ;
- Expérience et volonté de travailler dans un environnement multiculturel et de promouvoir une bonne communication et compréhension entre le personnel COOPI ;
- Excellent maîtrise du français, parlé et écrit ;
- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Excellente connaissance du système d'exploitation Microsoft Windows et de MS Office.
Compétences transversales
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ;
- Excellente capacité organisationnelle ;
- Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
- Capacité de systématisation des processus et rédaction des documents et rapports
- Excellentes capacités de négociation et communication ;
- Excellente capacité de travailler sous pression ;
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel ;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.
Atouts
- Expérience de travail en HAITI et/ou dans des contextes similaires ;
- Bonne connaissance de l’anglais ;
- Connaissance de l’italien ;
- Précédente expérience de travail avec COOPI.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.