L'agent des subventions et des achats est chargé de travailler avec une équipe pour gérer les subventions aux organismes locaux et les subventions en nature aux associations Il/elle s'assurera de la conformité de la sélection, de l'attribution, de la gestion et de la clôture des sous-subventions. Il/elle relèvera du gestionnaire des finances et des subventions et travaillera avec lui/elle pour coordonner tous les aspects des processus de sélection, d'attribution et d'administration des subventions pour un sous-ensemble de subventions. Il/elle sera également responsable de l'achat et de l'approvisionnement du matériel du projet tel que l'impression des livres, des fournitures et de l'équipement, y compris les produits tels que le matériel de bureau, les véhicules et les fournitures, tout au long d'un processus d'appel d'offres et conformément aux politiques et procédures établies par FHI 360 et approuvées par les bailleurs.
Responsabilités Principales:
- Coordonner la gestion des agents en respectant les procédures du bailleur et de FHI360.
- S’assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d’achats.
- Préparer, maintenir et examiner les dossiers d'achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
- Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s'assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l'entreprise sont satisfaits
- Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
- Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement
- Aider à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement
- S’assurer que le processus d’achat a été respecté du besoin jusqu’au payement et donner son accord au Department de finance pour payement.
- Aider à la formation et à l'élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
- Pour les subventions en nature, se procurer les biens et services conformément à FHI 360 et aux règles et règlements de l'USAID.
- Participer à l'évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l'examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriés
- S'assurer de la conformité totale avec les politiques de subventions de l'entreprise et les règlements applicables de l'USAID pour les subventions ; surveiller la conformité du bénéficiaire aux termes et conditions de l'accord de subvention, tels que les exigences de sauvegarde, les calendriers de paiement et les exigences de rapport.
Exigences minimales:
- Licence dans un domaine approprié exigée
- Au moins deux ans d'expérience dans la gestion de subventions, de préférence pour des projets de développement financés par des donateurs.
- Connaissance démontrée du processus de gestion des subventions et des règlements des bailleurs régissant l'administration des subventions.
- Connaissance des processus d'approvisionnement
- Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturellement et géographiquement diversifiés
- Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports
- Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés
- Compétence professionnelle à l'oral, à la lecture et à l'écrit Anglais et français requis
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
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