Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale fondée en 1971, apporte une aide médicale aux populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflit armé, mais aussi d'épidémie, de pandémie, de catastrophe naturelle ou d'exclusion des soins.
MSF WACA (Afrique de l'Ouest et du Centre) a été créée en 2019 et vise à apporter un changement dans la dynamique du mouvement MSF.
WACA est animée par un nombre important de Médecins et humanitaires de Médecins Sans Frontières Afrique de l'Ouest et du Centre qui souhaitent se faire entendre, contribuer et surtout assumer de manière proactive la mission humanitaire de l'association. WACA reflète une identité humanitaire, une aspiration pour MSF, un mouvement véritablement inclusif de personnes qui partagent les valeurs d'empathie pour les autres. Sa force réside dans les autres associations MSF et sa fibre associative est amplifiée par des objectifs opérationnels concrets.
Le poste porte le titre de "Directeur(trice) Général Adjoint" qui est responsable de l'administration des ressources transversales de la WaCA. L'objectif est de mettre en place des services administratifs au siège de WaCA et sur le terrain aux normes de conformité requises pour une organisation internationale.
Responsabilités
· Nombre d'ETP : max 40 au siège (2023) dans un objectif d'efficacité, de taille humaine et de mobilité.
· Ratio de coût (sans support direct OPE) < 7% coût total et avec support Ope HQ max 10%.
Objectif : « S'assurer que l'administration du bureau est gérée de manière à fournir un environnement de travail sûr, agréable et propice à tous les employés, satisfaisant à toutes les exigences légales. »
Une équipe sera recrutée/réorganisée à cet effet pour assurer les services suivants :
2.1 Contrat et conformité (siège, personnel de mobilité et assistance en ligne sur le terrain)
· Contrat : ETP & Biens :
· Paie, fiscalité, assurances sociales.
· Conformité de nos systèmes RH & Admin au GDPR et à la réglementation sur la confidentialité des données de la Côte d'Ivoire
· Conformité du travail et des finances avec la Côte d'Ivoire, les politiques et la réglementation interne
2.2 Administration des RH (1ère phase : personnel du siège et de la mobilité. Dans une deuxième phase, support technique en ligne pour le personnel de terrain)
· Fonction et grille salariale pour le siège, classement des postes et rémunération, organigramme
· Horaires, congés, gestion des performances, accompagnement de carrière
· Formation d'initiation, Brief & débriefing
2.3 Pool & Recrutement RH (1ère phase : personnel HQ & Mobilité. Dans une seconde phase support technique en ligne pour le personnel de terrain)
· Poste d'ouverture, JD, organigramme
· Processus de recrutement
2.4 Gestion du bureau d'équipe
· Organiser une réunion
· Résout les problèmes d'équipe nécessitant l'intervention d un staff senior de la direction.
· Traite des problèmes de RH disciplinaires/griefs complexes, en fournissant une expertise RH pour la prise de décision.
2.5 Gestion/service de bureau
· Manager du Bureau
o Locaux de bureau : loyer, assurance, entretien et sécurité (prévention incendie, prévention des catastrophes, espace de repos, etc.)
o Autres services publics (appartement, voiture) : Entretien, suivi (voiture).
· Secrétaire
o Voyage, hôtel & transport (taxi, billet d'avion)
o Visa
o calendrier des briefings et débriefings
2.5 Cadre juridique avec cabinet d'avocats et ILU (Unité juridique internationale)
2.7 Finance
· Établit un budget de frais de personnel et d'ETP de MSF WaCa et surveille l'écart.
· Élaborer le budget du bureau avec le directeur général et le directeur financier.
· Document de projet, rapport annuel et externe (donateur) : éditez, traduisez et assurez-vous que tous ceux-ci sont formatés à un niveau professionnel.
· Assurer le système d'archivage (électronique et papier) conformément à la loi du pays, aux exigences des donateurs et à l'audit.
· Avec le directeur général, planifier l'audit sur la conformité au niveau du terrain et du siège
· Avec le directeur général, s'assurer que le cadre de comportement WaCa est mis en œuvre.
Compétences de base et expérience
· Expérience de 5 ans minimum en gestion des ressources humaines et relations sociales
· Expérience de la gestion de bureau (HQ) et d'un modèle d'administration moderne.
· Bonne connaissance du droit du travail et de la réglementation RH
· Approche proactive pour résoudre les problèmes liés aux RH
· Excellentes compétences en gestion de projet
· Aptitude avérée à travailler dans des délais serrés, à gérer plusieurs tâches et à atteindre les objectifs
· Fort dans l'autonomisation des membres de l'équipe et des parties prenantes en déléguant les travaux de manière appropriée
· Avoir la volonté d'être un leader fort ainsi que d'être un joueur en prenant un travail pratique
· Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles basées sur d'excellentes compétences en écoute active, en communication assertive et en négociation.
· La maîtrise du français et de l'anglais est indispensable.
· Des connaissances informatiques liées à une administration moderne et une bonne maîtrise de Microsoft Office nécessitent
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