ROLE PURPOSE:
Vous serez chargés d'assurer une fonction de gestion des subventions efficace et efficiente. Vous dirigerez la gestion des subventions pour tous les programmes et développerez des processus de gestion des subventions basés sur les meilleures pratiques au sein du bureau pays du Niger. Le rôle comporte trois aspects principaux : 1) diriger et développer l'effort de gestion des subventions du bureau pays, 2) renforcer les capacités du personnel et 3) contribuer au développement de systèmes et de processus de meilleures pratiques.
LES PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
En tant que membre de l’Equipe de Direction (SMT) (5%)
-Soutenir le développement d'une culture organisationnelle qui reflète l'ensemble du mandat et des valeurs de SC, qui favorise la responsabilité et les performances élevées, qui encourage une culture d'apprentissage, de créativité et d'innovation au sein d'un environnement de travail productif, et qui libère les personnes pour qu'elles puissent fournir des résultats exceptionnels pour les enfants et un excellent service à nos membres et donateurs
-Veiller à ce que le bureau pays se conforme à toutes les exigences et politiques de Save the Children en tant que mouvement global
-Interface avec les membres pour exécuter efficacement la stratégie et établir des relations efficaces avec les donateurs
Gestion du portefeuille et des subventions (25%)
- Fournir un soutien stratégique au directeur de pays (CD) et au sein du SMT sur tous les aspects de la gestion des subventions, y compris les contrats de subvention, la conformité bailleurs et la gestion du pipeline. Assurer le rôle de point focal de toutes les questions liées à la gestion des subventions au sein du bureau pays
- S'assurer que des informations précises et à jour sur le portefeuille des subventions sont facilement accessibles à l'équipe de direction et aux membres. Vous fournirez à la direction une analyse détaillée des subventions en cours ou à venir.
- Assurer la production de rapports de haute qualité et à temps qui reflètent précisément l'impact obtenu et les leçons apprises pendant la mise en œuvre d'un projet.
- S'assurer que le système de gestion des subvention (AMS) est efficacement maintenu, mis à jour et enregistre avec précision la piste d'audit (données et processus) pour toutes les subventions et sous-subventions.
- Garantir le respect des normes essentielles de gestion des subventions de Save the Children.
- Comprendre et analyser les résultats des KPI des subventions, fournir des informations de gestion au SMT et identifier les améliorations qui peuvent être entreprises pour améliorer les résultats des KPI liés à la gestion des subventions.
- Construire et maintenir des relations avec les réseaux pertinents et le personnel de gestion des subventions d'organisations similaires dans le pays.
- Maintenir une communication efficace avec les membres de Save the Children, en leur fournissant des informations actualisées sur leurs récompenses et en signalant rapidement les problèmes potentiels.
Conformité bailleur (10%)
- S'assurer que toutes les exigences des bailleurs sont respectées et qu'il existe une piste d'audit complète de la mise en œuvre et des rapports pour toutes les subventions.
- S'assurer que les principaux collaborateurs et partenaires comprennent clairement les exigences et les attentes des bailleurs au stade de l'accord, du lancement, de la mise en œuvre, de la modification, de l'établissement de rapports, de la clôture et de l'audit des subventions.
- S'assurer que les processus clés sont en place pour que les formats, l'éligibilité, la conformité, le reporting, reçoivent une attention optimale aux différentes étapes du cycle de vie de la subvention en vue de garantir la satisfaction du bailleur.
- S'assurer que les problèmes potentiels et les demandes d'amendement sont signalés rapidement aux donateurs via le membre de Save the Children concerné. Cela peut inclure le développement d'analyses de faisabilité lorsque les demandes d'exemption/dérogation des bailleurs doivent être articulées de manière plus approfondie ou négociées avec les bailleurs.
- S'assurer que tous les nouveaux employés reçoivent une orientation sur les processus, les systèmes et les outils de gestion des subventions de Save the Children, ainsi que sur les exigences de conformité des bailleurs qui sont pertinentes pour le rôle.
- Travailler avec les auditeurs internes et externes si nécessaire.
- S'engager globalement dans le développement des systèmes et processus de Save the Children et le partage des meilleures pratiques.
Développement des programmes (5%)
- Avec le soutien de l’équipe de développement des propositions, diriger la coordination des propositions, en travaillant en étroite collaboration avec le Business Development Manager et les responsables des différentes fonctions pour produire des propositions de haute qualité, entièrement chiffrées.
- Diriger le développement et la mise en œuvre de la stratégie de financement du bureau de pays, qui permet un engagement proactif à travers Save the Children au niveau mondial et avec les donateurs afin de sécuriser les opportunités de financement en temps voulu, en faisant des recommandations et en signalant les problèmes à la direction générale
Planification du portefeuille, positionnement et engagement avec les bailleurs
En étroite collaboration avec la Direction du Développement des Programmes et de la Qualité (10%)
- Actualiser les études sur l’état des lieux sur les bailleurs et les financements à une fréquence appropriée.
- Contribuer à l'élaboration d'une stratégie de financement complète dans le cadre du plan stratégique national et la rendre opérationnelle avec les membres de manière structurée.
- S'assurer qu'un système est en place pour suivre les progrès accomplis vers les objectifs fixés dans la stratégie.
- Identifier, rechercher et diffuser des informations sur les nouvelles opportunités de financement auprès des bailleurs bilatéraux, multilatéraux et autres bailleurs institutionnels.
- Utiliser des approches créatives pour relier les aspirations des programmes aux priorités des bailleurs, tout en travaillant avec le SMT pour influencer efficacement les stratégies des bailleurs.
- Travailler avec les Membres pour explorer le potentiel de tous les bailleurs, en particulier les partenariats avec le secteur privé et d'autres moyens innovants de collecter des fonds.
- Travailler avec le SMT pour s'engager auprès des bailleurs et identifier les opportunités de financement possibles en accord avec la stratégie du bureau de pays et les directives du portefeuille de subvention de Save the Children.
- S'engager avec Save the Children au niveau mondial et fournir des informations pour soutenir l'établissement de relations professionnelles avec les bailleurs afin d'identifier les opportunités stratégiques de collecte de fonds.
- Rechercher de manière proactive des renseignements sur les bailleurs locaux concernant de nouvelles opportunités ou partenariats potentiels.
- Organiser et diriger l'engagement structuré des bailleurs pour le bureau de pays ;
- Entretenir des relations avec des parties prenantes externes et des partenaires potentiels pour des opportunités de financement à grande échelle ou stratégiques, soit en tant que bénéficiaire principal ou secondaire dans des accords de consortium.
- Représenter efficacement les objectifs, les capacités et les défis de Save the Children auprès des bailleurs, en favorisant des relations à long terme.
- Planifier et lancer des visites régulières de contrôle et de mise à jour avec les principaux bailleurs institutionnels.
- En collaboration avec les collègues de l'équipe SMT, fixer des objectifs ambitieux pour l'engagement bailleurs et influencer leurs stratégies.
- Représenter le bureau dans les forums, ateliers et conférences des bailleurs où de nouvelles opportunités de financements peuvent être formulées.
Partenariats (15%)
- S'assurer que tous les partenaires de mise en œuvre font l'objet d’un mécanisme de vérification ou contrôle préalable (vetting) et d'une évaluation des capacités avant de commencer à travailler avec Save the Children, qu'ils sont engagés dans le cadre d'accords appropriés et que des systèmes de suivi efficaces sont en place afin que les performances des partenaires répondent aux attentes et aux exigences des bailleurs.
- Superviser la mise en place de procédures adéquates pour le processus de gestion des sous-subventions aux partenaires locaux en temps voulu.
- S'assurer que les exigences pertinentes des bailleurs sont effectivement communiquées et comprises par les partenaires de mise en œuvre.
- Veiller au renforcement des capacités et soutien à la conformité avec tous les partenaires nouveaux et existants, y compris le suivi régulier et les systèmes en place afin que la performance des partenaires réponde aux attentes et aux exigences des bailleurs, en collaboration avec les équipes chargées des programmes.
- Diriger le développement et l'adhésion à la stratégie de partenariat, le déploiement des politiques et procédures de partenariat global et le développement d'outils contextualisés.
- Avec le soutien du Head of Partnership, lancer la pré-validation d'un groupe de partenaires potentiels pour de futures propositions basées sur la thématique et la région.
- S'assurer que toute la documentation des partenaires, y compris les rapports, est téléchargée sur AMS par le biais de contrôles ponctuels des données AMS.
Analyses financières et des financements (25%)
- Préparer régulièrement des analyses des financements et du portefeuille, y compris le pipeline (propositions en cours), pour informer l'équipe de direction de l'état du portefeuille, des stratégies de diversification et des principales tendances à surveiller.
- En collaboration avec le directeur financier et l'équipe de direction, s'assurer que le bureau pays dispose d'un cadre clair pour le développement du budget principal, l'allocation des coûts, le suivi des budgets de subvention la programmation financière et les prévisions, en garantissant l'alignement entre le budget principal et le suivi des financements.
- Utiliser de solides compétences en matière d'analyse financière pour superviser le portefeuille de subventions et le pipeline.
- Travailler en collaboration avec le département financier et fournir des conseils techniques concernant l'allocation stratégique des coûts des bailleurs en vue de minimiser les problèmes de conformité dans la mesure du possible (ex. coût maximal de soutien, obligations de cofinancement, etc.)
QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Essentiel
- Master ou diplôme équivalent en développement international, sciences sociales ou de gestion ou en commerce et administration
- Un minimum de 8 ans d'expérience dans un poste de direction.
- Compétences en français et en anglais requises
- Connaissance approfondie des exigences et des perspectives stratégiques des principaux bailleurs institutionnels, y compris la budgétisation, les questions d'éligibilité, la gestion de la conformité et les rapports, notamment USAID, l'UE (INTPA et ECHO), l'UNICEF, AMC, etc.
- Grande expérience avec les ONG avec des responsabilités croissantes, y compris une expérience avérée de l'établissement et de la gestion de la fonction de gestion des subventions sur le terrain.
Expérience avérée d'une contribution active à une équipe de direction et d'un soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions.
- Très forte appétence pour le souci du détail, la résolution de problèmes et l'analyse des tendances.
- Capacité à présenter des informations complexes de manière succincte et convaincante.
- Compétences analytiques orientées vers l'action ; expérience avérée dans la mise en place et le maintien de systèmes d'assurance qualité/conformité.
- Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d'organiser une charge de travail exigeante composée de tâches et de responsabilités diverses et stimulantes.
- Expérience de la représentation des entreprises et de l'engagement avec les bailleurs aux niveaux stratégiques du pays.
- Expérience et compétences approfondies en matière de gestion, de développement et d'encadrement du personnel, ainsi qu'en matière de supervision et de contrôle de personnes d'origines et de cultures diverses. Solides compétences avérées en matière de coaching et de renforcement des capacités.
- Forte expérience de la gestion de multiples parties prenantes internes et externes.
- Solides compétences en communication (écrite et orale) et en relations interpersonnelles en français et en anglais, avec une expérience de la gestion d'équipes multiculturelles.
- Maîtrise de l'informatique (Word, Excel avancé, Outlook, Internet Explorer, systèmes financiers).
- Patient(e), adaptable, flexible, conscient(e) des différences culturelles et capable d'improviser et de rester réactif(ve) et de communiquer clairement et efficacement sous pression.
- Solides compétences en communication (écrite et orale) et en relations interpersonnelles en anglais, avec une expérience de la gestion d'équipes multiculturelles.
- Engagement envers les valeurs de Save the Children
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