Back Deputy Director, Programs (DDP)

  • Added Date: Tuesday, 06 November 2018
  • Deadline Date: Tuesday, 04 December 2018

THE ORGANISATION

Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the International Rescue Committee (IRC) responds to serious humanitarian crises around the world and helps victims to survive and rebuild their lives. IRC's mission is to help people whose lives and livelihoods are shattered by conflict and disaster to survive, rebuild and take control of their future. IRC is present in more than 40 countries and 22 cities in the United States.

Historical

IRC has been active in the Central African Republic (CAR) since 2006 and has been implementing emergency response programs since the beginning of 2013. IRC has three offices in North West and North Central - Bocaranga, Dékoa and Kaga-Bandoro - in addition to a central office in Bangui and an antenna in Paoua. Since 2007, IRC has built strong links with local communities, community leaders, local authorities and other local and international actors. Today, the IRC is one of the main humanitarian actors working in the Ouham-Pendé, Kémo and Nana-Gribizi prefectures, implementing programs for health, protection of women and children, economic recovery and development. IRC has demonstrated its ability to successfully implement health and protection programs, improve beneficiaries' access to health care, and provide survivors of violence with secure and confidential services to assist them in their recovery and reintegration into their community. The technical expertise gained, logistical capabilities and local knowledge and understanding laid the groundwork for expanding and deepening these services to reach more people and respond to larger scale emergency needs as additional funding increases. In 2017-2018, IRC CAR has set a Country Emergency Team (CET) specially trained to respond quickly to acute humanitarian crises.

IRC CAR's vision

IRC's vision for CAR is that individuals, households and communities are resilient, empowered and able to thrive in a changing environment. With its headquarters in Bangui and its field offices in the Ouham-Pendé, Kémo and Nana-Gribizi regions, the IRC is one of the most important humanitarian actors in CAR. IRC aims to save lives and improve the lives of the most vulnerable people and households in the country.

SCOPE OF WORK

As a senior member of the country team, the Deputy Director for Programs will have overall responsibility to supervise, support, and enhance quality, coherence, impact, sustainability and synergy of all programs implemented by IRC in CAR. S/he will disseminate and monitor the implementation of the IRC’s Strategic Action Plan (SAP) and the related initiatives, playing a lead role in fundraising and advocacy work of the country program. The DDP will be based in Bangui but s/he will be required to travel to field sites. S/he will manage the Technical Coordinators / Managers, M&E Manager and the Grants Manager.

MAIN RESPONSIBILITIES

PROGRAM IMPLEMENTATION, OVERSIGHT and COORDINATION

  • Ensure effective and timely implementation of programmatic objectives of grants
  • Work with the country management team to develop operational budgets, which reflect a detailed understanding of situational parameters, beneficiary needs, available resources and technical possibilities
  • Ensure that project planning tools (implementation plans, procurement plans, spending plans, M&E plans) are elaborated, shared and used on a monthly basis
  • Work closely with Grants Manager and Support and Program Coordinators to hold efficient and effective Opening, Review, and Closing Grants Meetings
  • In collaboration with the Grants Manager, Finance Controller, Supply Chain Coordinator and Programs Coordinators, ensure that monthly Grant Review meetings are conducted and actions are followed up
  • Assist Program Coordinators to develop and maintain monitoring plans, work plans, spending plans, staffing plans, etc. in collaboration with Operations, Finance and Grants
  • In collaboration with the Grants Manager and Program Coordinators ensure that quality donor reports are generated and submitted to headquarter and donors in a timely manner, ensuring programmatic review and inputs on all reports ahead of submission
  • Provide on-going problem-solving guidance for field offices regarding programmatic issues, planning issues, and difficulties encountered with local authorities and partners
  • Ensure a close coordination and collaboration with the Operations Coordinators (Supply Chain, HR, Administration and Safety & Security) to ensure an adequate synergy between programs and operations
  • Support and promote adherence to finance controls for program expenditures in accordance with IRC policies and procedures
  • Develop strong working relationships with Technical Units and Technical Advisors, to ensure adequate remote and in-country support in line with country office needs and strategic direction

PROPOSAL DESIGN AND DEVELOPMENT

  • Take a leading role in program design drawing on evaluations, lessons learnt and identified beneficiary needs
  • Support the Grants Manager and Programs Coordinators to write high quality proposals, meeting identified needs and donor requirements
  • Promote the use of IRC’s Outcome and Evidence Framework in both program design and proposal development, ensuring that Theories of Change are incorporated, in line with the country Strategic Action Plan (SAP)
  • Ensure issues of gender equality and protection mainstreaming are integrated into program design
  • Assist the CD in developing a strong relationship with donors to ensure sustainable funding of programs
  • Maintain an up-to-date contextual analysis to ensure pertinence of all programming
  • Identify opportunities for cross-border linkages and learning with surrounding country programs (Cameroon, Chad, DRC)

STRATEGY 2020

  • Under the supervision of the CD, coordinate the planning, development, implementation of IRC program initiatives, in accordance with the Program Development Priorities from the Strategic Action Plan (SAP) and liaise with IRC’s Technical Units for technical guidance on implementation and new program design
  • Under the supervision of the CD, ensure effective and timely implementation of programmatic objectives of the country SAP
  • Coordinate reporting on SAP progress
  • Supervise the roll out of program related SAP initiatives, such as the Outcome and Evidence Framework (OEF) and Monitoring for Action
  • Ensure that all staff and partners have a clear understanding of the importance of gender equality in programs and that all programs are designed to reduce the gender gap

MONITORING AND EVALUATION

  • Ensure all projects have monitoring and evaluation plans in place from the outset, which are reviewed at regular intervals
  • Develop staff understanding and use of IRC’s OEF
  • Support the M&E Manager to provide quality technical assistance to all program-specific M&E staff
  • Keep informed on monitoring and evaluation techniques and support tools which can be shared with program staff
  • Assist with technical assessments and evaluations by reviewing ToRs, reports and checking quality of activity
  • Ensure adequate budgeting of M&E activities in all proposals

ADVOCACY AND EXTERNAL RELATIONS

  • Strongly participate and coordinate advocacy efforts on relevant sectoral policies and on community of practices, both within CAR and across the region
  • Represent IRC and IRC's interests with the Government officials, donors, UN, and other operating and implementing partners when required or applicable
  • Assist the CD in developing a strong relationship with donors to ensure sustainable funding of programs

PERSONNEL MANAGEMENT & DEVELOPMENT

  • Supervise the sector leads (Program Coordinators), M&E Manager and Grants Manager
  • Conduct regular one to one meetings with direct supervisees and ensure objective setting and performance reviews in line with IRC’s Performance Management System; ensure that these systems are cascaded to all program staff
  • Oversee recruitment of all program staff, ensuring transparent processes adhering to IRC’s policies and procedures
  • Conduct training of IRC staff on program design, monitoring, and evaluation, report writing, and proposal development. Capacity building of both the international and national staff members in the above-mentioned areas is a priority

COUNTRY LEADERSHIP

  • Key member of the IRC CAR’s leadership group and Country Management Team, contributing to the effective leadership of the country program
  • Develop of excellent working relations with peers in other units (Finance, Supply Chain, HR, Administration, Safety & Security)
  • Replace the CD when s/he is out of the country

REQUIREMENTS

  • Advanced degree in International Relations, Community Development, Economics, or related disciplines
  • At least 5 years of African experience and 7 years of experience in the management of humanitarian and recovery programs
  • Demonstrated skills and experience in NGO administration, finance and logistics systems
  • Proven ability to effectively manage and develop staff capacity
  • Skills and experience in program design and delivery, including proposal development
  • Proven capacity in staff management, multi-tasking, time management and diplomacy
  • Excellent communication and presentation skills
  • Expertise and knowledge on a diversity of programs (Health, Women’s Protection and Empowerment, Children and Youth Protection & Development, Economic Recovery & Development, Protection and Rule of Law, etc.)
  • Innovative and creative problem solver, strong communicator, excellent writer, have a focus for quality and most of all be a team player
  • Fluent in French and proficient in English

ADDITIONAL QUALITIES A SUCCESSFUL CANDIDATE SHOULD POSSESS

  • Problem Solving & Judgment: effectively uses critical thinking in solving problems
  • Results Driven: sets challenging and clear expectations to meet organization priorities
  • Committed to the mission of the IRC, is sensitive to both the political and social ramifications of decisions
  • Diplomatic both within the organization and with external interactions
  • Copes well with pressure and adapts and learns from adversity
  • Communicates important information in ways that are easily understood, both written and oral
  • Respected and trusted negotiator in conflict situations

WORKING ENVIRONMENT

Security in CAR is level IV (red) and the IRC has a curfew in place. Lodging is in a shared IRC guesthouse.

This is an unaccompanied position.

L'ORGANISATION

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et à reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

Historique

L’IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis fin 2006 et met en œuvre des programmes d’intervention d’urgence depuis début 2013. IRC dispose de trois bureaux dans le nord-ouest et le centre-nord – Bocaranga, Dékoa et Kaga-Bandoro – en plus d’un bureau central à Bangui et une antenne à Paoua. Depuis 2007, IRC a noué des liens étroits avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d’autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures de l'Ouham-Pendé, la Kémo et la Nana-Gribizi, mettant en œuvre des programmes de santé, de protection des femmes et des enfants, de relance économique et de développement. IRC a démontré sa capacité à mettre en œuvre avec succès des programmes de santé et de protection, à améliorer l'accès des bénéficiaires aux soins de santé et à fournir aux victimes de violences des services sécurisés et confidentiels pour les aider à se rétablir et à se réinsérer dans leur communauté. L'expertise technique acquise, les capacités logistiques ainsi que les connaissances et la compréhension locales ont jeté les bases de l'extension et de l'approfondissement de ces services afin de toucher davantage de personnes et de répondre aux besoins urgents à plus grande échelle, à mesure que le financement supplémentaire augmente. En 2017-2018, IRC CAR a mis en place une Équipe d'urgence (CET) spécialement formée pour réagir rapidement aux crises humanitaires aiguës.

La vision de l'IRC RCA

La vision de l'IRC pour la RCA est que les individus, les ménages et les communautés sont résilients, autonomes et capables de prospérer dans un environnement en mutation. Avec son siège à Bangui et ses bureaux extérieurs dans les régions de l'Ouham-Pendé, la Kémo et la Nana-Gribizi, l'IRC est l'un des acteurs humanitaires les plus importants en RCA. L’IRC vise à sauver des vies et à améliorer la vie des personnes et des ménages les plus vulnérables du pays.

ENVERGURE DU POSTE

En tant que membre senior de l'équipe pays, le/la DDP aura la responsabilité générale de superviser, soutenir et améliorer la qualité, la cohérence, l'impact, la durabilité et la synergie de tous les programmes mis en œuvre par l’IRC en RCA. Il/elle diffusera et suivra la mise en œuvre du plan d’action stratégique (SAP) de la RCA et des initiatives connexes, jouant un rôle de premier plan dans les activités de mobilisation de fonds et de sensibilisation du programme pays. Le/la DDP sera basé/e à Bangui, mais il/elle devra se rendre sur le terrain. Il/elle gérera directement les coordinateurs / responsables techniques, les responsables Suivi & Évaluation (M&E) et des financements (« Grants »).

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

MISE EN OEUVRE, SUPERVISION ET COORDINATION DES PROGRAMMES

  • Assurer la mise en œuvre efficace et dans les délais des objectifs programmatiques
  • Collaborer avec l'équipe de direction du pays pour élaborer des budgets opérationnels reflétant une compréhension détaillée des paramètres de la situation, des besoins des bénéficiaires, des ressources disponibles et des possibilités techniques
  • S'assurer que les outils de planification de projet (plans de mise en œuvre, plans d'approvisionnement, plans de dépenses, plans de suivi et d'évaluation) sont élaborés, partagés et utilisés sur une base mensuelle
  • Travailler en étroite collaboration avec le/la gestionnaire de subventions et les coordinateurs de soutien et de programme pour organiser des réunions de lancement de projet, de suivi et de clôture efficaces
  • En collaboration avec le/la gestionnaire des subventions, la/le contrôleur financier, la/le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement et les coordinateurs de programme, veiller à ce que des réunions mensuelles de suivi de projet soient organisées et que les actions soient suivies
  • Aider les coordonnateurs de programme à élaborer et à mettre à jour des plans de suivi, des plans de travail, des plans de dépenses, des plans de dotation en personnel, etc., en collaboration avec les responsables Opérations, Finances et Subventions
  • En collaboration avec le/la gestionnaire des subventions et les coordinateurs de programme, veiller à ce que des rapports de qualité soient produits et soumis au siège et aux donateurs en temps voulu, en veillant à la révision du contenu des rapports avant leur soumission
  • Appuyer les bureaux terrain par des conseils et recommandations pour la résolution de problèmes liés aux programmes et à la planification ou pour des difficultés rencontrées avec les autorités locales et les partenaires
  • Assurer une coordination et une collaboration étroites avec les coordinateurs des Opérations (chaîne logistique, ressources humaines, administration et sécurité) afin d'assurer une synergie adéquate entre les Programmes et les Opérations
  • Soutenir et promouvoir le respect des contrôles des dépenses de programme conformément aux politiques et procédures de l'IRC
  • Établir de solides relations de travail avec les unités techniques et les conseillers techniques afin d'assurer un soutien adéquat à distance et dans le pays, conformément aux besoins et aux orientations stratégiques du pays

CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE PROPOSITIONS DE FINANCEMENT

  • Jouer un rôle de premier plan dans la conception du programme en s’appuyant sur les évaluations, les enseignements tirés et les besoins identifiés des bénéficiaires
  • Aider le/la gestionnaire de subventions et les coordinateurs de programme à rédiger des propositions de haute qualité, répondant aux besoins identifiés et aux exigences des donateurs
  • Promouvoir l’utilisation du cadre de résultats et d’éléments de preuve (« Outcomes and Evidence Framework – OEF ») de l’IRC dans la conception du programme et dans l’élaboration des propositions, en veillant à ce que les théories du changement soient intégrées, conformément au Plan d’action stratégique (SAP) du pays
  • S'assurer que les questions d'égalité des sexes, d’équité Genre et d'intégration de la protection sont intégrées dans la conception du programme
  • Aider le/la Directeur/trice Pays (CD) à établir des relations solides avec les donateurs afin d’assurer un financement durable des programmes
  • Maintenir une analyse contextuelle à jour pour assurer la pertinence de toute la programmation
  • Identifier les opportunités de liens et d’apprentissage transfrontaliers avec les programmes des pays environnants (Cameroun, Tchad, RDC)

STRATÉGIE 2020

  • Sous la supervision de la/du CD, coordonner la planification, l’élaboration et la mise en œuvre des initiatives de programme IRC, conformément aux priorités du SAP, pour le développement des programmes, et assurer la liaison avec les unités techniques de l’IRC pour obtenir des conseils techniques sur la conception et la mise en œuvre du nouveau programme
  • Sous la supervision de la/du CD, assurer la mise en œuvre efficace et dans les délais des objectifs programmatiques du SAP
  • Coordonner la production des rapports sur les progrès du SAP
  • Superviser le déploiement d'initiatives SAP liées au programme, telles que le OEF et Monitoring for Action
  • S'assurer que tout le personnel et les partenaires comprennent bien l'importance de l'égalité des sexes et l’équité Genre dans les programmes et que tous les programmes sont conçus pour réduire l'écart entre les sexes

CONTRÔLE ET ÉVALUATION

  • S'assurer que tous les projets ont des plans de suivi et d'évaluation en place dès le début, qui sont revus à intervalles réguliers
  • Développer la compréhension et l’utilisation par le personnel de l’OEF d’IRC
  • Soutenir le gestionnaire M & E afin de fournir une assistance technique de qualité à tout le personnel M & E spécifique à chaque programme
  • Se tenir au courant des techniques de suivi et d'évaluation et des outils de soutien pouvant être partagés avec le personnel du programme
  • Participer aux évaluations techniques en examinant les TdR et les rapports et en vérifiant la qualité de l'activité
  • Assurer une budgétisation adéquate des activités de M & E dans toutes les propositions de financement

PLAIDOYER ET RELATIONS EXTÉRIEURES

  • Participer activement et coordonner les efforts de plaidoyer en faveur de politiques sectorielles pertinentes et de communautés de pratique, tant en RCA que dans la région
  • Représenter, selon les besoins et à la demande du/de la CD, l’IRC et les intérêts de l'IRC auprès des autorités nationales, des donateurs, des Nations Unies et des autres partenaires opérationnels et de mise en œuvre
  • Aider la/le CD à établir une relation solide avec les donateurs afin d’assurer un financement durable des programmes.

GESTION ET DÉVELOPPEMENT DU PERSONNEL

  • Superviser les responsables de secteur (coordinateurs de programme), responsable du suivi et évaluation et responsable des subventions
  • Organiser des réunions individuelles avec les supervisés directs et s’assurer que les objectifs sont fixés et que les évaluations de performance sont conformes au système de gestion de la performance de l’IRC; s'assurer que ces systèmes sont mis en œuvre en cascade à tout le personnel du programme
  • Superviser le recrutement de tout le personnel du programme, en veillant à la transparence des processus conformément aux politiques et procédures de l'IRC
  • Former le personnel de l'IRC à la conception, au suivi et à l'évaluation de programmes, à la rédaction de rapports et à l'élaboration de propositions. Le renforcement des capacités du personnel international et national dans les domaines susmentionnés est une priorité

LEADERSHIP PAYS

  • En tant que membre clé de l’équipe de direction de l’IRC de la RCA, contribuer au leadership efficace du programme de pays
  • Développer d'excellentes relations de travail avec des collègues des autres unités (finances, chaîne d'approvisionnement, ressources humaines, administration, sécurité).
  • Remplacer le/la CD quand il/elle est hors du pays

EXIGENCES

  • Diplôme universitaire supérieur en relations internationales, développement communautaire, développement et coopération internationale, économie ou dans une discipline connexe et pertinente
  • Au moins 5 ans d’expérience africaine et 7 ans d’expérience en gestion de programmes humanitaires et de relèvement
  • Compétences et expérience démontrées dans les systèmes d'administration, de finance et de logistique des ONG
  • Aptitude confirmée à gérer et à développer efficacement les capacités du personnel
  • Compétences et expérience en matière de conception et d’exécution de programmes, y compris l’élaboration de propositions de financement
  • Capacité prouvée en gestion du personnel, polyvalence, bonne gestion du temps et diplomatie
  • Excellentes compétences en communication et rédaction
  • Expertise et connaissance de divers programmes (santé, protection et autonomisation des femmes, protection et développement des enfants et des jeunes, relèvement et développement économiques, protection et état de droit, etc.)
  • Résolution de problèmes innovante et créative, recherche de la qualité et, avant tout, un grand esprit d'équipe
  • Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais

QUALITÉS SUPPLÉMENTAIRES QU'UN/E CANDIDAT/E DEVRAIT POSSÉDER POUR RÉUSSIR

• Résolution de problèmes et bon jugement: utilisation efficace de la pensée critique pour résoudre des problèmes

• Axé/e sur les résultats: définit des attentes ambitieuses et claires pour répondre aux priorités de l'organisation

• Attaché/e à la mission de l’IRC, sensible aux ramifications politiques et sociales des décisions

• Diplomate au sein de l'organisation et au cours des interactions externes

• Résiste bien au stress, s'adapte et tire des leçons de l'adversité

• Communique les informations de manière facilement compréhensible, à la fois à l’écrit et à l’oral

• Négociateur/trice respecté/e et de confiance dans les situations de conflit

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

La sécurité en RCA est de niveau IV (rouge) et un couvre-feu est mis en place par l'IRC. Le logement est dans une résidence partagée IRC.

Ce poste est non accompagné

Recommended for you