OBJECTIF DU POSTE :
Le/ La correspondence analyst est responsable du contrôle de contenu des lettres, cartes et paquets en maintenant un service de Sponsorship de haute qualité et en gérant les informations relatives aux enfants en pleine conformité avec les politiques et procédures de sponsorship.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Service de sponsor
- Contrôler le contenu des lettres, cartes et paquets reçus au bureau ;
- Expurger tout contenu inapproprié sur les lettres avant de les envoyer ;
- Rapporter au SEC et au Head of Sponsorship de toute lettre qui ne respectent pas les procédures.
- Travailler étroitement avec ASISt Officer pour donner les routes aux correspondences et ou être le backup en cas d'absence
- Travailler étroitement avec la Quality Communication Officer pour maintenir la qualité des contenus et dans la gestion de la boite email du Sponsorship Niger,
- Est tenu responsable de toutes violations de politiques en matière de gestion des correspondances
- S'assurer que les lettres de bienvenue du directeur et des enfants aux nouveaux sponsors sont parvenues aux parrainés ;
- Mettre à jour le memo d'envoi des lettres et les partager avec le terrain ;
- S'assurer que les paquets reçus à la poste parviennent au bureau et soient traités à temps
- Traduire toutes les lettres, cartes et paquets, les scanner et les archiver ;
- Veiller à ce que toutes les lettres soient traitées à temps,
- Envoyer des lettres de remerciements aux sponsors pour les paquets et le cash en plus ;
Communication
- Assister le Head of Sponsorship dans les réponses à toutes les demandes (Home office, sponsors, Direction SCI …) ;
- Assister le Head of Sponsorship pour organiser, assurer le suivi et confirmer l'échange de mails (via DHL, snail mail, e-mail, etc.) ;
- Assurer la répartition terrain et assurer le suivi de la correspondance et des demandes spéciales de tous les sponsors;
- S'assurer que les réponses des enfants soient reçues du terrain et envoyées aux sponsors à temps;
Assister dans l'élaboration de la liste des adresses de sponsor incorrectes pour les transmettre au Home Office;
Tâches avec ASISt
Entrer dans ASISt toutes les demandes des sponsors, les statuts des correspondances ;
Assurer le backing up de ASISt en cas d'absence de la personne en charge du système.
Traiter les transactions en amont et en aval;
Conserver une copie de toutes les réponses dans le dossier des enfants;
Mettre à jour les dossiers des enfants sur base de la résiliation, des transferts et des nouvelles attributions;
Assurer que le manuel des politiques et procédures de sponsorship (y compris la politique de sécurité des enfants) est traduit en français et constamment mis à jour ;
Tâches avec la Quality communication
Soumettre toutes les lettres traduites au QCO pour dernier contrôle- qualité avant envoi aux sponsors et ou aux enfants
Aider dans le scannage et l'archivage des lettres
Divers
- Faire la demande de et garder trace des fournitures de bureau pour le bon déroulement des opérations de sponsorship;
- Remplir toutes autres tâches qui peuvent être demandées par le superviseur immédiat ;
Politique de sauvegarde et de participation de l'enfant
- Soutenir le Child Sponsorship en fournissant un leadership et une surveillance de la mise en œuvre de la politique de sauvegarde de l'enfant dans les programmes Education ;
- Soutenir le Child Sponsorship en assurant le plein respect de la politique de participation de l'enfant pour tous événements enfants au sein de notre programmation.
- Accomplir des tâches supplémentaires telles que définies par le Head of Sponsorship et, la haute direction ou HQ ou proposer de nouvelles tâches en fonction de ses observations.
PROFIL DU CHARGE DE PARRAINAGE
- Diplôme en science de l'information, technologie de l'information, informatique ;
- Minimum 4 ans de travail dans le domaine de la gestion de l'information ;
- Connaissance de l'informatique et de la maîtrise de l'anglais oral et écrit - critères sont des atouts
- Capacité à travailler de façon autonome et en tant que partie d'une équipe;
- Partager les valeurs SCI ;
- Capacité à travailler sous pression, dans un environnement complexe, dans un contexte de développement et d'humanitaire.
L'ORGANISATION
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d'aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d'éducation et de protection de l'enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d'ici 2030:
- Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
- Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
- La violence à l'égard des enfants n'est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu'un lieu de travail collaboratif et inclusif où l'ambition, la créativité et l'intégrité sont très appréciées.