Nombre de poste : 01
Lieu d’affectation: Ouagadougou
Nature et durée du contrat : CDD douze (12) mois incluant trois mois de période d’essai ; possibilité de renouvellement suivant la disponibilité budgétaire ;
Hiérarchie : Sous la responsabilité du Directeur National
Prise de service : 1er mars 2020
Condition de travail : rémunération intéressante suivant l’expérience avec une couverture d’assurance santé à 80% couvrant l’employé (e), son conjoint et ses trois enfants mineurs.
I. Mission 1 : Le/la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/ière (CAF) est chargé (e) de la bonne gestion financière et administrative ainsi que du contrôle interne de la délégation de Educo au Burikina Faso. Il/Elle s’assure de la conformité des procédures engagées, est responsable des ressources humaines placées sous sa responsabilité et est l’interface entre la délégation et le siège et/ou les bailleurs pour le reporting financier.
Mission 2 : Il/elle assure la collaboration et la coordination financière et budgétaire des fonds internes et externes.
II. Tâches essentielles
1. Stratégies et politiques institutionnelles
Participer à l'élaboration et à la révision des orientations stratégiques pour le pays ;
Participer au développement et à l’évolution des stratégies et des politiques institutionnelles ;
Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d'action prioritaires et possibles pour Educo dans son secteur d'intervention ;
2. Management des ressources humaines
Coordonner et accompagner l'équipe administrative et financière en assurant sa supervision et son accompagnement technique (Responsable Administratif et Financier, Administratrice financière chargée des financements externes et Responsable de l’Audit, du Contrôle et du Reporting) ;
Participer au processus de recrutement du personnel financier et des autres staffs à la demande de la Direction Nationale ;
Evaluer périodiquement les performances des agents placés sous sa responsabilité ;
Identifier les besoins de formation des équipes ou des partenaires et participer à la mise en place du plan de renforcement des capacités ;
Vérifier et approuver le calcul des salaires et des soldes de tout compte avant soumission au Directeur National ;
Organiser les réunions hebdomadaires de son équipe et participer aux réunions périodiques avec les équipes des programmes ;
Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe ;
Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail de son équipe,
Assurer le renforcement des capacités de son équipe (formation, partage d’expérience et assistance dans son domaine).
3. Gestion financière et budgétaire des projets internes
Préparer les demandes de fonds à envoyer au siège ;
Préparer les budgets annuels et des projets dans les délais prévus, suivre leur exécution et les mettre à jour au besoin;
Vérifier la validité des pièces comptables et valider la conformité des écritures comptables, ainsi que les imputations dans les lignes budgétaires ;
Assurer des résultats comptables de qualité et réunir des informations financières correctes pour la préparation des rapports financiers ;
Valider les demandes mensuelles de trésorerie et contrôler la trésorerie à niveau pays ;
Elaborer/actualiser et suivre le processus de sécurité de l’argent ;
Surveiller et de valider la clôture comptable ;
Vérifier et valider le calcul des impôts et taxes et s’assurer des déclarations et paiements aux organismes concernés ;
Veiller au respect de la législation (code du travail, code des impôts…)
Superviser l’organisation des missions du personnel Educo sur le plan administratif et financier ;
Respecter les procédures internes d’EDUCO ;
S’assurer de la diffusion et du respect des procédures administratives et financière et veiller à leur actualisation ;
Participer aux négociations et développements de partenariats aux niveaux local, régional, national et international ;
Assurer, pour son domaine d’activité, la représentation de Educo auprès des autorités nationales et au niveau local, en appui à la coordination des programmes ;
Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement, contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;
Assurer le correct archivage et la sécurité des documents (versions physiques et numériques) de l’organisation ;
Assurer la capitalisation de la gestion administrative et financière des projets internes pour le partage avec les autres délégations d’Educo .
4. Gestion administrative et financière des projets bailleurs
Accompagner l’Administratrice Financière chargée des financements externes dans l’élaboration et le suivi budgétaire et comptable ainsi que pour les actions relevant du domaine administratif des projets financés par les bailleurs ;
Accompagner l’Administratrice Financière chargée des financements externes dans la préparation des demandes de fonds à envoyer aux bailleurs/donateurs ;
Assurer la capitalisation de la gestion administrative et financière des projets bailleurs pour le partage avec les autres délégations d’Educo ;
Assurer le suivi financier des projets subventionnés par les bailleurs ;
Veiller au respect des procédures bailleurs ;
Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds.
5. Suivi, reporting et audit
Suivre et produire les rapports mensuels des avances et dépenses de terrain ;
Réviser et valider les rapports financiers adressés aux bailleurs
Produire périodiquement des rapports de suivi et des situations d’avancement/taux d’exécution budgétaire pour la Délégation et le Siège ;
S’assurer que les rapports financiers sont de qualité et produits à temps (interne Educo et bailleurs)
Préparer les audits comptables et financiers ;
Veiller à la mise en application des recommandations des auditeurs.
6. Appuis techniques aux partenaires de mise en œuvre des programmes
Accompagner les Partenaires dans l’élaboration et le suivi budgétaire ainsi que pour les actions relevant du domaine administratif ;
Assurer le suivi qualité et valider les Rapports Financiers soumis par les Partenaires de co-exécution des Programmes Educo au Mali.
III. Compétences et expériences
1. Essentielles
ü Etre titulaire d’un BAC+5 en Finances/Comptabilité ou en administration
ü Avoir au moins six (6) ans d'expérience en gestion administrative et financière de projets dans une ONG internationale dont trois (3) ans au moins dans une fonction de coordination
ü Expérience en gestion/suivi de budgets importants/multi bailleurs
ü Avoir une expérience pertinente en matière de création et de mise en place d’outils de gestion
ü Très bonne connaissance des procédures bailleurs
ü Excellente connaissance de la législation burkinabé
ü Connaissance avancée des fondamentaux de comptabilité et du contrôle de gestion
ü Connaissance de la tenue des livres de comptes et des outils budgétaires
ü Connaissance avancée de la structure financière d’ONG internationale
2. Désirables
ü Facilités de travail en Français & Anglais
ü Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
ü Capacités d’adaptation et flexibilité
ü Capacités à travailler sous pression et dans un environnement international et multiculturel.
ü Maîtrise des outils de gestion administrative et financière
ü Capacité à gérer des partenaires, avec des acteurs locaux et internationaux
ü Connaissance des fondamentaux de la gestion de projet
ü Bonne maîtrise de l'outil informatique
ü La connaissance des logiciels de gestion en l’occurrence le système ERP est un plus.
3. Habiletés et aptitudes
ü Sens de créativité, organisation, analyse, et ouverture d’esprit
ü Orienté vers les résultats avec une forte capacité d’anticipation
ü Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
ü Bon sens d’autonomie, d’initiative et de priorisation
ü Grande capacité d'écoute, de communication, de flexibilité et de leadership.
ü Bonne capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
IV. PROTECTION DES ENFANTS
En tant qu’organisation qui travaille avec les enfants et les adolescents, Educo a l'obligation morale et la responsabilité juridique de favoriser une culture du bon traitement et de garantir la sécurité et la protection de tous les enfants et adolescents dont elle prend soin et qui se trouvent sous sa responsabilité.
La prévention et la protection de tout type de violence physique, psychologique ou sexuelle, intentionnelle ou non intentionnelle, sont les piliers sur lesquels se base notre organisation. Par conséquent, toute personne rattachée à notre organisation devra connaître, respecter et signer notre Code de Conduite envers les enfants et les adolescents.
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