Back Communications Assistant/Adjoint(e) aux Communications, Montreal

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COMMUNICATIONS ASSISTANT

Group: Communications

Reports to: Communications Director

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 23 April 2021

POSITION OVERVIEW

The Communications Team is responsible for developing and implementing WADA's Communications Strategy and Plan in support of the Agency's strategic and operational priorities. In so doing, the Communications Team promotes the WADA brand, its vision and mission and protects the Agency's reputation.

The Communications Team has a global communications remit that includes:

• Communications Strategy and Planning
• Athlete Relations
• Branding and Corporate Identity
• Corporate Communications
• Digital Marketing
• Internal Communications
• Media Relations
• Stakeholder Communications

Reporting to the Communications Director, the Communications Assistant collaborates and provides support to all members of the Communications team on a wide range of external and internal communications mandates. The position's primary responsibilities are as outlined below.

KEY RESPONSIBILITIES

• Provide administrative support to the Director;
• Update and maintain the team calendar and schedule team meetings as required;
• Manage the financial processes for the department as they relate to monthly expenses, subscriptions, purchase orders, expense accounts, invoices, etc.;
• Prepare expense claims and visa reconciliations for the members of the department;
• Maintain and monitor yearly budget tracking sheet;
• Liaise with suppliers as needed and document supplier agreement forms and renewals;
• Manage all processes associated with travel for the department such as travel authorizations, reservations, per diem forms, etc.;
• Update PowerPoint presentations, Excel spreadsheets etc. as required;
• Coordinate logistics for meetings and/or events (catering, reservations, shipment of materials, etc.);
• Administer & support conference calls;
• Maintain filing of administrative documents in shared drive;
• Assist with other departmental administrative needs as required;
• Coordinate shipments for outreach events and outreach model; and, assist other departments as needed for shipping of branded collateral. This includes liaising with suppliers, event organizing committees and freight forwarders.

Branding and corporate identity

• Review PowerPoint presentations and publications destined for external audiences, ensuring that they are properly formatted and adhere to WADA's brand guidelines;
• Track, receive and store all incoming shipments for the department;
• Monitor and replenish the inventory of branded collateral and resources by placing orders and liaising with designers and/or printing suppliers;
• Ensure that stock rooms are well organized and all deliveries are unboxed;
• Manage internal and external requests for WADA branded material and distribute accordingly after consulting with Senior Manager of Communications & Athlete Relations.

Stakeholder communications

• Update and ensure accuracy of the communications contacts database (Netsuite);
• Prepare the layout and release of electronic stakeholder communications via MailChimp, including: mass mailings, newsletters, press releases, InternalComs, etc.;
• Monitor and respond to, or redirect inquiries received in the department inbox as needed to ensure they are properly addressed;
• Assist with webinars and virtual meetings as needed: create online events, rehearsals, schedules and provides information to departments involved.

Translation review

• Review English-French translations; particularly, in connection with stakeholder communications referenced above.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Assistant diploma or certification or equivalent;
• Five years' administrative experience focus in Communications an asset;
• Excellent written and spoken communication skills;
• Perfectly bilingual, French (native) and English (perfect fluency);
• Demonstrated ability to write/edit well in English and French.
• Very good drafting skills;
• Very strong technical skills essential: Word, advanced PowerPoint, Excel, Outlook, Content Management Systems and Digital Mailing Programs (i.e. MailChimp);
• InDesign and/or Photoshop skills or willingness to learn;
• High level of discretion and confidentiality;
• Flexibility to occasionally work overtime - evening and/or weekends;
• Very precise and detail-oriented;
• Reliable;
• Very good analytical skills;
• Sound organizational and interpersonal skills;
• Able to :
  • communicate information accurately;
  • work efficiently and meet deadlines;
  • work accurately and under pressure;
  • take ownership in responsibility and work with little supervision;
• Friendly and welcoming personality;
• Tact and discretion;
• Fit with organizational culture: teamwork, team spirit and love of sport
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence

Use of the masculine in our communications refers equally to both men and women.

WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.

WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying on a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

Vision: WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, Lausanne, Montevideo and Tokyo, and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2020, the Agency employs approximately 143 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

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ADJOINT(E) AUX COMMUNICATIONS

Groupe : Communications

Supérieur : Directeur, Communications

Lieu : Bureau principal de l'AMA - Montréal, Canada

Date limite de candidatures : 23 avril 2021

APERÇU DU POSTE

L'équipe des communications est chargée d'élaborer et de mettre en œuvre la stratégie et le plan de communication de l'AMA à l'appui des priorités stratégiques et opérationnelles de l'Agence. Ce faisant, l'équipe de communication gère la promotion de la marque de l'AMA, sa vision et sa mission et protège la réputation de l'Agence.

L'équipe des communications a une mission de communication globale qui comprend :

• Stratégie et planification des communications
• Relations avec les sportifs
• Image de marque et identité d'entreprise
• Communications d'entreprise
• Le marketing numérique
• Communications internes
• Relations avec les médias
• Communications avec les partenaires

Relevant du directeur des communications, l'adjoint(e) aux communications collabore et soutien tous les membres de l'équipe des communications sur un large éventail de mandats de communications externes et internes. Les principales responsabilités du poste sont décrites ci-dessous.

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Fournir un soutien administratif au directeur ;
• Mettre à jour et maintenir le calendrier de l'équipe et planifier les réunions d'équipe au besoin ;
• Gérer les processus financiers du département en ce qui concerne les dépenses, mensuelles, les abonnements, les bons de commande, les comptes de dépenses, les factures, etc. ;
• Préparer les demandes de remboursement et les rapprochements de visas pour les membres du département ;
• Maintenir et surveiller la feuille de suivi du budget annuel ;
• Assurer la liaison avec les fournisseurs au besoin et documenter les formulaires d'accord fournisseur et les renouvellements ;
• Gérer tous les processus associés aux déplacements pour le département tels que les autorisations de voyage, les réservations, les formulaires d'indemnités journalières, etc. ;
• Mettre à jour les présentations PowerPoint, les feuilles de calcul Excel, etc. selon les besoins ;
• Coordonner la logistique des réunions et / ou événements (restauration, réservations, envoi de matériel, etc.) ;
• Administrer et soutenir les conférences téléphoniques ;
• Maintenir le classement des documents administratifs dans le réseau partagé ;
• Aider avec les autres besoins administratifs du département au besoin ;
• Coordonner les expéditions pour les événements de sensibilisation et le modèle de sensibilisation ; et, au besoin, aider les autres départements à expédier les vêtements de marque, des articles promotionnels et des supports marketing. Cela comprend la liaison avec les fournisseurs, les comités d'organisation d'événements et les transitaires.

Marque employeur et identité corporative

• Examiner les présentations PowerPoint et les publications destinées à un public externe, en veillant à ce qu'elles soient formatées adéquatement et qu'elles respectent les directives relatives à la marque de l'AMA ;
• Suivre, recevoir et stocker tous les envois pour le département ;
• Surveiller et reconstituer l'inventaire des supports et des ressources de la marque en passant des commandes et en assurant la liaison avec les concepteurs et / ou les fournisseurs d'impression ;
• S'assurer que les salles d'entreposage sont bien organisées et que toutes les livraisons sont déballées ;
• Gérer les demandes internes et externes de matériel de marque de l'AMA et les distribuer en conséquence après avoir consulté le responsable principal des communications et des relations avec les sportifs.

Communications avec les partenaires

• Mettre à jour et garantir l'exactitude de la base de données des contacts de communication (Netsuite) ;
• Préparer la mise en page et la publication des communications électroniques avec les partenaires via MailChimp, y compris : envois de masse, bulletins d'information, communiqués de presse, communiqués internes, etc. ;
• Monitorer et répondre, ou rediriger les demandes reçues sur [email protected] selon les besoins pour s'assurer qu'elles sont traitées adéquatement ;
• Aider avec les webinaires et les réunions virtuelles au besoin : créer des événements en ligne, des répétitions, des horaires et fournir des informations aux départements concernés.

Révision des traductions

• Réviser les traductions anglais-français ; en particulier, dans le cadre des communications avec les partenaires mentionnées ci-dessus.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d'adjoint(e) administratif(ve) ou certification ou équivalent ;
• Au moins cinq (5) ans d'expérience dans un poste d'adjoint(e) administratif(ve) dans un environnement en communications, un atout ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Parfaitement bilingue, français (natif) et anglais (parfaite maîtrise) ;
• Capacité démontrée à bien rédiger / réviser en anglais et en français.
• Très bonnes compétences rédactionnelles ;
• Solides compétences techniques essentielles : Word, PowerPoint avancé, Excel, Outlook, systèmes de gestion de contenu et programmes de publipostage numérique (ex: MailChimp);
• Compétences InDesign et / ou Photoshop ou volonté d'apprendre ;
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité ;
• Flexibilité pour effectuer occasionnellement des heures supplémentaires - le soir et / ou la fin de semaine ;
• Très précis et soucieux du détail ;
• Fiable ;
• Très bonnes capacités d'analyse ;
• Solides compétences organisationnelles et interpersonnelles ;
• Être en mesure de :
  • communiquer des informations avec précision
  • travailler efficacement et de respecter les délais ;
  • travailler avec précision et sous pression;
  • prendre en main ses responsabilités et de travailler avec peu de supervision;
• Personnalité amicale et accueillante;
• Tact et discrétion;
• Compatibilité avec la culture de l'organisation : bon esprit d'équipe, aimer le travail d'équipe et le sport en général ;
• Adhésion aux valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, Ouverture d'esprit et Excellence.

L'utilisation du masculin dans nos communications réfère de manière égale aux hommes et aux femmes.

L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats et candidates qualifiés seront considérés pour ce poste de manière équitable.

L'AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant. Cependant, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.

Vision de l'AMA : Un monde où tous les sportifs peuvent évoluer dans un environnement sans dopage.

Mission de l'AMA : Mener un mouvement mondial pour un sport sans dopage en collaboration avec ses partenaires.

À propos de nous : En plus de son bureau principal situé à Montréal, au Canada, l'AMA possède des bureaux régionaux au Cap, à Lausanne, à Montevideo, à Tokyo, ainsi que le bureau du président à Varsovie. En date de décembre 2020, l'Agence comptait quelque 143 employés de 53 nationalités. Nous accordons beaucoup d'importance à la diversité de nos employés - actuels et futurs. En tant qu'équipe internationale, nous nous efforçons jour après jour de protéger les droits des sportifs propres, partout dans le monde.

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