Back Chef(fe) des services administratifs régionaux (CRAS)

Grade: P5

No. du poste: RAPS/1/2022/AF/04
Date de publication: 17 juin 2022
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 18 juillet 2022

Job ID: 8562
Département: BR-Afrique
Unité: BR-Afrique
Lieu d'affectation: Abidjan
Type de contrat: Durée déterminée

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
• Les candidats/tes externes.

  Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. .

  Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

  Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

  L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

  Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

  Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

  Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

  Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

  Introduction

  Le poste est à pourvoir au sein du Bureau régional de l’OIT pour l’Afrique (BR-Afrique), à Abidjan, Côte d’Ivoire. Ce bureau, chargé de l'ensemble des fonctions politiques et administratives liées à la promotion des principes et politiques de l'OIT dans la région, fournit des orientations stratégiques et un appui à tous les bureaux de pays et à toutes les équipes d'appui technique au travail décent (ETD) de la région. Le/la titulaire du poste est responsable de toutes les questions financières, budgétaires, administratives, de sécurité et informatiques de la région, conformément aux règles, règlements et instructions du BIT. En outre, il/elle fournira des services consultatifs en matière de gestion et d'administration aux directeurs des bureaux de la région et conseillera le siège sur les besoins de la région en matière de politiques et de pratiques financières, administratives, de sécurité et informatiques. Le/la titulaire du poste relèvera du directeur régional par l'intermédiaire du directeur régional adjoint et sera fonctionnellement responsable devant le directeur du Département de la gestion financière au siège du BIT.

  Tâches spécifiques

  1. Assumer la responsabilité directe des questions budgétaires, financières et administratives, de sécurité et informatiques au sein du bureau régional, et avoir la responsabilité générale de ces domaines dans les autres bureaux de l'OIT et pour les projets de coopération pour le développement de la région. Superviser les unités chargées des finances, des technologies de l'information et de l'administration.
  2. Formuler des recommandations au directeur du Département de la gestion financière, en consultation avec la direction régionale, sur la nécessité d'élaborer de nouvelles politiques et procédures financières ou administratives ou d'ajuster celles qui existent déjà en fonction des besoins de la région.
  3. Contrôler l'utilisation des ressources budgétaires allouées à la région et en rendre compte.
  4. Superviser au sein du bureau régional : le fonctionnement des systèmes de comptabilité informatisés (IRIS) ; la gestion et le rapprochement des comptes bancaires et de la petite caisse ; l'examen et l'autorisation des paiements, y compris les factures des fournisseurs, les contrats de collaboration extérieure, les avances et les demandes de remboursement de frais de voyage ; l’examen du système de paie; le suivi des comptes du grand livre relatifs à la région (comptes d’attente, impôts, et autres comptes de compensation) ; la sécurité de numéraires et d’autres actifs ; le financement bancaire et la petite caisse des projets de coopération pour le développement ; l'administration financière des réunions et des séminaires.
  5. Superviser l'émission et la révision des obligations (charges) conformément aux exigences du Règlement financier et des Règles de gestion financière. S'assurer régulièrement de la validité des charges imputées au budget ordinaire et aux ressources extrabudgétaires.
  6. Contrôler le fonctionnement de toutes les applications et du matériel informatique dans la région, le cas échéant, y compris la fourniture d'un soutien et d'une formation à cet égard.
  7. Superviser les aspects financiers de la préparation et de la révision des budgets de coopération pour le développement pour les projets exécutés dans les pays couverts par le bureau régional.

     .

     8. Suivre en permanence le comportement professionnel et les capacités du personnel financier et administratif du bureau régional et des bureaux de l'OIT dans la région ; planifier et organiser la formation, le cas échéant.

     9. Assurer la protection et la sauvegarde adéquates des actifs de l'OIT dans la région, y compris les locaux, la sécurité, l'assurance et les dispositions en matière d'inventaire, les systèmes d'enregistrement et de classement, les systèmes de passation des marchés et de communication. Exercer la fonction de point focal pour la gestion des risques et la gestion de la continuité des opérations dans la région.

     10. Superviser le processus de passation de marchés (y compris les demandes de propositions formelles jusqu'à un certain montant) pour l'achat de biens et de services, les accords conclus avec des partenaires d'exécution, les subventions et les contrats de service.

     11. Exercer la fonction de point focal local pour la sécurité et, en l'absence du directeur régional, servir de représentant du bureau dans les réunions de l'équipe des Nations Unies chargée de la sécurité.

     12. Le cas échéant, effectuer des missions dans les bureaux de l'OIT et les grands projets de coopération pour le développement pour s'assurer que les opérations financières et administratives sont exécutées de manière efficace et efficiente dans la région.

     13. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées

     Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

     📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

     ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

     Tâches génériques

     1. Élaborer et mettre en œuvre des politiques, normes et plans comptables afin de garantir des pratiques comptables correctes et un contrôle approprié.
     2. Diriger les opérations des services financiers du domaine de responsabilité et préparer les rapports de gestion y relatifs.
     3. Planifier, intégrer et coordonner les travaux du personnel des services organiques responsable de divers segments du programme financier et suivre la réalisation des objectifs.
     4. Planifier, élaborer et tenir à jour la politique et les procédures financières ; émettre des avis d'expert sur les politiques financières de l'Organisation, aussi bien au siège que dans le cadre des opérations extérieures importantes.
     5. Diriger l'élaboration et la tenue à jour des registres financiers et budgétaires ; approuver les modifications des aspects comptables ou des éléments relatifs à la gestion du domaine de compétences afin d'optimiser le contrôle et la performance d'une part, et de maximaliser les avantages de la gestion des informations issues des bases de données financières, de l'autre.
     6. Promouvoir et superviser le développement et la mise en œuvre de systèmes automatisés, aussi bien dans le domaine de compétences que dans l'ensemble de l'Organisation.
     7. Coordonner la préparation et l'évaluation des rapports financiers périodiques destinés à la direction, en insistant sur leur conformité avec le programme de travail et les budgets de l'Organisation.
     8. Revoir et approuver les rapports financiers et les réponses informelles aux observations des vérifications internes et externes des comptes.
     9. Agir comme spécialiste technique et émettre des avis autorisés dans l'ensemble de l'Organisation, y compris à la direction, sur les pratiques financières ; représenter le Bureau dans les réunions inter organisations relatives aux opérations financières.
     10. Contrôler et suivre la performance financière de l'ensemble des programmes, des projets ou d'un domaine d'activité important.
     11. Diriger la consolidation des estimations, budgets et prévisions et préparer des rapports de performance et des plans à moyen terme.
     12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

         Qualifications requises

         Formation

         Diplôme universitaire supérieur en administration des affaires, finance ou comptabilité, ou diplôme universitaire de premier niveau complété par une qualification financière professionnelle requis pour pouvoir gérer les interdépendances et les interactions au sein de la structure financière de l'OIT et s'assurer que la gestion financière et les activités de l'Organisation sont conformes aux normes internationales.

         Expérience

         Quinze ans d'expérience dans le domaine de la gestion financière ou de la comptabilité, dont au moins cinq ans au niveau international.

         Langues

         Excellente maîtrise de l'anglais ou du français avec une connaissance pratique de la deuxième langue.

         Compétences

         En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
         

         Excellente faculté d'analyse et de diagnostic afin d'analyser des états financiers complexes impliquant diverses sources de financement et différentes devises conformément aux principes comptables communément acceptés et aux normes comptables internationales. Aptitude à résoudre les problèmes interdépartements. Aptitude à coordonner et à planifier le travail d'un sous-programme. Aptitude à communiquer des décisions et des instructions efficacement, oralement et par écrit à tous les niveaux de l'Organisation. Aptitude à présenter des exposés et des positions dans les réunions interorganisations. Aptitude à rédiger des politiques et des procédures, des documents du Conseil d'administration et autres communiqués. Maîtrise des outils informatiques courants; aptitude confirmée à comprendre les progiciels de comptabilité; aptitude à imaginer des améliorations et un renouvellement de ces systèmes.

         Aptitude à motiver le personnel, à fixer les objectifs d'une équipe, à attribuer et à superviser le travail et à assurer aux clients la prestation d'un service/travail de qualité. Aptitude à défendre les décisions en matière de politique financière et à expliquer les avantages des nouvelles propositions de politiques et de décisions. Le titulaire doit savoir faire preuve de discrétion compte tenu du fait qu'il peut être confronté à des questions confidentielles. Outre les questions financières, les entretiens avec le personnel sur des questions sensibles, comme les différences culturelles, les dérogations aux politiques et les questions d'organisation confidentielles sont autant d'éléments qui exigent également de la discrétion. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

         Conditions d'emploi

     13. Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  8. Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
• Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR.

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.