- Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
- Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación.
- Coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos).
- Apoyar en contratación, renovación y terminación de contratos.
- Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
- Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
- Revisión monthly leave report.
- Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto.
- Verificar y tramitar los documentos e información para la creación de vendor para el pago a terceros.
- Suministrar al equipo EPIU servicios de apoyo como elementos de escritorio, cuentas de correo, ATLAS y equipos de cómputo.
- Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
- Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de del equipo del proyecto.
- Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto.
- Dar trámite a los documentos solicitados por el proyecto.
- Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
- Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.
- Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
- Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
- Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
- Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.
- Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada.
- Recomienda opciones para abordar los retos laborales
- Asume la responsabilidad de las decisiones y del resultado de su trabajo
- Se compromete con otros para abordar las oportunidades y los retos laborales
- Contribuye a la producción fiable de servicios y transacciones de conocimiento
- Adopta nuevos métodos
- Reconoce los posibles obstáculos para completar las tareas y busca la orientación de los supervisores para resolver problemas.
- Sobre la base de los comentarios formales e informales recibidos, toma medidas para abordar las áreas de crecimiento y mejora
- Demuestra una frecuencia de comunicación regular y consistente con el supervisor y los colegas
- Comparte proactivamente la información dentro y entre los equipos
- Acepta la ampliación de responsabilidades y se reta a sí mismo a superarse
- Acepta la responsabilidad de los resultados del propio trabajo
- Busca profundizar en el conocimiento de las políticas y procedimientos de la organización y en cómo interpretar las directivas y peticiones, en consulta con los supervisores y colegas
- Para bachilleres, 4 años de experiencia relevante en desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras.
- Para profesionales 1 año de experiencia relevante en desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras.
conocimiento
- Manejo de Excel avanzado.
- Conocimiento de reglas y procedimientos administrativos del PNUD y manejo de ATLAS
- Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
- Fluidez en español hablado y escrito.
Contract Duration: 6 meses