Background UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks. Descripción de la oficina/unidad/proyecto: <El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.> Información del Proyecto Los retos en materia de Desarrollo Humano sostenible y construcción de paz en Colombia son múltiples. Persisten aun conflictividades derivadas de las dinámicas territoriales post acuerdo de paz. El proyecto: corredores de paz pretende hacer frente a esos retos, desde dos escalas complementarias. La escala nacional, la cual comprende dos de los retos sistémicos que están afectando a Colombia estructuralmente; y la escala territorial. Los Informes de Desarrollo Humano son el principal instrumento de acción estratégica del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Desde la publicación del primer informe a nivel global en 1990, el PNUD ha posicionado una forma de entender y actuar sobre el desarrollo más allá de la generación de riqueza, bajo una perspectiva de las capacidades humanas y la libertad para perseguir aquellas metas que las sociedades y las personas valoran como valiosas. El próximo Informe Nacional de Desarrollo Humano tratará el tema: Productividad y desigualdad en Colombia: ¿Cómo promover un crecimiento inclusivo y sostenible para el desarrollo humano? Es decir, cómo se pueden promover políticas, acciones del sector privado y aportes desde la sociedad civil colombiana que permitan que el país alcance mejores resultados en materia económica – desde la óptica de la sostenibilidad contenida en la Agenda 2030 – al tiempo que se promueve el efectivo cierre de las brechas sociales vigentes. Alcance del trabajo De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo desempeña las siguientes funciones: Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:
Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto. Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación. Gestiona la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos). Brinda apoyo en el proceso de contratación, renovación y terminación de contratos. Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto. Revisión monthly leave report. Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto. Verificar y tramitar los documentos e información para la creación de vendor para el pago a terceros. Suministrar al equipo de proyecto los servicios de apoyo, así como elementos de escritorio, cuentas de correo, ATLAS y equipos de cómputo. Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD. Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de del equipo del proyecto. Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto. Dar trámite a los documentos solicitados por el proyecto. Asegura la adecuada gestión de información: Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto. Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo. Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados. Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD. Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos. Participar en las reuniones de seguimiento periódicas. Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada. Acuerdo institucional: El/la Auxiliar Administrativo reporta a el/la Jefe de Proyecto de Estudios de Desarrollo Humano y Mercado Laboral.Competencias
Competencias Core
Logro de Resultados: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Pensamiento Innovador: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Aprendizaje Continuo: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adaptarse con agilidad: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Actuar con determinación: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Compromiso y asociación: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Favorece la diversidad y la inclusión: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination.
Competencias multifuncionales y técnicas
Orientación al Cliente/Satisfacción del Cliente: Capacidad para responder de manera oportuna y apropiada con un sentido de urgencia, entregando soluciones y resultados oportunos, consistentes y de calidad, para comprender y satisfacer las necesidades reales de los clientes. Proporcionar insumos para el desarrollo de la estrategia de servicio al cliente.
Gestión de Operaciones: Planea, organiza y ejecuta los procesos de la organización para alcanzar los resultados de forma más eficiente. Cuenta con un conocimiento relevante de conceptos y mecanismos.
Gestión de Proyectos: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.
Budget Management: Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of teams budgets. Requisitos mínimos para el NPSA Requisitos mínimos de educación:
Título de Bachiller O Título Profesional en: Administración, economía, negocios internacionales, comercio exterior o carreras afines.Min. años de experiencia laboral relevante:
Para Bachilleres 4 años de experiencia en: Desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras. Para Profesionales 1 año de experiencia en: Desarrollo de las actividades administrativas, logísticas y en procesos de compras.Idioma(s) requerido(s):
Fluidez en español hablado y escrito Disclaimer Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders) Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications. Applicant information about UNDP rosters Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Scam warning The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.This vacancy is archived.