Contexte organisationnel
Sous l’encadrement et la supervision directe du Coordonnateur Résident, l’Associé(e) Exécutif (ve) du CR assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du CR, garantit la confidentialité absolue dans les aspects de son affectation, maintient les procédures de protocole, de gestion du flux d’information et du suivi des délais et engagements pris. 00147268
L’Associé(e) Exécutif du CR travaille en étroite collaboration avec le personnel du Bureau de la Coordination, les Agences Résidentes et Non Résidentes du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient d’information, d’actions sur les instructions, les agendas.
III. Fonctions / Principaux Résultats clés attendus
1) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du CR en mettant un accent sur les résultats ci-après :
- Maintenir le calendrier du CR, les contacts des visiteurs de haut rang, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes ;
- Maintenir les procédures de protocole ;
- Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du CR, les réunions, les missions et préparer les traductions informelles ;
- Gérer le calendrier des missions et représentant du CR. Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique ;
- Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du CR pour sa signature et faire le suivi si nécessaire ;
- Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du CR ;
- Elaborer le plan de congé du Bureau du CR et en faire le suivi.
- Appuyer l’organisation des réunions du Bureau du CR et rédiger les PV de ces réunions.
2) Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après :
- Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels ;
- Utiliser un système automatisé de classement ;
- Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers ;
- Faciliter le partage d’information entre l’Equipe Pays et l’Unité de la Coordination ;
- Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports au CR ;
- Filtrer tous les appels entrants et les correspondances ;
Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.
3) Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :
- Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques ;
- Organiser des formations spécialisées pour les secrétaires ;
Organiser des formations en faveur du personnel du BCR sur l’administration et le protocole.
IV. Impact sur les résultats clés
Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du CR. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du CR et promeuvent l’image du SNU comme un partenaire contribuant efficace au développement du pays. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.
Compétences Fonctionnelles :
Nouer des partenariats stratégiques
Niveau 1.1 : Mise à jour l’information et la base de données
- Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats
- Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances
Niveau 1.1 : Recherche de base et analyse
- Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles manières plus effectives de faire les choses
- Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.
Connaissance et expertise techniques
Niveau 1.1
- Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures
- Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
- Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail
- S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage
- Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches
- Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement
Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel
- Documenter les meilleures pratiques sur le changement organisationnel et le développement tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SNU
- Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.
Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion
Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion
- Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion
- Donner des inputs pour le développement des systèmes simples
- Clientèle
Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients
- Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun
- Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients
- Etablir, construire et soutenir des relations effectives au sein de l’unité et avec les clients internes et externes
- Répondre promptement aux besoins des clients.Promouvoir la Recevabilité et la Gestion Axée sur les Résultats
Niveau 1.1:
-
Collecter et disséminer l’information
-
Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats
-
Préparer des inputs aux rapports dans les délais
-
Maintenir les bases de données.
Niveau 1.1:
Collecter et disséminer l’information
Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats
Préparer des inputs aux rapports dans les délais
Maintenir les bases de données.
Compétences de base,
- Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
- Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement
- Développement personnel, prise d’initiative,
- Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe,
- Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective,
- Création des synergies à travers le contrôle de soi,
- Gestion des conflits,
- Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues
- La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel,
- Information et prise de décision transparente.
VI. Qualifications requises
Education
Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat. Un diplôme universitaire est désirable mais n’est pas requis.
Expérience
6 ans ou 3 ans (Avec un diplôme Universitaire) d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international.
Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.
Langues
Maitrise du Français, de l’Anglais et des langues nationales du pays.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.
Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.
En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org
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