Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui milite pour le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux pour aider à autonomiser les vies et à construire des nations résilientes.
Le bureau du PNUD en Haïti est un partenaire clé du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme (le Fonds mondial) et agit en tant que récipiendaire principal intérimaire (PR) de la nouvelle subvention contre le paludisme. Dans son rôle de PR, le PNUD est responsable de la gestion financière et programmatique et de la supervision de la subvention du Fonds mondial ainsi que de l’achat de produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques. Dans tous les domaines de la mise en œuvre des subventions, le PNUD fournit des services de renforcement des capacités aux institutions pertinentes, aux sous-récipiendaires et aux partenaires opérationnels.
Pour la mise en œuvre des subventions du Fonds mondial, le PNUD Haïti est en train d'établir une Unité de gestion du programme (UGP) qui gérera, supervisera et coordonnera avec les partenaires nationaux et techniques la mise en œuvre de la subvention conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD et à l'Accord de subvention avec le Fonds mondial.
Sous la supervision directe du Manager de l’UGP, l’Associé(e) au Programme soutiendra l'UGP dans son ensemble avec la coordination des tâches administratives, logistiques et relationnelles (liaison avec les partenaires).
Assure le fonctionnement efficace et efficient de l'UGP en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants
- Gère les horaires / calendrier du Manager du Programme (UGP) avec les parties externes et internes, y compris les visiteurs d'organisations externes, d'autres agences des Nations Unies, les institutions nationales, le Fonds mondial, l'équipe de soutien du Fonds mondial du PNUD et les missions du LFA auprès de l'UGP, du siège et du personnel du bureau de pays, comme ainsi que des réunions internes et externes, déterminant les exigences prioritaires ;
- Prendre tous les arrangements de voyage pour le Manager de l’UGP ;
- Préparation des documents d'information pour les rendez-vous, réunions, missions ;
- Tenue à jour des listes de contacts importants et des listes téléphoniques ;
- Préparation de correspondances moyennement complexes, au nom du manager de l’UGP pour sa signature et en faisant le suivi si nécessaire ;
- Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG) ;
- Gestion des flux de courriels et de correspondance, assurant la priorisation et un suivi efficace.
- Organisation et tenue des réunions mensuelles de coordination interne assorti des comptes rendus, leurs partage et archivage ;
- Tenu de point de situation et suivi de programme tous les vendredis avec les coordinateurs de programmes et chefs des unités
- Préparation des rencontres et diverses réunions entre le Manager du Programme (UGP) avec les partenaires
Assure la fourniture d'un support de communication efficace au Manager du Programme (UGP)en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :
- Examen de toute la correspondance pour une autorisation appropriée avant la signature du Manager du Programme (UGP); distribue la correspondance sortante compensée ou signée par Manager du Programme (UGP);
- Répondre directement aux demandes de renseignements ou les rediriger vers les points focaux de fond au sein de l’UGP ;
- Maintenance du système de classement ;
- Coordination du flux d'information au sein de l'UGP et suivi ;
- Facilitation du partage d'informations entre le Manager du Programme (UGP)et la haute direction du bureau de pays ;
- Suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises ;
- Filtrage de tous les appels entrants et de la correspondance.
Fournit un appui au plaidoyer efficace des activités de l'UGP du PNUD et du Fonds mondial en étroite consultation avec le Manager du Programme (UGP)en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :
- Soutient le Manager du Programme (UGP) en facilitant son interaction avec divers partenaires externes ;
- Favorise la création de partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources ;
- Maintien des informations sur les activités officielles du Manager du Programme (UGP) ;
- Rechercher, obtenir et garantir les besoins du Manager du Programme (UGP) en matière de documentation de base pour les séances d’information, les réunions, les missions officielles et les rendez-vous ;
- Préparation de documents / dépliants d'information publics sur demande ;
- Organiser des réunions officielles pour le Manager du Programme (UGP);
- Fournit un soutien efficace à la gestion de l’Unité Réduction de la Pauvreté ;
- Contrôle adéquat des pièces justificatives des déplacements des coordinateurs et chefs des unités de projet ;
- Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les demandes et les bons de commande sont traités dans Atlas;
- Achat d'ordinateurs de bureau et fournitures de l'Unité.
Fournit un soutien administratif à l'UGP en se concentrant sur l'atteinte des résultats:
- Contrôle adéquat des pièces justificatives des voyages des coordinateurs et chefs des unités de projet;
- Maintenance du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les demandes et les bons de commande sont traités dans Atlas;
- Facilitation des Achats : ex. ordinateurs de bureau et fournitures de l'Unité.
Assure la facilitation de l'acquisition et de la gestion des connaissances en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:
- Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
- Mise à jour du site Web PNUD - Fonds Mondial ;
- Identifications de bonnes pratiques, initiatives innovants, partage d’expérience au sein de l’UGP ;
- Assure la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le CO
Toute autre tâche assignée par le coodonnateur du programme.
Core
Atteindre des Résultats :
NIVEAU 2 : Améliorer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans le travail
Penser de Façon Innovante :
NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve de pensée systémique/intégrée
Apprendre En Continu :
NIVEAU 2 : Sortir de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenir leur apprentissage
S’adapte Avec Agilité :
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir Avec Détermination :
NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression
Engagement et Association :
NIVEAU 2 : Faciliter/intégrater, rassembler les gens, construire/maintenir des coalitions/partenariats
Activer la Diversité et l'Inclusion :
NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte dans la prise de décision
Cross-Functional & Technical competencies
Satisfaction client/Gestion des clients
- Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Contribuer au développement de la stratégie de service à la clientèle.
- Cherchez à ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Politique et procédures de voyage
- Connaissance de la politique et des procédures de voyage ; aptitude à interpréter la politique relative aux voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages
Documents de voyage de l'ONU
- Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations Unies ; capacité à faciliter l'assurance des documents de voyage des Nations Unies pour le PNUD et les agences des Nations Unies ; traitement des visas, et assurer la surveillance et l'approbation
Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public.
Prise de décision efficace
- Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace en fonction de son autorité, de son domaine d'expertise et de ses ressources
Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées
Gestion des connaissances
- Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail ;
- Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.
Orientation vers le Client
- Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
Représentation
- Capacité à capturer, développer, partager et utiliser efficacement les connaissances et les activités du PNUD (à l'ONU et dans d'autres lieux).
Éducation :
- Diplôme d’études secondaires ;
- Un diplôme universitaire en administration des affaires (Business), ou administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales/humaines serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence
Expérience :
- Sept ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion des programmes est requise, soit au niveau national ou international ;
- Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ;
- La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD/UN serait un atout.
- Expérience de travail avec, ou des politiques et procédures de Fonds Mondial est un atout;
- Expérience de travail avec des organisations internationales est un atout.
Langue :
- Excellente maîtrise du Français.
- Connaissance de l’anglais un atout.
Important applicant information
All posts in the SC categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
Contract Duration: 1 an, renouvelable