CONTEXTE
L'Agence Américaine pour le Développement International (USAID) a attribué le 7 octobre 2021 le programme quinquennal de Renforcement de la Gouvernance à Madagascar (RINDRA) au Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) afin d'aider le Gouvernement de Madagascar (GOM) à atteindre une responsabilité et une efficacité accrues dans les trois domaines qui constituent les Résultats Intermédiaires (RI) de l'USAID, à savoir : IR1 Le GOM démontre un engagement accru à faire respecter l'état de droit, IR2 Le GOM a un accès accru et une gestion efficace des ressources financières pour le développement, et, IR3 Le GOM établit les conditions fondamentales pour une meilleure réponse aux citoyens.
Le Fonds Régional pour la Démocratie en Afrique a attribué un budget supplémentaire au PNUD le 23 Septembre 2023 pour appuyer le programme RINDRA à proposer chaque jour au moins 5 minutes de séances d'éducation civique ciblées dans les écoles publiques (utilisation intensive du numérique et/ou de la radio), et (ii) Renforcer la résilience démocratique, la liberté d'expression et la participation significative à la vie démocratique, y compris la défense des libertés et des libertés.
Le PNUD est stratégiquement positionné pour mettre en œuvre le programme RINDRA, étant donné ses antécédents en matière de programmation du développement et son expertise dans ces trois domaines. En effet, le PNUD met en œuvre une série de programmes d'aide au développement depuis 2013, dans le cadre de son cycle actuel de développement du pays, visant à améliorer la gouvernance, la justice et la responsabilité.
L'amélioration de la gestion des finances publiques (GFP) et l'accent renouvelé sur la décentralisation et des approches plus transparentes, responsables et participatives de la prestation de services figurent parmi les mesures clés décrites dans l'objectif déclaré du PEM. Malgré ces engagements à renforcer la gouvernance et à garantir l'état de droit, d'énormes défis subsistent.
Dans le cadre de la mise en œuvre du programme RINDRA, le PNUD recrute un \"Associé Administratif et Financier\" qui sera chargé d'assister dans la gestion administrative et financière du programme RINDRA pour les activités financées par le Fonds Régional pour la Démocratie en Afrique..
ATTRIBUTIONS
L’Associé Administratif et Financier sera responsable des fonctions suivantes, mais sans s’y limiter :
Gestion financière :
Participer à l'élaboration du budget, du Plan de Travail Annuel et des plan opérationnels ; Faire le suivi budgétaire ; Gérer les trésoreries ; Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale ; Classer les pièces et les documents du programme ; Etablir les états financiers : état des décaissements, rapprochement bancaire et suivi des travaux d’audit Assurer la liaison sur la conduite de l’audit du projet et assurer l’accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet Faire le suivi des exercices d’audit du projetGestion administrative :
Tenir des registres et des fichiers de documentation et des rapports technique et financier ; Suivre les dossiers d'acquisition des biens et des services ; Appuyer le Coordonnateur dans la rédaction des rapports et dans le suivi des activités d'évaluation du projet ; Prendre des notes lors de réunions du projet et rédiger les correspondances au besoinGestion logistique :
Aider à l’organisation d’évènements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc) et assurer les arrangements logistiques appropriés ; Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques ; Préparer les arrangements de voyage internes et externes pour le personnel du projet et Suivre l'utilisation des véhicules ; Mettre à jour l'inventaire des biens durables ; Soutenir l’achat de biens et services, suivre l'émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d'un registre des actifs Entreprendre d’autres tâches exigées par le projetFacilitation de l’acquisition et du partage des connaissances :
Contribue à l’organisation de formations pour le personnel du projet sur l’administration, la logistique et les finances ; Synthèse des leçons apprises et des pratiques exemplaires en matière de gestion administrative et financière ; Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.Institutional Arrangement
L’Associé Administratif et Financier travaille sous la supervision directe de l’Analyste Administratif et Financier.
Competencies Core Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) Thematic Area Name Definition Finance Budget management Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets Administration & Operations Events management (including retreats, trainings and meetings) Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc. Business management Project Management Ability to plan, organise, prioritise and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals
Business Management
Results-based Management Ability to manage programmes and projects with a focus at improved performance and demonstrate results Administration & Operations Documents and records management Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archivingMinimum Qualifications of the Successful NPSA Min. Education requirements
Baccalauréat en comptabilité ou en Technique Quantitatives de Gestion ( G2) ou domaine équivalent. Ou Licence en gestion, finance, économie, Administration des affaires ou domaine équivalent Min. years of relevant work experience Pour le niveau Bacc, au moins Six (06) années d’expériences dans le domaine de la gestion Administrative et financière, comptable ou en tant que gestionnaire. Avec le diplôme de Licence, au moins Trois (03) années d’expériences dans les mêmes domaines. Required skills Avoir de l’expérience dans l'assistance à la gestion de projets en soutenant les processus administratifs et opérationnels ; Expérience dans l'assistance à la gestion des biens et à l’appui logistique ; Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et de bases de données Desired skills Avoir une expérience antérieure avec le PNUD, le SNU ou des ONGs internationales ; Expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence PeopleSoft. Capacité prouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler en équipe, bonnes relations interpersonnelles, attitude flexible, capacité à travailler sous pression Capacité prouvée à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe ; Required Language(s)La maîtrise du Français écrit et parlé est exigée
La maitrise de la langue locale est requise
La connaissance de l’anglais est souhaitée.
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