Background
ONU Femmes, tirant sa source de la vision de l'égalité comme indiqué dans la charte des Nations Unies, travaille pour l'élimination des discriminations faites aux femmes et aux filles ; l'autonomisation économique des femmes ; la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires des interventions de développement, les droits humains, l'action humanitaire et la paix et la sécurité.
En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assurera le lead et la coordination de tous les efforts du système des Nations Unies pour appuyer ses engagements en matière d'égalité de genre et d'autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prise en compte transversale du genre à travers le monde. Elle fournira un appui fort et cohérent dans ce domaine en appui aux priorités et efforts des états membres, tout en construisant des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs clés.
C'est dans ce contexte qu'ONU Femmes cherche à recruter un (e) Assistant-e Executif-ve pour la Représentation. Cet/Cette Assistant-e sera sous la supervision directe de la Représentante. Il/Elle sera chargé-e de fournir un soutien administratif a la Représentant Pays avec toute la confidentialité dans tous les aspects de la mission, l’observance des procédures de protocole, la gestion du flux d'information et le suivi des délais et les engagements pris.
Cet/Cette Assistant-e travaillera en étroite collaboration avec le Staff de ONU Femmes, les agences des Nations Unies et les autorités nationales pour assurer un flux efficace d'informations, assurer les suivis et gérer les agendas.
Duties and Responsibilities
Sous la supervision de la Représentante et en collaboration étroite avec la Responsable des Operations, la Spécialiste de Programme, et les autres membres de l’équipe de Direction, l’Assistant-e Executif-ve aura comme principales responsabilités de :
- Gérer son calendrier de rendez-vous et des réunions ;
- Organiser ses voyages et son hébergement ;
- Maintenir la liste des contacts du bureau pays.Fournir un soutien administratif a la Représentante Pays
- Fournir un soutien administratif pour les réunions, les événements et les ateliers;
- Organiser et assister aux réunions, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
- Assembler des documents d'information et préparer des présentations PowerPoint pour le Représentant pour les réunions, les missions et autres événements clés.
- Faciliter le flux d'information et de communication entre le Bureau du Représentant et les autres unités à l'intérieur ou à l'extérieur de ONU Femmes ;
- Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance à destination et en provenance du Bureau de la Représentante ;
- Prendre des mesures de suivi proactives et tenir la Représentante informée ;
- Répondre et/ou enquêter directement auprès des unités appropriées pour une action ou une réponse en temps opportun ;
- Préparer les courriers de routine et les circulaires intermédiaires ;
- Aider la finalisation de tous les courriers formels soumis à la signature de la Représentante;
- Maintenir et organiser des fichiers à jour pour faciliter l'accès et la récupération;
- Mettre à jour tous les contacts externes;
- Assurer la garde des documents confidentiels qui lui sont confiés.
- Faciliter l'interaction de la Représentante avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par des relations collaboratives et proactives avec des homologues et des collègues dans les bureaux des partenaires ;
- Rencontrer et saluer les fonctionnaires/visiteurs ;
- S’assurer du respect du protocole, recevoir les visiteurs/officiels de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites;
- Préparer les comptes rendus des réunions avec les acteurs externes et faire le suivi des réunions avec les membres de l’équipe.
- Fournir un soutien administratif pour une gestion efficace des connaissances et le partage au sein du bureau et d'autres bureaux/HQ;
- Construire et partager des connaissances et des expériences liées au soutien administratif et opérationnel.
Competencies
Les valeurs de base et les compétences de base ci-dessous sont requises pour tous les postes. Pour ajouter des compétences, des qualifications et / ou des compétences particulières pour ce poste, veuillez inclure celles-ci sous Compétences fonctionnelles ci-dessous.
Valeurs fondamentales et principes directeurs :
Intégrité :
- Faire preuve de cohérence dans le maintien et la promotion des valeurs d'ONU Femmes dans les actions et les décisions, conformément au Code de conduite des Nations Unies.
Professionnalisme :
- Démontrer une compétence professionnelle et une connaissance approfondie des domaines de travail pertinents.
Sensibilité culturelle et valorisation de la diversité :
- Démontrer une appréciation de la nature multiculturelle de l'organisation et de la diversité de son personnel ;
- Démontrer une vision internationale, apprécier la différence de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.
Autres Compétences
Compétences de base :
Éthique et valeurs :
- Démontrer et sauvegarder l'éthique et l'intégrité.
Sensibilisation organisationnelle :
- Démontrer une connaissance de l'entreprise et un bon jugement.
Développement et innovation :
- Prendre en charge son développement personnel et prendre des initiatives.
Travail en équipe :
- Démontrer sa capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique et à maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de différents horizons nationaux et culturels.
Communication et partage d’informations :
- Faciliter et encourager une communication ouverte et viser une communication efficace.
Autogestion et intelligence émotionnelle :
- Rester calme et positif même dans les moments difficiles, gérer les situations tendues avec diplomatie et tact et adopter un comportement cohérent envers les autres.
Gestion de conflits :
- Examiner les conflits et les aborder de manière proactive en reconnaissant différents sentiments et points de vue et en dirigeant l'énergie vers une solution mutuellement acceptable.
Apprentissage continu et partage de connaissances :
- Encourager l'apprentissage et le partage de connaissances.
Prise de décision appropriée et transparente :
- Démontrer une prise de décision éclairée et transparente.
Compétences fonctionnelles :
- Capacité à gérer les données / le calendrier, les documents, la correspondance, les rapports, avec à maintenir le protocole et le flot d’informations
- Capacite à gérer des relations avec des partenaires de développement nationaux et internationaux ( Etat , société civile, bailleurs de fonds)
- Compréhension des questions de développement
- Connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
- Capacité à administrer les processus administratifs.
- Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle ;
Required Skills and Experience
Éducation et certification :
- Diplôme d'études secondaires ;
- Disposer d’un Baccalauréat ou plus dans des domaines tels que l’administration, les sciences sociales, la gestion des affaires, les relations internationales, les sciences politiques, la communication, ou autres domaines connexes serait un atout.
Expérience :
- Au moins 5 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés avec une expérience en secrétariat, administration, coordination de partenariats et / ou en gestion de programmes
- Expérience dans l'utilisation d'applications informatiques, de logiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion Web, un atout ;
- Expérience dans la gestion des relations avec des partenaires de développement nationaux et internationaux (état , société civile, bailleurs de fonds, un atout;
- Compréhension des questions de développement
- Expérience dans la gestion dans la gestion administration
- Expérience avec le système ATLAS ou d’autre système de gestion de plateforme serait un atout.
Exigences linguistiques :
- Maîtrise de l'anglais et du Français ;
- Connaissance d’une autre langue de travail officielle de l'ONU, un atout.