Depuis plusieurs années, de nombreux projets, programmes et mesures ont été mis en place pour renforcer l'État de droit en Haïti. Malgré ces efforts, les institutions judiciaires continuent de manifester des faiblesses structurelles, de contrôle, et de manque de transparence, d’indépendance et d’efficacité. La police nationale haïtienne (PNH) bien qu’ayant réalisé d’importants progrès au cours des dernières années, notamment avec l’adoption d’un plan stratégique, a encore besoin d’appui pour se professionnaliser et être en mesure d’assurer la sécurité des Haïtiens dans le respect des droits humains. La période de mise en œuvre du plan stratégique de développement de la PNH 2017-2021 arrivant à termes l’année prochaine, l’évaluation de sa mise en œuvre et l’élaboration d’un nouveau plan seront des priorités. De son côté, la société civile haïtienne malgré le fait qu’elle soit très dynamique et engagée, continue à manquer de ressources et de coordination pour combler les services n’étant pas fournis par l’État, et pour faire face au problème de la violence communautaire, particulièrement envers les femmes et les filles.

La justice et les institutions pénitentiaires en Haïti continuent de souffrir de faiblesses structurelles et opérationnelles importantes, qui se manifestent, entre autres, par : (i) le manque d'enquêtes professionnelles et de contrôle, (ii) une faible productivité et capacité dans le traitement des cas par le pouvoir judiciaire (78% de cas de détention préventive ), (iii) un accès à la justice limité, en attente de la réalisation et la mise en œuvre de la nouvelle loi sur l’assistance légale, (iv) une lourdeur et un manque de transparence du processus judiciaire, (v) une séries de grèves qui paralysent le système judiciaire, (vi) une surpopulation carcérale avec des conditions de détention ne correspondant pas aux standards internationaux, et s’élevant à des violations de droits humains graves, et (vii) une culture d'impunité qui alimente une corruption croissante..

Ces actions s’encadrent, entres autres, dans le financement du Fonds des Nations Unies pour le Maintien de la Paix (PBF) qui se destine à améliorer l’accès à la justice pour les populations les plus vulnérables en vue de renforcer la cohésion sociale. Ce projet multipartenaire impliquant le PNUD, UNICEF et ONU Femmes, ceci en étroite collaboration avec le BINUH, a débuté en janvier 2020 et a pu bénéficier de ressources financières additionnelles du PBF mais aussi de INL et du GFP (Global Focal Point) en vue d’appuyer le secteur de la justice et le secteur carcéral, en réponse à la pandémie du COVID19 qui affecte le pays. Dans ce cadre, le PNUD est en recherche d’un ou une assistant/e administrative afin d’appuyer les actions programmatiques en faveur du renforcement du secteur de la justice.

 

Scope of Work

Pour appuyer la mise en œuvre du programme, le PNUD recrute un(e) assistant(e) administratif/ve et financier/e. Sous la supervision directe du Team Lead Etat de Droit et Sécurité et en étroite collaboration avec la Chef d’Unité Gouvernance, le/la assistant/e administratif/ve et financier/e s’acquittera des tâches suivantes :

Contribution au suivi financier du programme

Soutien administratif au programme

 

1.Contribution au suivi financier du programme

  • Assister le Coordonnateur du projet dans l’élaboration et l’ajustement des budgets ;
  • Gérer les trésoreries (banque, caisse)
  • Préparer les révisions budgétaires sur le système Atlas ;
  • Tirer régulièrement les rapports des dépenses pour s’assurer de la bonne imputation des charges et faire les ajustements nécessaires en collaboration avec le Coordonnateur du projet;
  • Assurer le suivi budgétaire en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec le plan de travail et les accords-cadres signés avec les donateurs ;
  • Contrôler les avances accordées aux projets, vérifier les rapports financiers et soumettre les demandes de paiement direct à enregistrer sur le système Atlas ;
  • Vérifier la disponibilité des fonds pour les activités des projets ;
  • S’assurer de la conformité des documents de support et recommander les actions à prendre ;
  • Contribuer à la préparation ou vérification des rapports et états financiers ;
  • Création des E-Requisitions (achat de biens et de services) pour le Bureau
  • Création des Receipts pour les E-Requisitions créées (certification de la facture et réception dans le système)
  • Préparation et téléchargement des pièces justificatives (Facture – Bon de Livraison)
  • Gérer les trésoreries (banque, caisse)
  • Mise à jour des tableaux financiers récapitulatifs mensuels des projets ;
  • Soumettre les informations et assurer le suivi avec la section des finances du PNUD ;
  • S’acquitter de toute autre tâche financière requise pour le bon fonctionnement du projet.

2.Soutien administratif au programme

  • Entreprendre les démarches administratives pertinentes pour la mise en œuvre rapide et efficace des activités du programme, notamment les missions d’experts techniques, les réunions internes et externes, les ateliers et les visites de terrain ;
  • Établir les documents administratifs (mémorandum, ordre de mission, autorisation de la sécurité, fiches de présence des ateliers etc)
  • Assurer le suivi des différentes procédures administratives liées à la mise en œuvre du programme ;
  • Appuyer la gestion des fournitures de bureau, notamment le maintien de la liste des articles de papeterie, de la distribution d'articles de papeterie et maintenir un journal de distribution.
  • Assurer le suivi avec la section Opérations / Administration du PNUD, des différentes démarches relatives aux requêtes administratives ;
  • Mettre en place et maintenir le système de gestion des documents et leur circulation au sein du programme ;
  • Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités ;
  • Assurer la gestion de la réception, l’accueil et l’assistance aux visiteurs ;
  • Tenir les dossiers du personnel du projet à jour (contrats, termes de références, congés maladie, vacances, etc.), conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
  • Organiser les inventaires du bureau sur une base ad-hoc, périodique et annuelle
  • S’acquitter de toute autre tâche administrative requise en appui au fonctionnement du programme.

 

Responsabilités additionnelles

Impact des résultats
Les résultats clés du poste auront un impact clé sur le bon déroulement des opérations et l’atteinte des objectifs du programme. La performance adéquate des services aura un impact sur l’image du PNUD dans le Pays.
               

4.       Institutional Arrangement

Le poste d’adjointe administrative est sous la supoervision directe du team Lead Etat de Droit et Sécurité

Required  skills and competencies

Compétences générales :

Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité ;

Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement ;

L’auto-développement, la prise d’initiative ;

Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;

Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité ;

Une bonne capacité interpersonnelle ;

Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

 

Compétences fonctionnelles/Techniques :

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD, ainsi que du Fonds mondial, et des Plans Stratégiques Nationaux du pays ;

Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;

Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;

Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;

Respecte les règles établies et les normes de conduite professionnelle en toutes circonstances.

 

Aptitudes opérationnelles :

Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets ;

Bonnes qualifications en Informatique ;

Aisance dans la communication écrite et orale ;

Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes ;

Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates

 

Connaissance du travail et Expertise :

Exécute les tâches quotidiennes de façon ordonnée, efficace et systématique en s’adaptant à la charge travail lorsqu’elle fluctue ;

Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource 

Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre

 

Orientation sur les Résultats :

Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

 

Innovation et discernement :

Contribue avec des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles ;

S’efforce de fournir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

 

Min. Academic Education

Diplôme d’études secondaires ou techniques en administration ou gestion. Une formation universitaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n’est pas exigé.

Min. years of relevant Work experience 

7 ans d’expérience progressive en administration ou dans la gestion logistique, au niveau national ou international.

Maîtrise des outils informatique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs.

La maîtrise des outils de gestion du PNUD serait un avantage certains

Important applicant information

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Contract Duration: 12 mois  (renouvelable selon disponibilité des fonds)

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