Contexte
Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix menées localement et dans le monde entier.
Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que le travail soit mené localement.
En collaboration avec des partenaires locaux et des équipes locales, Interpeace développe conjointement des programmes de consolidation de la paix et aide à mettre en place des processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale.
En tant que partenaire stratégique des Nations Unies, Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et possède des bureaux dans le monde entier.
Pour plus d'informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org
Position dans l’organisation
L’Assistant(e) Administratif(ve) est membre de l’unité des Operations Globales, qui englobe la finance, l’informatique, l’administration, le juridique, l’audit interne et les Ressources Humaines. L’unité des Operations Globales est dirigée par le/la Directeur(rice) de l’unité à Genève. Les membres de l’équipe sont basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya, en Tunisie, au Mali et au Burkina Faso.
Sous la supervision du Responsable de l’Administration et des Finances pour l’Afrique de l’Ouest, l’Assistante Administrative travaille avec l’équipe programme et des opérations de l’Afrique de l’Ouest pour créer une administration plus efficace qui répond aux besoins de toutes les unités au bureau d’Abidjan. Il/Elle supervise le chauffeur et la technicienne de surface, collabore selon les besoins avec les partenaires locaux d’Interpeace de la région, et leur équipe administrative en particulier.
Objectif et vue d’ensemble
L’Assistant(e) Administratif(ve) apporte un soutien administratif général afin d’assurer une gestion harmonieuse et efficace des activités administratives dans le bureau d’Abidjan. Il s’agit notamment de gérer et classer les autorisations de voyages et les réservations, aider à l'examen des demandes de remboursement. Il/elle coordonne la logistique des événements et/ou des ateliers pour le bureau d’Abidjan.
L’Assistant (e) administratif (ve) est responsable de façon optimale des opérations administratives quotidiennes liées à la gestion de l’information, à la logistique et à l’approvisionnement du bureau d’Abidjan. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes.
En collaboration avec l’équipe des Opérations, l’Assistant(e) Administratif(ve) facilite la capacité de l’équipe du programme à gérer et à organiser le bureau efficacement et professionnellement en s’assurant que l’archivage est fait correctement, en mettant en œuvre les procédures administratives, les plans et les contrôles, en traitant les questions administratives, en préparant et initiant le processus d’approvisionnement pour les services et biens couramment utilisés par le bureau (par exemple les compagnies aériennes, les taxis, les fournitures de bureau). Et également en procédant au lancement du processus annuel de sélection des fournisseurs. Il/Elle gère les activités administratives liés à l'intégration des nouveaux employés et lorsque ceux-ci quittent Interpeace, apporte un soutien aux Finances en prenant en charge la gestion du Petty Cash.
Ce poste est un poste local basé à Abidjan
Responsabilités
Tâches spécifiques
Gestion du bureau et de l’information
· Assurer la liaison avec la gestion du bâtiment loué et les autres services techniques concernés (télécommunications, services électroniques etc..), ce qui implique de s’assurer que les factures téléphoniques et Internet sont à jour et initier les paiements.
· Maintenir un système de classement des dossiers à jour, à la fois électronique et physique sur l’application FSD. Ceci inclus les fichiers liés à l’administration et aux finances
· Coordonner les activités et les opérations du bureau afin de garantir l’efficacité et le respect des politiques de l’organisation
· Coordonner les questions générales de réparation et d’entretien du bureau (climatisation, sécurité, générateur, nettoyage des tapis, peinture etc…)
· Gérer le courrier entrant – en tenant compte des questions confidentielles - en le copiant et en le faisant circuler si nécessaire
· Coordonner avec la femme de ménage pour maintenir les espaces du bureau propres et organisés en permanence
· Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants
· Aider à mettre à jour les informations sur les fournisseurs et les listes de consultants de la Côte d’Ivoire en coordination avec tous les bureaux et unités, en s’assurant que les processus d’approbation ont été menés à bien
· Aider à la préparation des contrats de location et de prestation de service au bureau d’Abidjan
· Coordonner les courriers DHL et les autres courriers sortants.
· Maintenir à jour la feuille de présence des employées
· Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur hiérarchique liés au travail administratif
Administration des Ressources humaines
· Apporter un appui dans l’organisation administrative des tests de recrutements (téléchargement des dossiers de candidature, premier tri, envoi des convocations pour les tests écrits et entretiens.
· Soutenir l’intégration des nouveaux employés en obtenant des cartes de visite et en mettant en aménageant l’espace de travail du nouveau membre du personnel
· Suivi de la préparation et archivage des TimeSheets auprès du staff
Logistique
· Maintenir une bonne communication avec l’équipe de programme et les parties prenantes concernées au sein des communautés ciblées par le programme
· Soutenir l'organisation logistique des activités communautaires, des ateliers, des groupes de discussion, des formations et des autres activités du programme en Côte d4ivoire y compris mais sans se limiter seulement qu’aux réservations de billets d’avion, l’hébergement, la diffusion des documents de suivi aux participants et la coordination des transferts à l'aéroport.
· Demander à l'équipe des finances le traitement de l'indemnité journalière de subsistance (DSA) et des frais de route pour les participants aux ateliers et les activités du projet
· Aider à la préparation des contrats de location de voiture pour les activités du Programme
· Communiquer toutes les dispositions logistiques au personnel du bureau d’Abidjan.
· Coordonner l’acquisition des visas et l’hébergement, ce qui inclus la rédaction de lettres d’invitation et la constitution des dossiers pour les consultants, les partenaires et le personnel d’Abidjan.
· Superviser les besoins de transport du bureau tout en tenant compte des coûts, y compris la préparation des bons de taxi tout en s’assurant qu’il a été autorisé
· Soutenir le personnel sur certaines questions administratives et logistique en cas de besoin
· Faire les photocopies des documents et faire la reliure si nécessaire.
Approvisionnement et Administration des finances
Champ d'application et impact
· Les responsabilités et les objectifs sont assignés avec une latitude minimale pour la prise de décision administrative en utilisant des directives définies par le/la supérieur(e) hiérarchique, les politiques et les procédures institutionnelles et les directives administratives. Les problèmes inhabituels sont discutés avec le/la supérieur(e) hiérarchique pour clarification, conclusion
· Le travail mené par l’Assistant(e) Administratif(ve) a un impact sur tous les employés et partenaires en Côte d’Ivoire
Planification et mise en œuvre
· Informer et mettre en œuvre le plan de travail administratif pour le Bureau Interpeace d’Abidjan
· Exécute les politiques et processus administratifs pour le Bureau Interpeace d’Abidjan
Qualifications
Education
· Être titulaire moins d’un Bac + 2/3 dans un domaine relatif aux compétences exigées (Assistanat de Direction, Secrétariat de direction, Administration, Logistiques, ou tout autre diplôme équivalent.
Compétences
· Solide maîtrise des outils informatiques (programmes MS Office, Word et Excel). La maîtrise de Microsoft Access sera considérée comme un plus
· Français courant ; compétences en anglais oral et écrit considérées comme un plus.
· Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel avec succès et à adopter des comportements et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
· Excellente capacité à interagir avec les gens avec respect et tact
· Excellente capacité à traiter des informations confidentielles et / ou des problèmes en faisant preuve de discrétion et de discernement
· Flexibilité et capacité à gérer différentes tâches en même temps ainsi qu’une charge de travail importante sous des contraintes de temps
· Solides compétences organisationnelles et multitâches
· Démontrer un engagement envers les valeurs et les principes de travail d'Interpeace à la fois au sein de l'équipe d'Interpeace et à l’extérieur
· Disposer d’une capacité à travailler de manière autonome et sous pression
· Être ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un problème se pose
· Être de bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge
Compétences d’Interpeace
o Collaboration & capacité à tisser des liens
o Communication
o Orientation vers les résultats
o Adaptabilité et apprentissage continu
o Respect de la diversité
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