Grado: G5

Número de la vacante: BOGOTÁ/DC/G5/2023/008
Fecha de publicación: 01 de febrero de 2023
Fecha de cierre (medianoche hora de Bogotá): 14 de febrero de 2023

Job ID: 10428
Departamento: OR–América Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-Lima
Lugar de destino: Bogotá
Tipo de contrato: Corta duración

Duración del contrato: Menos de un año

Este anuncio está dirigido al público con nacionalidad o residencia y permiso de trabajo en Colombia.

Pueden participar:

- Los candidatos externos.

- Los candidatos internos, con arreglo a lo dispuesto en el Estatuto del Personal.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal y alienta las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar nuestro formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a ilojobs@ilo.org.

Los nombramientos efectuados con contrato de cooperación para el desarrollo no confieren expectativas de carrera en la OIT, una renovación automática de contrato, ni la conversión de éste con miras a una contratación de distinta índole en la Organización. La prórroga de los contratos de cooperación para el desarrollo queda subordinada a varias condiciones incluyendo: la disponibilidad de fondos y la continua necesidad de las funciones ejercidas, además de un desempeño y una conducta satisfactorios.

Introducción

En el marco establecido en la carta acuerdo suscrita entre el Ministerio del Trabajo de la República de Colombia, la Organización Internacional del Trabajo; se ha establecido la implementación y evaluación de un programa de reparación colectiva en el marco de una ruta de generación de ingresos y empleabilidad con enfoque de cierre de brechas, dirigido a víctimas del conflicto armado en Colombia, lo que incluye la necesidad de contar con un asistente del proyecto con el fin de aportar en el desarrollo de acciones administrativas, logísticas y financieras a nivel nacional y regional en los municipios donde el proyecto opera, en el período de tiempo determinado y definido para el programa el cual se estableció hasta diciembre de 2023. Es por esta razón se requiere un asistente de proyecto/asistente de Programa y Administración que realice la adecuada planificación y ejecución operativa y financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos.

Lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de las actividades en los tiempos estipulados, se requiere de un apoyo adicional durante 11 meses considerando que el proyecto cuenta con recursos disponibles para hacer la contratación.

La persona que ocupe el puesto de Asistente de Programa/Proyecto reportará directamente a la Coordinadora Nacional del Proyecto COL/22/06/COL, quien a su vez dará las orientaciones para el desarrollo del trabajo y se encargará de evaluar su desempeño.

Descripción de las tareas

La persona que ocupe este puesto deberá contribuir al proyecto para promover la adecuada planificación y ejecución operativa y financiera, el relacionamiento con diferentes actores internos y externos, la elaboración de informes y el análisis y procesamiento de datos. Asimismo, tendrá un rol asistencial al coordinador nacional, para el desarrollo de las diferentes acciones administrativas de contratación y financieras de planificación y ejecución de los recursos del proyecto.

1. Apoyar en la formulación, el monitoreo de los planes y prioridades de desarrollo, informes y otra información pertinente de socios de implementación del proyecto con miras a identificar áreas potenciales de cooperación. Recoger datos y otra información sobre actividades de desarrollo y/u otros temas de estudio del área o la región. Revisar la conformidad de los términos de referencia de proyectos con los planes de trabajo y marcar objetivos.
2. Otorgar apoyo de programación y administrativo a las actividades emprendidas por los socios de implementación del proyecto y preparar informes breves, informes periódicos y datos estadísticos sobre el estado de las actividades del proyecto, para contribuir a la preparación de informes técnicos y de avance. 3. Redactar correspondencia general sobre actividades, escribir y dar formato una serie de documentos relacionados con actividades del proyecto (correspondencia, informes, documentos técnicos, presentaciones) en conformidad con los requisitos de la OIT y usando el software apropiado.
4. Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico al personal del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc. y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
5. Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos. Preparar material informativo administrativo y financiero para el Coordinador Nacional del Proyecto con fines de presentación de informes y reuniones con los donantes, manteniéndose al tanto de los requerimientos del informe de avance y su cronograma.

sección optativa

6. Mantener una perspectiva de la situación financiera del proyecto para asegurar que se brinde apoyo administrativo oportuno en áreas generales y particulares. Preparar y modificar códigos presupuestales y datos de presupuesto tanto en propuestas, revisión y reajuste de presupuesto.
7. Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.
8. Apoyar al Coordinador Nacional del Proyecto en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT.
9. Entregar información a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Informar al Coordinador Nacional del Proyecto sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.
10. Mantener y actualizar las bases de datos y los sistemas de archivo del programa y proyecto y preparar información de carácter general.
11. Desempeñar otras funciones asignadas por su supervisor y el Coordinador Nacional del Proyecto.

Calificaciones requeridas

Educación

• Educación secundaria completa, además de poseer formación técnica en administración, contabilidad y/o finanzas.
• Capacitación en un campo administrativo.
• Conocimiento y entendimiento de un conjunto complejo de normas, directrices y procedimientos financieros y administrativos.
• Conocimiento de los procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.

Ventaja: Formación técnica en relaciones internacionales y/o relacionadas.

Experiencia

Cinco años de trabajo en labores de administración con responsabilidad progresiva.

Ventaja: Experiencia demostrada de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español.

Deseable: Conocimiento del idioma inglés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Responsabilidad y respecto del desempeño y Colaboración.

Técnicas y generales

• Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
• Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
• Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.

Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Si solo adjunta su CV, no se le considerará en este proceso de selección. Solo se tomarán en cuenta los perfiles de los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos descritos en este anuncio. Tome nota de que el período de voluntariado no se contabilizará como experiencia laboral y que solo se contabiliza la mitad del período de pasantías, si estas han sido remuneradas de alguna forma.

La persona seleccionada deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa.

Sólo las candidaturas preseleccionadas serán contactadas para participar en el proceso de selección, el cual puede incluir un examen escrito y/o entrevista de tipo técnico, así como entrevistas por competencias.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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