Objetivo del Cargo
Brinda apoyo logístico, administrativo y de adquisiciones al equipo de Barranquilla ó Bucaramanga y los colegas del programa de Colombia, según sea necesario. Este puesto sirve como punto focal de logística para la oficina del programa.
Responsabilidades Principales
- Levantamiento y procesamiento de Requisitos, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago (para estar para la etapa de pago), según el FOM (listos de operaciones de campo) y los SOP de Adquisiciones de Colombia
- Recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios.
- Trabajar con el Gerente de Soporte de Operaciones y Gerente de Programas, analizar cotizaciones y hacer recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y negociar los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Equipos médicos en la oficina regional.
- Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.
- Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
- Preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores.
- Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega.
- Impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
- Apoyar al Gerente de Soporte de Operaciones y al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento y otros proyectos asignados.
- Gestión de existencias y almacenes en la locación.
- Seguimiento de los equipos y activos en la locación.
- Organizar y rastrear las necesidades de transporte en la ubicación.
- Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicaciónDesarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
- Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
- Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente.
- Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
- Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de equipos médicos contra la explotación y el abuso sexual, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso.
- Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos**
Otras obligaciones:
- Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.
- Deberes adicionales asignados por el Gerente de Programa y / o el Gerente de soporte de operaciones.
Educación
- · Profesional en administración de empresas, ingeniería Industrial y/o Tecnólogo en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines.
Experiencia
- Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud
La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional
Conocimientos Competencias y Habilidades
Conocimientos
Conocimientos básicos y experiencia de trabajo en una Función de Compras, desarrollando, apoyando, manteniendo procesos y sistemas.
Conocimientos básicos y experiencia de otras funciones de logística, incluida la gestión de flotas, inventarios y activos, que respaldan y mantienen procesos y sistemas.
Conocimiento de cómo operar un proceso de licitación y vincularlo a los sistemas financieros organizacionales.
Conocimiento de cómo gestionar eficazmente una cadena de suministro.
Un buen conocimiento de los procesos de licitación competitiva.
Conocimiento de las prácticas de gestión de existencia.
El conocimiento básico de la planificación de flotas y viajes es una ventaja adicional
El conocimiento práctico del inglés es una ventaja adicional.**Habilidades**
Habilidades interpersonales y sólidas habilidades de comunicación, tanto verbalmente como por escrito, con la capacidad de ser un oyente activo.
El dominio de las aplicaciones de Microsoft Office es esencial: aptitud demostrable con Excel
Habilidades matemáticas y razonamiento.
Habilidades de negociación demostrables y capaces de identificar impulsores de valor en diferentes tipos de adquisiciones.
Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
Priorice de manera efectiva las solicitudes de soporte de los departamentos internos y de los clientes / solicitantes externos y responda en consecuencia
Identifique los problemas temprano y comuníquese de manera efectiva
Capaz de adaptar las estrategias de negociación para hacer frente a nuevas circunstancias o problemas que surjan.
Experiencia trabajando para una empresa internacional, incluida la sensibilidad intercultural, y para comprender las implicaciones de la organización internacional en los procesos y resultados de adquisiciones.
Buen juicio y capacidad para formular decisiones.
Competencias
- Capacidad para trabajar como parte de un equipo de alto rendimiento y para apoyar proactivamente al equipo para que sea más efectivo y productivo.
- Orientación al detalle.
- priorización de tareas y carga de trabajo de manera efectiva
- Planifique y programe su propio trabajo, destacando los períodos ocupados previsibles
- Manejo de la confidencialidad
- Entender cuándo los problemas pueden tratarse directamente o deben derivarse al Gerente de Operaciones.
- Demostrar los valores de profesionalismo, objetividad, resolución de problemas y fuerte apoyo al cliente.