Overview
El asistente da soporte general a la directora de Ipas México incluyendo la coordinación de proyectos a nivel organizacional. Asiste en organización de juntas, agenda y viajes de la directora, así como en la elaboración de minutas y archivo expedientes. También da soporte al seguimiento de presupuestos e implementación de políticas internas. Lidera la administración y actualización de información de la intranet de Ipas México
Responsibilities
- Dar soporte al calendario y agenda de la directora.
- Representar a la directora para coordinar tareas con la sede, donantes, socios y organizacionales/administrativas, de acuerdo a la carga de trabajo.
- Asistir a la Directora en la planeación e implementación de proyectos organizacionales, así como monitorear el progreso del plan estratégico de Ipas Mexico, monitorear las finanzas organizacionales, dar seguimiento a presupuestos y coordinar el trabajo de consultores.
- Coordinar la organización de eventos especiales incluyendo tareas de logística, preparación de programas, investigación, presentaciones y discursos, como sean asignados
- Programar y coordinar juntas organizacionales como: juntas de liderazgo y juntas de staff. Elaborar minutas de juntas, así como preparar documentos como sean requeridos.
- Servir como punto de contacto de la intranet de Ipas México (Luna), coordinado su organización, capacitación, soporte, mejorar y solución de problemas de Luna.
- Apoya a la Directora en todas los viajes domésticos o internacionales, así como apoyar para recibir invitados especiales y/o participantes como sea necesario.
- Realizar otras actividades como sean asignadas.
Requirements
Mínimos
- Licenciatura en campo a fin, como Management
- Mínimo 5 años de experiencia
- Excelente capacidad de comunicación y diplomacia
- Éxito comprobado en posiciones donde se maneja información de manera discreta y confidencial
- Habilidades excelentes en Office como: Word, Excel, PPT y Sharepoint
- Experiencia en manejo en base de datos y tareas básicas en investigación
- Excelente inglés y español, hablado y escrito
Deseable
Experiencia en NGO
Conocimientos de sharepoint