• Realizar informes financieros, revisiones presupuestales, control de presupuesto mensual, desfases, ajustes presupuestales y demás información correspondiente interna y externa solicitada para los proyectos.
  • Realizar todo el proceso de pagos, seguimiento y control que se deriven de la ejecución de los proyectos.
  • Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general. 
  • Realizar seguimiento a las órdenes de compra generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno. 
  • Revisión financiera de las Subvenciones firmadas con terceros, apoyo en la ejecución, seguimiento y liquidación de estas.
  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina. 
  • Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).  
  • Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. 
  • Elaborar separaciones presupuestales según las diferentes necesidades que tenga el área de Justicia manteniendo los diferentes protocolos estandarizados.
  • Elaborar y actualizar, conjuntamente con el Jefe de proyecto, la agenda de la coordinación y la planificación financiera mensual de actividades.
  • Elaboración, gestión e implementación de estrategias innovadoras para realizar seguimiento y monitoreo a los proyectos.
  • Formulación de indicadores y matrices de seguimiento que permitan realizar la correcta evaluación de los proyectos y generar informes de ejecución que den cuenta de lo desarrollado.
  • Diseñar y elaborar las herramientas y procedimientos de recopilación de datos para consolidar indicadores de seguimiento y monitoreo
  • Elaboración de informes técnicos para identificación de avances en los indicadores de seguimiento y monitoreo.
  • Planificar, organizar y documentar las reuniones bilaterales que se lleven a cabo con las partes implicadas en la ejecución de los proyectos.
  • Velar por el cumplimiento de las actividades y objetivos propuestos en cada uno de los proyectos.
  • Apoyar al equipo en la gestión del proyecto en lo relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución. 
  • Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros. 
  • Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.). 
  • Apoyar la gestión de viajes del equipo cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan.
  • Desarrollar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.  
  • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de los proyectos enviando al archivo central en Bogotá la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD. 
  • Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto. 
  • Realizar los desplazamientos que se requieran a la sede principal de PNUD para la entrega de los documentos para trámites operativos - administrativos y gestiones oportunas.
  • Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc.
  • Apoyar en la elaboración de presentaciones, carpetas, documentos y material de las reuniones de Comités Estratégicos, Programáticos, Donantes, así como otras reuniones estratégicas requeridos.
  • Acompañar la formulación, seguimiento, control y cierre de las subvenciones de bajo valor (SBV) y partes responsables (PR)
  • Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales de los consultores, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.  
  • Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión de los proyectos y el seguimiento a los pagos de nómina del equipo de consultores, service Contract (SC) y NPSA.
  • Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos Financieros y administrativos de los proyectos asignados. 
  • Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
  • Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos
  • Involucra activamente a los equipos y fomenta el diálogo dentro y entre los equipos
  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones adecuadas
  • Interpreta las políticas y orientaciones en su contexto y las aplica con criterio
  • Anticipa los obstáculos y aplica soluciones prácticas
  • Busca continuamente la mejora y la agilidad en la prestación de servicios
  • Colabora para mejorar los métodos y la entrega
  • Busca y valora las iniciativas y la experiencia de los demás
  • Supervisa a los equipos con una dirección coherente e impulsa el compromiso del equipo
  • Expresa de forma proactiva sus ideas y/o preguntas para contribuir a la claridad, precisión y enfoque de su trabajo
  • Habla en nombre del equipo con profesionalismo e integridad de acuerdo con los valores de la ONU
  • Demuestra su compromiso con los clientes y la calidad
  • Trabaja para alcanzar los objetivos acordados, afrontando los retos de una forma constructiva
  • Responsable de la ejecución del proyecto y/o de los resultados del equipo
  • Capacidad para ejercer un buen criterio en la prestación de servicios y la supervisión de equipos.
  • Destreza en herramientas de reporte y análisis de información tales como Excel, Access, Power BI, entre otros.
  • Titulo de Bachiller (secundaria) o título Profesional en administración de empresas o finanzas. .
  • Temas administrativos y financieros para la ejecución de proyectos, seguimiento y monitoreo de objetivos, metas y resultados de proyectos.
  • Dentro de su expereiencia, al menos 1 año en entidades de Cooperación internacional manejando los sistemas financieros correspondientes y otras herramientas institucionales de apoyo a la gestión.
  • Deseable conocimiento del Sistema de Naciones Unidas.
  • Deseable conocimiento intermedio/alto en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos en Internet
  • Deseable inglés intermedio
  • Fluidez en español hablado y escrito.

 

Contract Duration: Seis (6) meses

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