Background
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Descripcón de la oficina/ unidad/ proyecto.
El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.
A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.
Como parte de la firma del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera, la reincorporación de los miembros de la Fuerza Alternativa Revolucionaria del Común (FARC) a la vida social, económica y política contribuye a las garantías de no repetición y la reconciliación nacional del país. Asimismo, y como parte integral de la reincorporación social y económica, se vienen implementando, desarrollando y ejecutando programas y proyectos productivos colectivos con las personas en procesos de reincorporación, sus familias y las comunidades.
Teniendo en cuenta los retos que implica el diseño, la construcción y la puesta en marcha de la reincorporación social y económica, el PNUD, en conjunto con el Consejo Nacional de Reincorporación CNR, viene aunando esfuerzos para la disposición y despliegue de personal técnico en los Antiguos Espacios Territoriales de Capacitación y Reincorporación (AETCR) con el fin de fomentar la formulación y ejecución de proyectos productivos que incluyan una serie de requisitos para su sostenibilidad económica y financiera, y que, a su vez, estén alineados con las políticas de desarrollo rural y los principios de actuación de Naciones Unidas.
Adicionalmente, la implementación de dichos proyectos productivos estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos.
Alcance del trabajo
De conformidad con las normas y procedimientos el/la Asistente administrativo/a y financiero/a desempeña las siguientes funciones:
Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados: Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros. Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.). Realizar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional y oficinas Territoriales, enviando al archivo central en Bogotá la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD. Brindar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto. Apoya la gestión del conocimiento mediante: Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general. Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos; seguimiento a apropiaciones presupuestales, estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos. Elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido. Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno. Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados del proyecto. Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto). Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.3. Apoya el desarrollo de acciones del proyecto centrándose en:
Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información. Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros de los proyectos asignados. Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros bajo las normatividades y políticas del PNUD.Competencias Core
Lograr Resultados:
Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar Innovadoramente:
Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender Continuamente:
Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con Agilidad:
Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con Determinación:
Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse:
Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión:
Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación
Competencias Multifuncionales y Ténicas
Gestión de eventos (incluyendo retiros, formaciones y reuniones): Capacidad para gestionar eventos, incluyendo la identificación, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc..
Planificación financiera y elaboración de presupuestos: Capacidad para crear y gestionar procesos que permitan alcanzar los objetivos financieros del PNUD a corto y largo plazo, incluyendo mediante la planificación, presupuestación, previsión, análisis y presentación de informes
Contabilidad (general): Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias de la contabilidad, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o situaciones Prácticas
Monitoreo: Capacidad para proporcionar a los gestores y a las principales partes interesadas información periódica sobre la coherencia o la discrepancia entre las actividades planificadas y las reales y el rendimiento y los resultados del programa.
Suministros: Capacidad para encontrar, evaluar y contratar proveedores de bienes y servicios
Comunicación: Capacidad para comunicar de forma clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.
Requsitos mínimos para el NPSA
Título de Bachiller o Título Profesional en: contaduría pública, administración de empresas, economía, mercadeo, comercio internacional.
Min. años de experiencia laboral relevante
Para Bachilleres 4 años, para profesionales 1 año de experiencia en:
Gestión financiera, administrativa, operativa, contable con entidades internacionales, públicas y/o privadas, manejo de presupuestos, manejo de paquetes de base de datos y financieros.
Deseable
Experiencia en programas o proyectos desarrollados por agencias de cooperación internacional. Experiencia en proyectos de reincorporación.
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