Back Asistente Administrativo(a) SB3 ONU Mujeres

1. Background   UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.   UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.   2. Contexto organizacional

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo.

Antecedentes del proyecto

La pandemia del COVID-19, que ha causado una profunda conmoción en las economías y sociedades, ha subrayado la dependencia que la sociedad tiene de las mujeres, tanto en primera línea como en el hogar, al tiempo que ha puesto de manifiesto las desigualdades estructurales en todos los ámbitos (económico, sanitario, seguridad y protección social). Las economías del mundo y el mantenimiento de nuestras vidas diarias se basan en el trabajo invisible y no remunerado de mujeres y niñas. Ya antes de que comenzara la pandemia, las mujeres realizaban casi el triple de trabajo doméstico y asistencial sin remuneración que los hombres. Las medidas de distanciamiento social, el cierre de los colegios y los sistemas sanitarios sobrecargados han evidenciado la mayor demanda de las mujeres y niñas para cubrir las necesidades básicas de supervivencia de las familias y el cuidado de personas enfermas o de avanzada edad. La COVID19 ha puesto de relieve la organización social injusta del trabajo doméstico y las tareas de cuidado, que todavía se consideran un tema separado más que un componente fundamental del desarrollo y una barrera para el empoderamiento económico de las mujeres. Esta sobrecarga de trabajo doméstico y de cuidados mayormente no remunerado limita su capacidad de llevar a cabo trabajo remunerado, especialmente cuando este no se puede llevar a cabo de manera remota. La falta de apoyo para el cuidado infantil es especialmente problemática para las trabajadoras esenciales y las madres sin pareja que tienen responsabilidades de cuidado. El trabajo de cuidados no remunerado de las mujeres se reconoce desde hace tiempo como impulsor de desigualdades con relación directa con la desigualdad salarial, unos ingresos más bajos y factores estresantes de salud mental y física. En Chile se ha hecho lentamente un avance en materia de cuidados, sin embargo, aún falta el desarrollo de una política integral de cuidados acorde a la realidad del siglo XXI.

El gobierno de Chile ha relevado que la implementación de un Sistema Nacional de Cuidados es una prioridad país y está impulsando diversas iniciativas para dar cumplimiento a esta promesa. En esta línea, el Ministerio de Desarrollo Social y Familia, institución a cargo de coordinar el diseño y puesta en marcha del SNC en Chile, solicitó el apoyo de ONU Mujeres para el desarrollo de diálogos sociales a lo largo de todo el territorio nacional. Los diálogos sociales son un área esencial del proceso de construcción del Sistema Nacional de Cuidados y tienen la finalidad de, en primer lugar, recoger las necesidades y contribuciones de la sociedad civil, organizaciones sociales y otros actores claves relevantes sobre las definiciones y contenidos del sistema.

Durante el 2023 ONU Mujeres desarrollará en colaboración con el Ministerio de Desarrollo Social y Familia de Chile un proceso de diálogo social amplio e incluyente en torno a los desafíos que enfrenta la sociedad chilena en materia de cuidados. Los resultados de dicho proceso de diálogo servirán de base para avanzar hacia la implementación progresiva de un sistema nacional de cuidados en el país que goce de legitimidad social y que sea ampliamente valorado por todos los actores clave de la sociedad chilena.

En este contexto, bajo la guía general de los lineamientos de la Jefa de Oficina de ONU Mujeres en Chile, en coordinación con la Oficina Regional de ONU Mujeres y la supervisión de la Coordinadora del programa, el/la asistente administrativa/o proveerá apoyo al programa, en las áreas administrativas, logísticas, control de gestión y otras asociadas al mismo.

• Revisar las solicitudes de contratación e iniciar procedimientos de contratación para equipos, suministros y servicios, según sea necesario;

• Preparar documentos de Solicitud de Presupuestos (RFQ), Invitación a Licitaciones (ITBs) o Solicitud de Propuestas (RFP), recepción de presupuestos, ofertas o propuestas, según sea necesario;

• Apoyar el desarrollo eficiente de contrataciones de consultorías SSA /PSA y de servicios

• Apoyar el desarrollo eficiente de casos de adquisiciones que deben pasar por R-PRC y/o HQ PRC

• Creación y actualización de proveedores en el sistema para la Oficina de Chile.

• Preparar las comunicaciones al Comité de Adquisiciones (PRC), según sea necesario.

• Coordinar con Oficina Regional de ONU Mujeres para asegurar un correcto desarrollo de los procesos de operaciones.

• Apoyar el desarrollo de procesos de PSA, small grants y contrataciones SSA para la oficina de Chile.

• Desarrollar y actualizar las listas de proveedores;

• Realizar el rol de Comprador (Buyer) en Atlas/Quantum, preparar/cerrar órdenes de compra (PO) y contratos dentro y fuera de Atlas/Quantum

2. Apoyar los procesos operativos, administrativos y desempeñarse como \"travel processor\" para el equipo del programa de cuidados

• Gestionar los procesos de viajes requeridos para la exitosa implementación del programa, incluyendo gestión de tickets aéreos y transportes terrestres

• Brindar apoyo logístico y administrativo para la realización de viajes, reservas de hoteles y contratación de servicios en terreno.

• Apoyar en la elaboración de planes de viaje, gestión de viáticos y expensas para el equipo (DSA y terminales), F10 y otra documentación requerida para los traslados y viajes.

• Proporcionar apoyo administrativo y operativo a los procesos de gestión de contratos; realizar cotizaciones, mantener bases de datos; y realizar pagos cuando sea necesario.

• Participar en las capacitaciones para el personal de operaciones / proyectos.

3. Brindar apoyo a la ejecución administrativa del Programa, incluido el seguimiento de las actividades y la presentación de informes:

• Apoyar la formulación de los presupuestos del Programa en total cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y sistemas de registro y presentación de informes de ONU Mujeres;

• Controlar la ejecución del presupuesto, controlar las asignaciones, monitorear los gastos y preparar las revisiones de acuerdo con las necesidades del Programa de cuidados;

• Hacer un seguimiento del uso apropiado y oportuno de los recursos del programa;

• Apoyar la creación de proyectos en Quantum, preparar revisiones presupuestarias, revisar el estado del programa y determinar los fondos no utilizados;

• Implementar y mantener un mecanismo de control para el programa mediante el seguimiento de la preparación y modificación del presupuesto y el estado presupuestario;

• Mantener el sistema de control de gastos internos;

• Monitorear periódicamente las transacciones publicadas en el Programa asegurando que los gastos reales se hayan registrado contra la actividad y categoría presupuestaria correctas, tomar las acciones correctivas oportunas según sea necesario;

• Monitorear el seguimiento adecuado de los avances a los socios implementadores, revisar sus informes junto con la Gerente o Asociada del Programa;

• Monitorear y hacer un seguimiento adecuado de todos los elementos administrativos en el estado de las instrucciones de cierre de fin de mes y fin de año y tomar las acciones de corrección según sea necesario;

• Proporcionar insumos y tomar las acciones necesarias para facilitar el cierre oportuno del proyecto;

• Apoyar la presentación de informes a los donantes proporcionando información oportuna y tomando las medidas necesarias según lo requiera ONU Mujeres para la presentación de informes al donante;

• Ayudar con el respaldo de la gestión del programa para los miembros del equipo durante los períodos de ausencia y viajes de misión.

4. Brindar apoyo a la oficina de ONU Mujeres en Chile:

• Brindar asistencia en las diversas actividades organizadas por la Oficina.

• Brindar soporte a los procesos administrativos requeridos

• Realizar otras tareas que le asigne la Jefa de Oficina y/o la gerencia de ONU Mujeres   4. Competencias requeridas para el puesto  

Competencias y habilidades técnicas

• Capacidad para la preparación de análisis, informes y presentaciones.

•   Habilidades para la organización, gestión operativa y seguimiento de actividades y planes de trabajo, así́ cómo la sistematización de información.

•  Habilidades administrativas, logísticas y de gestión para la organización de trabajo administrativo.

• Habilidades para la gestión presupuestaria y de planificación de actividades en el marco de proyectos.

• Conocimiento y experiencia en desarrollo, implementación y monitoreo de proyectos.

• Habilidades en manejo de bases de datos.

• Habilidades para el trabajo con una perspectiva multicultural.

Habilidades relacionales, interpersonales •  Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género